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3 lecciones aprendidas del trabajo en remoto

Leo Díaz
05-jun-2020 8:21:38

Trabajar desde casa los últimos dos meses ha sido parte de esta "nueva normalidad" en la que algunos (desafortunadamente en cierto sentido, pero con al suerte de poder seguir trabajando casi igual que antes) nos hemos visto en la necesidad de  acomodar nuestras labores. Y aunque en DEISER hemos podido trabajar desde casa, desde siempre, realmente no teníamos la experiencia de hacerlo con todo el equipo totalmente en remoto: Después de estos dos meses, algo más, compartimos algunas lecciones aprendidas.

Seguramente ya te has leído algún artículo sobre el trabajo remoto con algunas recomendaciones, sin embargo, en esta publicación te contamos cómo ha sido nuestra experiencia y aprendizajes adaptando esta modalidad de trabajo, en esta era del COVID-19. Basamos nuestros aprendizajes en tres pilares principales:

1. La Cultura Empresarial

La cultura empresarial, o cultura corporativa, como desees llamarla, es algo que creo, a muchas les ha pillado todo esto del trabajo en remoto sin contar con una cultura de empresa fuerte. Sin embargo, hay una oportunidad única: las personas pueden cambiar su comportamiento y por tanto empezar a cambiar la cultura de la empresa para poder estar mejor preparados para el remoto.

La cultura de una empresa es algo que no cambia de un día para otro, es algo que se debe sembrar y regar durante mucho tiempo para poder cultivar sus frutos, por suerte en DEISER, desde hace unos años, venimos tratando de cultivar una cultura de empresa que actualmente se basa en estos valores:

Los valores de DEISER han reforzado la cultura empresarial del equipo.
Los valores de DEISER han reforzado la cultura empresarial del equipo. Puedes ver más aquí.

Al ver los valores de DEISER puedes pensar que somos una empresa totalmente preparada para el trabajo en remoto, y aunque por suerte es verdad, y apenas nos ha trastocado nuestro trabajo operativo del día a día, creo que ha habido algunos aspectos de nuestra cultura que se han reforzado después de este tiempo que antes ni nos imaginábamos, y que quizás, no nos habríamos planteado ni siquiera de colocar en la descripción de nuestra empresa. Por poner un par de ejemplos:

  •    Nos esforzamos porque no falte conexión. No nos referimos a que las personas se conectan por cable en lugar de por WiFi para las reuniones (¡Que también!), se trata de conexiones humanas.
    Cuando recibimos la noticia que debíamos quedarnos todos en casa, lo primero que hizo Guillermo, CEO de DEISER, fue planificar 2 sesiones semanales a las que llamó Good Morning Vietnam (haciendo referencia a la película de Robin Willams), las sesiones consistían en reuniones a través de Microsoft Teams de unos 20 minutos de duración, de carácter no obligatorio, donde él comunicaba los aspectos más relevantes sobre la situación de la empresa, a todos los niveles: desde las personas del equipo que se contagiaron y se recuperaron, así como novedades de Atlassian, ventas especiales, nuevos clientes, etc. Esto es algo que antes era fácil conocer tomando un café con él en cualquier momento, pero ponerse "a pecho palomo" frente, al menos, 30 personas, cada lunes y jueves, ha sido la manera perfecta de estar conectados y en sintonía entre todos.

  •    Confianza: Un gran dolor cuando eres una empresa transparente (esto da para un artículo en sí). Históricamente en DEISER hemos sido una empresa con un nivel de transparencia muy alto y cuando ha faltado o ha fallado la comunicación, la confianza se ha visto afectada. Durante estos dos meses, no nos ha quedado más remedio que no estar al tanto de todo en todo momento, y de aprender que al estar en remoto la comunicación casi siempre será asíncrona, esto ha sido un refuerzo bestial para la confianza de todos.

No se trata sólo de tener unos valores y una cultura con predisposición para el remoto, es necesario tener un nivel de adaptación alto, incluso para cambiar o alterar la cultura, es algo que sucede de manera natural, y nuestro papel debe ser de agentes canalizadores o aceleradores, y no obstaculizar el cambio.

2. La Comunicación Interna

En la actualidad es fundamental disponer de flujos de comunicación maduros, si a eso le sumas que todas o la mayoría de las personas están remoto, es necesario tener identificado el tipo de comunicación y procurar que todo el mundo sepa cómo usarlo.

Por ejemplo, hace unos años en DEISER compartimos esta imagen para que todo el mundo fuera consciente que "importante" no es lo mismo que "urgente" y que lo "asíncrono" es tan necesario como lo "síncrono":

Modelo de tipos de comunicaciones establecidos en el equipo.
Modelo de tipos de comunicaciones establecidos en el equipo.

Durante estos dos meses, hemos reforzado la comunicación asíncrona y hemos incorporado mecanismos, como los estados del Teams, para saber si una persona está disponible o no, o incluso una sala por equipo para avisar cuando empezamos y cuando lo dejamos para estar todos al tanto cuando queramos consultarlo:

Equipo de producto de DEISER en Microsoft TeamsUn screenshot con los estados del equipo de producto de DEISER en Microsoft Teams.

No sólo hay  que trabajar los flujos de la comunicación, también es importante que cada miembro del equipo haga una reflexión sobre su manera de comunicarse; en mi caso por ejemplo, hace unos años empecé a aplicar algunos cambios y durante estos dos meses he cambiado alguna cosa que me está permitiendo lograr una comunicación más fluida con el resto del equipo:

  •    Teniendo en cuenta que todos compartimos huso horario sólo mando un mensaje "a deshoras" si tengo claro que esa persona está trabajando por alguna razón. Mucha gente tiene el Microsoft Teams o el correo en el móvil, y enviar un mensaje a las 10:00 u 11:00 de la noche puede preocupar al que lo recibe.

  •    Utilizar alguna etiqueta para quitar hierro al asunto. Mi manera de escribir y mi rol genera sentido de urgencia en las personas, la mayoría de las veces no es algo que haga aposta pero, ya que no puedo cambiar la manera en la que las personas leen mis mensajes, cuando voy a decir algo importante que no es realmente urgente o no es una alarma, estoy empezando a utilizar NOPANIC, al principio del mensaje, así nadie se alarma.

  •    Dejar los debates para las llamadas o el "face to face". Cada vez más, huyo de los debates en las salas generales, si un tema genera controversia lo llevo a canales donde sólo estén las personas involucradas en la controversia, allí creamos una llamada; los debates escritos suelen generar hilos interminables que acaban no aportando valor.

3. Procesos y Herramientas de Software Adecuadas

Disponer de los procesos y herramientas de software adecuadas es clave para facilitar el trabajo remoto, nosotros debido a nuestros años de experiencia con Atlassian, llevamos muchos años trabajando con las herramientas y en esta situación de trabajo desde casa, es cuando más valoramos todo lo que hemos definido y automatizado; algunas cosas que hemos mejorado durante estos meses:

  1. El onboarding a las nuevas personas que se incorporan a DEISER. Hemos afinado la ficha que solemos crear en Confluence para el Onboarding, y al recibir a personas al equipo durante este tiempo, hemos probado algunas cosas específicas del remoto con muy buenos resultados. Aquí tienes una muestra de cómo luce:

    On boarding de personas en DEISER


  2. Conexión desde casa y setup: en el momento en el que alguien tiene mala conexión lo tratamos, no dejamos que se arregle por sí solo, somos técnicos, por tanto intentamos hacer lo posible para mejorar las conexiones, e incluso los setups. DEISER ha puesto a disposición de los miembros del equipo: monitores, mifis 4G, cableado, etc, todo lo que sea necesario para que el desk setup sea el óptimo para poder desempeñar el trabajo de la mejor manera posible.


  3. Hemos configurado  las suscripciones de Profields para que el área de negocio e interesados no tengan que preguntar constantemente por la situación del servicio de bolsas de horas y reciban un informe semanal con un resumen:

    Profields ofrece un contexto general sobre el estado de los proyectos en Jira con una simple vista
                             Profields ofrece un contexto general sobre el estado de los proyectos en Jira con una simple vista.
                                                                        Conoce otras características de esta app para Jira.

  4. En el equipo de Producto hemos retomado los dailies hablados, hace un tiempo que se hacían escritos pero con todos en remoto es mucho más fácil conectarnos 10-15 minutos cada mañana para sincronizarnos.


  5. Incorporamos algunas automatizaciones en las herramientas para mantener la comunicación constante. Por ejemplo, incorporamos una automatización que envía a Microsoft Teams un mensaje cada vez que alguien crea un proyecto en Jira:

    Automatizar comunicaciones en Jira con Profields y Automation for Jira
                                                            Para lograr esta automatización, utilizamos Automation for Jira.

  6. El área de Personas de DEISER, ha adoptado el uso de Nailted para reconocer el trabajo de otr@s compañer@s, o para enviar feedback. Esto era una tarea habitual antes de trabajar totalmente en remoto, y durante estos meses se ha establecido definitivamente en el equipo, facilitando al área de Personas, liderado por Gema, estar en contacto directo con los distintos equipos y poder medir el sentimiento general de la empresa en un tiempo tan particular como el que vivimos.

    Naiteld en DEISER
                        La imagen, extraída de Nailted, muestra el sentimiento general del equipo de DEISER durante estos días.

Tener las herramientas adecuadas es el primer paso para facilitar el trabajo remoto, además de automatizar todo lo que se pueda, es necesario. Crear mecanismos y usar herramientas de software de empresa que potencien la transparencia y la comunicación, y por último, tener una actitud de mejora continua, tanto para los procesos como para las herramientas.

Si tu empresa no ha nacido con una cultura de trabajo totalmente remota, lo normal es que tardes mucho tiempo en serlo. No queda otra opción más que adaptarse constantemente a la demanda de las personas (clientes, empleados, proveedores) y trabajar los procesos y herramientas de software.

¿Aprendimos las lecciones trabajando en remoto?

Si tienes problema trabajando en remoto quizás lo primero que debas mejorar es la cultura en tu empresa, es un pilar fundamental para que el trabajo desde casa funcione, y debes empezar cuanto antes dado que es un trabajo que ofrece resultados a largo plazo.

A medio plazo, trabajar en las comunicaciones internas de tu empresa, empezando por transmitir a todos los miembros de tu equipo la importancia de mejorar y alinear sus habilidades comunicativas.

A corto plazo, trabaja en tus procesos y en tus herramientas de software de empresa: la clave está en automatizar todo lo que puedas y reducir, siempre que sea posible, la duplicidad de tareas y el exceso de uso de herramientas.

Si quieres conocer más sobre las ventajas que ofrece Profields para mejorar tus comunicaciones en Jira, además de las posibilidades de integración con otras apps, te invitamos a visitar la página del producto en español.

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