Potenciando una estrategia de Marketing con Atlassian

El caos no es una condición del marketing: es una elección. Muchos equipos creativos trabajan sin una estructura clara y lo pagan con cuellos de botella, campañas retrasadas y desgastes innecesarios. En este artículo te explico cómo aplicar un System of Work en tu equipo de marketing usando herramientas de Atlassian, sin perder flexibilidad ni creatividad.

Desde el inicio de expansión de los SaaS y herramientas digitales para equipos, estas han estado especialmente dirigidas a impulsar el trabajo de áreas o empresas IT. Sin embargo, la globalización, estandarización y democratización en el acceso a herramientas de software, y la irrupción de la IA, han conseguido que la práctica y uso de SaaS para la gestión del trabajo llegue a todo tipo de equipos, tanto IT como no-IT. 

En ese proceso se encuentran áreas como la de RRHH, para la que ya preparamos una guía sobre el uso e impulso de Atlassian; o Marketing, equipo que nos disponemos a optimizar en el día de hoy. 

Un equipo de Marketing ha sido muchas cosas a lo largo de los años. Hace veinte años hablábamos solo de publicidad mostrada en medios convencionales. La irrupción de la red fue acompañada de los primeros esfuerzos por trabajar la marca en ella. En la década de 2010, el foco se centró en el posicionamiento web, aparecer, ser mostrado y conseguir la retención y el clic. Desde el año 2020 y la llegada de los primeros sistemas IA, el ritmo y velocidad de un equipo de Marketing se ha multiplicado por mil. Ahora un área de Marketing debe construir marca y cultura, sin renunciar a la conversión de leads. Debe preparar campañas con las que impactar sobre un tema concreto, interesándose por su aparición en buscadores y LLM. 

¿Cómo puede entonces un equipo de Marketing construir una estrategia compleja, centrada en múltiples canales y formatos? Principalmente, con mucha organización y estructura. Y para eso está Atlassian.

Un System of Work no es una herramienta, ni un proceso aislado. Es la forma en la que tu equipo se organiza para hacer el trabajo que importa: con menos fricción, más claridad y mejores resultados.

En marketing, eso se traduce en: 

•    Visibilidad compartida sobre lo que está en marcha, lo que viene y lo que se ha aprendido.
•    Colaboración estructurada, especialmente cuando intervienen equipos externos, legales o stakeholders.
•    Procesos repetibles sin perder flexibilidad.
•    Conocimiento reutilizable: no empezar de cero cada campaña.

Por ejemplo, piensa en las campañas que gestionas. Un cliente solicita un diseño urgente. Un colaborador externo necesita aprobar los bosquejos finales. Legal pide revisar los textos promocionales.

Cuando hay demasiados hilos abiertos y canales desordenados, las cosas se pierden. Tener un System of Work significa que puedes gestionar todo esto con claridad y orden.

El interés de los equipos de Marketing por trabajar con Atlassian y con un sistema de trabajo no es algo nuevo. Una pequeña búsqueda nos deja esta conversación en Reddit:

Usando herramientas Atlassian para impulsar la estrategia de Marketing

El verdadero poder de esta metodología radica en la capacidad de integrarla con herramientas diseñadas específicamente para optimizar el flujo de trabajo. Atlassian ofrece un ecosistema que, conectado, puede revolucionar la forma en que gestionas tus proyectos de marketing. Aquí te explicamos cómo utilizarlas:

1. Organización del trabajo y las campañas con Jira

Jira es la columna vertebral del trabajo operativo. Lejos de ser una herramienta solo para IT, se ha convertido en una plataforma versátil que cualquier equipo puede adaptar. En marketing, te permite: 

•    Planificar campañas completas con Epics, historias y subtareas.
•    Visualizar el estado del trabajo con tableros Kanban, cronogramas o calendarios.
•    Establecer responsables claros, fechas límite y dependencias.
•    Automatizar tareas repetitivas (avisos, cambios de estado, alertas, etc.).

Además, Jira permite que cada persona sepa en qué debe enfocarse sin perder el panorama global. El resultado: menos confusión y más impacto.

DISCLAIMER. Hablar de Jira quizás te suena a hablar de herramientas para desarrolladores. La realidad es que Atlassian hace poco tiempo llevó a cabo un rebranding por el que integró Jira Software junto a Jira Work Management. Esta integración dio lugar a Jira, una herramienta pensada para organizar el trabajo de todo tipo de equipos. 

      Descubre cómo las automatizaciones en Jira te ayudan a ahorrar tiempo valioso >>

Si vienes de un equipo de Marketing quizás hayas trabajado con Trello. Esta app también pertenece a la plataforma Atlassian. Usar Jira sería dar un paso en la potencia de las herramientas.

2. Trabajando el contenido y conocimiento en Confluence

Confluence es tu espacio de conocimiento y documentación colaborativa. Aquí es donde vive el contexto de las campañas:

Con esta herramienta puedes. crear:

•    Briefings creativos que no se pierden entre correos.
•    Historial de decisiones, versiones y comentarios.
•    Plantillas reutilizables para campañas, contenido o presentaciones.
•    Aprendizajes post-mortem que ayudan a no repetir errores y escalar aciertos.

Lo más valioso es que puedes vincular las páginas de Confluence directamente a tareas de Jira, manteniendo todo el contenido accesible y conectado.

3. Agilizar y humanizar la comunicación con Loom

Loom introduce un lenguaje visual y humano al flujo de trabajo. No reemplaza las reuniones, pero elimina muchas que sobran. Úsalo para:

•    Compartir avances de diseño o ideas de forma asíncrona.
•    Explicar decisiones o pedir feedback sin depender de agendas.
•    Documentar presentaciones que pueden consultarse más adelante.

El marketing es visual. Loom lo entiende y lo potencia, reduciendo el coste de coordinar personas.

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4. Recibir peticiones en Jira Service Management

En ocasiones, Marketing sirve de apoyo comunicativo para todas las áreas de una empresa, o para clientes. Por ejemplo, alguien en Ventas necesita ayuda para preparar una campaña de nurturing a leads recientes. Para ello, Atlassian creó una herramienta que funciona como un portal de peticiones, que puede ser configurado para su uso tanto interno como externo. Con él podrás: 

•    Organizar la demanda y priorizar mejor.
•    Evitar interrupciones aleatorias o solicitudes por Slack/WhatsApp.
•    Establecer acuerdos de servicio y plazos claros.

Cuando conectas JSM con Jira, todas esas solicitudes entran directamente en tu flujo de trabajo.

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¿Cómo funciona el sistema de trabajo para Marketing?

Imagina la gestión de una campaña como un flujo continuo:

•    Creas una "Epic" en Jira con todas las tareas relacionadas (diseño, copy, social media, etc.).
•    Documentas cada detalle importante en Confluence.
•    Compartes avances mediante Loom para feedback rápido y sin interrupciones.
•    Lanzas la campaña y puedes documentar los avances en Confluence.
•    Recibes solicitudes adicionales a través de Jira Service Management.

Este ecosistema no solo es funcional, es personalizable para adaptarse a cualquier estilo de trabajo.

Ejemplo práctico: una campaña de Marketing llevada a cabo con un sistema de trabajo

Como siempre, es mejor verlo para conocerlo, vamos a repasar cómo se llevaría a cabo una campaña de Marketing teniendo un sistema de trabajo definido en Atlassian. Si hay especial interés, podemos preparar una campaña real y compartirla para que puedas ver los beneficios reales. Si te interesa, háznoslo saber aquí. 

Supongamos que tenemos que lanzar una nueva funcionalidad para nuestra aplicación de compras en línea. Después de mucho tiempo, por fin en nuestra compañía se van a poder hacer pagos a través de una pasarela integrada en la propia plataforma. Anteriormente, el proceso era enrevesado y perdíamos muchos usuarios por ese motivo. Es un momento importante y debemos preparar una campaña al nivel.

1. Briefing. Nos reunimos con el equipo y surgen varias ideas. Creamos una hoja en Confluence y además un tablero sobre el que el equipo pueda depositar sus ideas. 
2. Crear la épica principal sobre la campaña en Jira. Ya tenemos la idea de la campaña. Ahora, una vez definidos los assets, los crearemos dentro de una épica en Jira. A cada tarea le asignaremos un responsable, un colaborador, una documentación y una fecha límite. Todo el equipo recibirá notificaciones por correo cuando el estado de una de las tareas cambie. 
3. Trabajo de contenidos. Para esta campaña debemos trabajar dos patas: una creativa y una informativa. Hemos definido que vamos a llevar a cabo contenido en nuestro blog que explique qué estamos haciendo y, además, un vídeo de marca que pueda viralizarse. Dividimos nuestros equipos y estos trabajarán:
   
   1. El equipo que escribirá el contenido usará Confluence. Creará páginas por cada post para el blog. Podrá darle formato, usar comentarios para mencionar stakeholders y usar Atlassian Rovo, la IA de Atlassian, para hacer la tarea más amena. 
   2. El equipo que llevará a cabo el vídeo podrá usar una combinación de Confluence, para el guion e ideación, Jira, para definir las escenas y responsables, y Loom, para enviarse feedback de los primeros borradores y/o grabar pantallas de las nuevas funcionalidades. 
      
      
4. ¡Lanzamos la campaña!
5. Análisis, seguimiento y feedback del equipo. Usaremos Confluence, para documentar y organizar la retrospectiva, y Jira Service Management, para recibir información y feedback de todo el equipo.

¿Qué beneficios puedes esperar de usar Atlassian para Marketing?

Después de aplicar este tipo de enfoque, los beneficios no son abstractos. Puedes esperar: 

•    Visibilidad total en lo que implementa cada área.
•    Menos caos y estrés con solicitudes perdidas o revisiones duplicadas.
•    Ahorro de tiempo al evitar correos innecesarios gracias a la automatización.
•    Mayor reputación interna, ya que el resto de la empresa confía en tus procesos.
•    Aprendizaje continuo y trazabilidad de cada decisión.
•    Más tiempo para la creatividad y menos para trámites operativos.

El mejor aliado de la creatividad es un sistema bien organizado

Un buen sistema de trabajo no es solo eficiencia. Es libertad.
Es eliminar el ruido para centrarse en lo que hace que tu equipo destaque: las ideas, los mensajes, el impacto.

En Deiser llevamos más de 27 años ayudando a organizaciones como la tuya a transformar su forma de trabajar con soluciones Atlassian. Si estás listo para dar el primer paso, te acompañamos en cada fase del camino.