Impulsa el trabajo de tu equipo de RRHH con Atlassian

Los equipos de RRHH están llamados a jugar un rol más estratégico, pero muchos aún operan con herramientas que limitan su impacto. En este post descubrirás cómo transformar tu departamento de Recursos Humanos con soluciones como Jira, Confluence, JSM y Loom. Aprende a organizar flujos, automatizar tareas, mejorar la comunicación interna y ofrecer autoservicio al empleado. Exploramos casos de uso concretos como onboarding, documentación, solicitudes internas o políticas corporativas. Todo desde un enfoque práctico, colaborativo y escalable.

Durante años, los departamentos de Recursos Humanos han sido vistos como áreas de soporte, responsables de la gestión de nóminas, vacaciones o contrataciones. Pero esa visión está cambiando. Hoy, RRHH es una de las piezas clave en la experiencia del empleado, en la creación de cultura organizativa y en la capacidad de una empresa para atraer y retener talento.

Sin embargo, existe una contradicción llamativa: muchos de estos equipos que impulsan el cambio en las personas aún trabajan con herramientas que ya no están a la altura. Correos infinitos, hojas de cálculo compartidas, documentos dispersos y flujos que dependen de la memoria de quien los gestiona. El resultado es previsible: procesos lentos, errores frecuentes y una experiencia poco cuidada para el empleado.

La buena noticia es que la tecnología adecuada puede cambiar esto sin necesidad de reinventar la rueda. Con las soluciones correctas, es posible automatizar, simplificar y profesionalizar la operación diaria de RRHH para que realmente se convierta en el motor estratégico que debería ser.

Cada equipo y departamento tiene unas particularidades que lo hacen diferente de cualquier otro. Sin embargo, hay ciertos procesos establecidos en RRHH, como onboardings o reuniones, que pueden ser ciertamente automatizados u optimizados. En ellos es donde surgen algunos retos a resolver por los departamentos RRHH:

•    Onboardings lentos y desorganizados. Cuando una nueva persona se incorpora, espera una experiencia fluida. Pero si las tareas están en correos, los accesos dependen de alguien que "ya lo hará" y no hay visibilidad del proceso, el resultado es confusión, retrasos y una imagen poco profesional desde el primer día.
•    Solicitudes internas sin trazabilidad o seguimiento. Las peticiones de certificados, beneficios, ausencias o formación no deberían perderse en un hilo de email. La falta de un sistema claro impide dar seguimiento, medir tiempos de respuesta o identificar cuellos de botella.
•    Documentación interna desactualizada o inaccesible. Políticas de empresa, normativas o manuales de incorporación deberían estar siempre disponibles. Sin embargo, muchos equipos los guardan en carpetas perdidas, con versiones duplicadas y sin control editorial. El resultado es desinformación y dependencia innecesaria.

¿Te suenan familiares estos problemas? Son más comunes de lo que parecen, pero también más solucionables de lo que crees

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Cómo Atlassian puede cambiar tu forma de trabajar en RRHH

Si formas parte de un equipo de RRHH y estás aquí leyendo este artículo, quizás nunca hayas oído hablar sobre Atlassian. Te recomendamos que descubras más aquí. Dicho brevemente, Atlassian es una plataforma de software para empresas originalmente diseñada para equipos IT. Sin embargo, desde hace unos años, y coincidiendo con la expansión de metodologías tecnológicas a áreas no tecnológicas, Atlassian ha comenzado a adaptar sus herramientas también para equipos no-IT. Esto es lo que conocemos como Enterprise Service Management (ESM), una evolución del IT Service Management (ITSM). 

1. Dispón de un portal interno con Jira Service Management

La mayoría de los equipos de RRHH gestionan decenas de solicitudes internas cada semana: certificados, permisos, dudas sobre beneficios, actualizaciones de datos personales... Si todo eso depende de correos sin estructura, la consecuencia es un caos operativo difícil de sostener.

Con Jira Service Management (JSM), puedes montar un portal interno completamente personalizable que actúe como único punto de entrada para todos esos pedidos. ¿Qué permite este enfoque?

•    Organizar las solicitudes por tipo: los empleados no tienen que redactar un email improvisado, solo deben elegir entre opciones claras: “solicitud de certificado”, “formación interna”, “modificación de datos personales”… Cada tipo de solicitud puede tener su propio formulario adaptado.
•    Asignación automática y seguimiento con SLA: en cuanto llega la petición, el sistema la asigna automáticamente al responsable correspondiente, con tiempos definidos para su gestión. Y puedes priorizar según urgencia o carga de trabajo.
•    Datos y análisis en tiempo real: ¿Qué tipo de solicitudes recibes más? ¿Dónde se acumulan los retrasos? ¿Qué categorías podrías automatizar aún más? JSM te da la visibilidad que necesitas para mejorar de forma continua.

Resultado: dejas atrás el desorden de los correos y adoptas un modelo de atención profesional, escalable y orientado al servicio.

2. Crea y centraliza el conocimiento con Confluence

Uno de los recursos más infravalorados en RRHH es la documentación. Cada política, procedimiento, plantilla o guía representa horas de trabajo que muchas veces se pierden por falta de estructura o accesibilidad. Confluence soluciona esto al permitir crear una base de conocimiento viva, editable y accesible para toda la organización.

Con esta herramienta puedes:

•    Publicar políticas internas de forma clara y visual: en lugar de adjuntar PDFs por correo, simplemente compartes una página con las políticas actualizadas sobre vacaciones, beneficios, seguridad, etc., y todos acceden a la última versión.
•    Construir un espacio completo de onboarding: con enlaces a procesos, presentaciones grabadas, datos relevantes del equipo y cultura interna. Todo disponible para el nuevo empleado desde el primer día.
•    Fomentar la colaboración interdepartamental: ¿Estás trabajando en un programa de formación con managers? ¿Lanzando una encuesta de clima? Puedes crear una página compartida y editarla junto a otros equipos en tiempo real.
•    Facilitar búsquedas y autoservicio: gracias a su buscador integrado, cualquier empleado puede encontrar lo que necesita sin interrumpir a nadie de RRHH.

Resultado: RRHH se convierte en fuente confiable de información estructurada, sin depender de correos ni de respuestas individuales.

3. Agilizar y humanizar la comunicación con Loom

En un entorno híbrido o distribuido, muchas comunicaciones internas se vuelven impersonales, técnicas o incluso frías. Aquí es donde Loom aporta una solución simple pero muy poderosa: comunicar en vídeo de forma informal, visual y humana.

En RRHH puedes usar Loom para:

•    Crear vídeos de bienvenida personalizados: que sustituyan o complementen al onboarding clásico. Con una grabación informal puedes presentar al equipo, explicar la cultura o simplemente saludar de forma más cálida.
•    Explicar procedimientos o herramientas: en lugar de escribir un documento largo sobre cómo solicitar una formación, grabas un vídeo en el que lo explicas en 2 minutos y lo insertas en Confluence o en el portal de JSM.
•    Dar feedback a candidatos o empleados: una grabación breve puede transmitir mucho más tono, claridad y cercanía que un texto plano, especialmente en contextos sensibles.

Resultado: RRHH se vuelve más accesible, humano y cercano, incluso en estructuras donde el contacto cara a cara no es posible.

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Beneficios reales de digitalizar RRHH con Atlassian

Digitalizar los procesos de RRHH no es simplemente introducir nuevas herramientas: es transformar la forma en la que el equipo opera, colabora y entrega valor. Gracias a plataformas como Jira, Confluence o Jira Service Management, es posible automatizar tareas repetitivas, estructurar flujos de trabajo y reducir drásticamente la carga operativa del equipo. Esto se traduce en más tiempo disponible para iniciativas estratégicas y menos esfuerzo en tareas manuales que antes consumían horas sin aportar valor real.

Además, la experiencia del empleado mejora desde el primer día. Un onboarding bien gestionado, accesible y automatizado genera mayor confianza, facilita la integración y refuerza la cultura interna. Del mismo modo, ofrecer un portal de autoservicio donde los empleados puedan hacer solicitudes, acceder a recursos o consultar políticas actualizadas fomenta la autonomía y reduce la dependencia del equipo de RRHH. Todo esto se apoya en una capa de trazabilidad completa: cada tarea, solicitud o documento está centralizado, visible y medible, lo que permite identificar cuellos de botella y mejorar procesos de forma continua.

En definitiva, RRHH deja de ser percibido como un área reactiva y pasa a liderar el cambio desde dentro. Al liberar tiempo, mejorar la eficiencia y ofrecer una mejor experiencia interna, el equipo puede centrarse en lo que realmente importa: las personas, el talento, la cultura y el crecimiento organizativo. Digitalizar con Atlassian no es solo una mejora operativa, es una evolución en cómo Recursos Humanos impacta en el éxito global de la empresa.

Caso real: Cómo un equipo de RRHH transformó su operativa con Jira Service Management

Uno de nuestros clientes enfrentaba desafíos significativos en su departamento de Recursos Humanos: procesos manuales, comunicación dispersa y una carga operativa que dificultaba su eficiencia. Para abordar estos problemas, colaboramos estrechamente con ellos para implementar una solución basada en Jira Service Management Cloud.

El proyecto se centró en automatizar y estructurar tres procesos clave: onboarding, offboarding y crossboarding. A través de entrevistas con perfiles clave del equipo, identificamos las áreas susceptibles de automatización y establecimos un orden de prioridades. Esto permitió diseñar workflows y automatizaciones que optimizaron la gestión de estos procesos, reduciendo la dependencia de correos electrónicos y hojas de cálculo.

Además, se creó un portal de RRHH accesible para toda la empresa, donde los empleados podían realizar solicitudes y consultas de manera centralizada. Esta plataforma facilitó la comunicación entre los empleados y el departamento de RRHH, mejorando la trazabilidad y eficiencia en la gestión de solicitudes.

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Gracias a esta implementación, el cliente logró automatizar aproximadamente el 80% de las tareas relacionadas con el seguimiento de onboarding, offboarding y crossboarding. Este cambio no solo mejoró la eficiencia operativa, sino que también permitió al equipo de RRHH enfocarse en iniciativas más estratégicas, contribuyendo al crecimiento y bienestar organizacional.

RRHH como motor del cambio

Los equipos de Recursos Humanos tienen hoy la oportunidad —y la responsabilidad— de liderar la transformación interna de las organizaciones. Pero para hacerlo, necesitan dejar atrás los procesos manuales, las herramientas inconexas y la sobrecarga operativa que limita su impacto. Implementar soluciones como Jira Work Management, Jira Service Management, Confluence o Loom no es solo una cuestión de eficiencia: es un paso estratégico para convertir RRHH en un área más ágil, transparente y centrada en las personas.

Al digitalizar procesos, ofrecer autoservicio, documentar el conocimiento y humanizar la comunicación, RRHH gana visibilidad, autonomía y capacidad de acción. Y lo mejor es que no hace falta hacerlo todo a la vez. Con un enfoque progresivo y las herramientas adecuadas, puedes empezar a mejorar desde hoy.

En Deiser llevamos más de 27 años ayudando a organizaciones como la tuya a transformar su forma de trabajar con soluciones Atlassian. Si estás listo para dar el primer paso, te acompañamos en cada fase del camino.