Qué es una PMO y para qué sirve

Una PMO es una herramienta empresarial útil para la supervisión de proyectos, equipos y sus métricas. Está compuesta por personas de la misma empresa en la que se implanta, o externas, y el objetivo que persigue es aumentar la eficiencia del equipo que la solicita. Saber cuándo implantar una PMO puede marcar la diferencia entre gestionar proyectos de manera reactiva o transformarlos en un motor estratégico. En este artículo repasamos el concepto, sus beneficios y consejos que debes saber para implantarla.

Cuando hablamos de una oficina de gestión de proyectos, también conocida como PMO —por sus siglas en inglés—, nos referimos al grupo de personas que se forma en una empresa con el objetivo de hacer seguimiento y supervisar tareas y/o proyectos, o equipos. Existen muchas situaciones en las que una empresa puede necesitar la ayuda de una oficina de gestión de proyectos. Lo importante es saber identificar el momento en que se necesita una mano extra para descongestionar una eficiencia empresarial que ha quedado obstaculizada.

Implementar la PMO en un punto adecuado puede ser la diferencia entre un pequeño bache en la productividad y la adopción de malas prácticas que cueste tiempo reeducar. Desde Deiser hemos ayudado a varias empresas con la adopción de PMOs para sus equipos. Especialmente, colaboramos con un cliente internacional del sector del retailing y la moda hace poco, a quienes ayudamos a implantar una PMO de tipo soporte. Puedes leer el caso de éxito aquí.

En estas líneas tratamos de indagar y profundizar sobre el concepto de la oficina de gestión de proyectos, o PMO, y por qué son beneficiosas para tu equipo.

¿Qué es una PMO?

Una PMO, u oficina de gestión de proyectos, es un grupo formado por personas, dentro de una empresa, encargado de supervisar tareas o proyectos con el objetivo de asegurar su buen cumplimiento. Es una estructura dentro de una organización que actúa como el centro neurálgico de la gestión de proyectos. Su principal objetivo es estandarizar procesos, garantizar que los proyectos se ejecuten de manera eficiente y alinearlos con los objetivos estratégicos de la empresa.

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Por lo general, la oficina de gestión de proyectos se constituye en un equipo, o en una empresa, en un momento en el que se necesita un mayor seguimiento de proyectos para sacar estos adelante, bien por ausencia de gobierno o situaciones similares.

Eso sí, la PMO no se limita solo al seguimiento de procesos. También puede habilitar estratégicamente para ayudar a optimizar recursos, identificar riesgos y tomar decisiones más informadas. Funciona como un puente entre los equipos encargados de ejecutar los proyectos y la dirección empresarial.

La PMO ayuda a que los esfuerzos individuales contribuyan al panorama general.

Tipos de PMO que existen

No todas las PMO son iguales. Según las necesidades de la organización, una PMO puede desempeñar distintos roles, desde un apoyo operativo hasta un líder estratégico. Estos son los tres tipos más comunes:

PMO de soporte: Ideal para organizaciones que necesitan orientación pero prefieren que los equipos mantengan la autonomía. Proporciona herramientas, plantillas y mejores prácticas, actuando como un asesor más que como un supervisor.
PMO de control: Diseñada para garantizar que los proyectos cumplan con estándares específicos. Este tipo de PMO establece marcos de trabajo claros y monitorea que se sigan correctamente, siendo adecuada para entornos donde la consistencia es crítica.
PMO directiva: Asume un rol más activo, gestionando directamente los proyectos de la organización. Es ideal en empresas que necesitan una gestión centralizada para proyectos estratégicos de alto impacto.

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Cada tipo tiene su lugar según el nivel de madurez de la organización, el volumen de proyectos y el grado de control deseado. La clave está en elegir el modelo que mejor se alinee con los objetivos y cultura de la empresa.

Las situaciones más habituales en las que es útil una PMO

Saber cuándo tu organización necesita una PMO puede marcar la diferencia entre gestionar proyectos de manera reactiva o transformarlos en un motor estratégico. Es imposible establecer una lista infinita de situaciones en las que una PMO puede ayudar a tus equipos. Especialmente porque este debería ser un trabajo personalizado, en el que cada situación se analizara de manera individual y la solución fuera adaptada a las necesidades particulares del proyecto / equipo / empresa. Sin embargo, aquí exploramos algunas señales claras de que podría ser el momento adecuado:

Proyectos fuera de control. Si los plazos no se cumplen o los costes superan regularmente el presupuesto, necesitas una estructura que ponga orden. El seguimiento permitirá monitorear si plazos o presupuesto se rebasan y actuar antes de que sea tarde.
Falta de estándares comunes: ¿Cada equipo utiliza herramientas y procesos distintos? Una PMO puede estandarizar y simplificar estas dinámicas.
Dificultad para alinear proyectos con los objetivos estratégicos: Cuando los resultados de los proyectos no contribuyen claramente al crecimiento de la organización, una PMO puede garantizar el alineamiento estratégico.
Ausencia de gobierno. ¿Los roles no están claros en el equipo? ¿Quién se responsabiliza se los proyectos? ¿A quién se acude al no cumplir un estándar? En este caso, la PMO puede suponer un apoyo para esos roles responsables.

Antes de dar el paso, es fundamental evaluar las necesidades de tu empresa, definir el alcance que tendrá la PMO y asegurarte de contar con el respaldo del liderazgo.

¿Cómo implementar una PMO con éxito?

Implementar una PMO es un proyecto en sí mismo, y como tal, requiere planificación, objetivos claros y una ejecución bien gestionada. Estos son los pasos clave para garantizar el éxito:

Diagnostica las necesidades actuales: Evalúa cómo se gestionan los proyectos en tu organización, identifica las carencias y define qué se espera de la PMO.
Define su alcance y tipo: Decide si será de soporte, control o directiva, según las necesidades y la cultura organizacional.
Selecciona herramientas adecuadas: El uso de herramientas tecnológicas puede marcar la diferencia. Busca soluciones que simplifiquen la gestión, como las integraciones de Atlassian que ofrecemos en Deiser.
Establece métricas claras: Define KPIs que permitan medir la efectividad de la PMO, como la tasa de proyectos entregados a tiempo o la mejora en la asignación de recursos.
Capacita a los equipos: Asegúrate de que todos los implicados entienden el papel de la PMO y cómo interactuar con ella.
Crea un plan de comunicación: La PMO impacta a toda la organización, así que comunica los beneficios de su implementación y celebra los éxitos iniciales.

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Es normal encontrar resistencia al cambio, pero contar con embajadores internos y resultados rápidos ayudará a superar este obstáculo.

Implementando una PMO de soporte: un caso de éxito real

Hace poco publicamos un caso de éxito sobre la fundación de una PMO para un cliente de Deiser. En aquel proyecto, colaboramos con una empresa que necesitaba la creación de una oficina de gestión de proyectos. En su caso, evidenciaban varios fenómenos que les hacía experimentar una baja productividad:

Necesidad de garantizar la operatividad y la previsibilidad de sus actividades
Realizaban un seguimiento de proyectos ineficiente y que dificultaba las tareas diarias al tratarse, en su mayoría, de iniciativas cross-equipo en un entorno geográficamente distribuido.
Falta de colaboración y transparencia entre equipos, provocada por un stack tecnológico no unificado y resistencias culturales entre las diferentes zonas geográficas.
Poco gobierno en los proyectos y trabajos, con responsabilidades poco claras o no definidas en los equipos.

Durante la realización del proyecto, y una vez constituida la PMO de tipo soporte, pudieron disfrutar de varios beneficios. Entre ellos, una mejor y más sólida estructura, gracias a la implementación de un modelo unificado para la gestión y organización de iniciativas, proyectos y espacios de trabajo. Así, los equipos están más organizados y se pueden comunicar más fácilmente.

Igualmente, una mayor adopción de buenas prácticas, adaptando los modelos de trabajo a las necesidades específicas de cada equipo, respetando su contexto y prioridades. Y un sistema basado en la transparencia, gracias a cuadros de mando y reportes centralizados en Atlassian que dan mayor visibilidad del estado de los proyectos, dependencias y avance del trabajo.

Esperamos que con estas pinceladas hayas podido llegar hasta el concepto de la oficina de gestión de proyectos (PMO) con mayor claridad. Si en tu empresa habéis vivido alguna situación similar a las aquí explicadas, no dudes en ponerte en contacto contigo. En Deiser llevamos más de 26 años operando y trabajando junto a muy diversas situaciones con un elemento en común: la conexión de personas, equipos y proyectos.