Transformación ágil: Ofreciendo más valor en la entrega de productos

Si tu organización se está planteando hacer un cambio y conocer más sobre la transformación ágil, dejando de un lado la visión de desarrollo de proyectos tradicional, y en su lugar establecer un proceso de entrega valor sobre los productos, a continuación te ofrecemos una serie de consejos que te proporcionarán una nueva perspectiva que quizá no habías considerado sobre la planificación y gestión de recursos en este proceso.

En la medida que las organizaciones realizan una planificación orientada al producto, en lugar de basarse en proyectos de forma tradicional, se suelen recurrir a prácticas Lean y ágiles, de esta forma se aseguran que cuentan con las personas adecuadas, que están centradas en el trabajo que importa, y que están llevando al mercado productos de alta calidad lo antes posible, obteniendo el máximo retorno de la inversión (ROI) posible.

Llevar a cabo este cambio de visión y procedimientos repercute significativamente en la planificación de recursos y capacidades. Cuando a los equipos se les asignan a un flujo de entrega de valor sobre un producto específico -no a un proyecto, sino a un esfuerzo centrado en la entrega continua de las características y mejoras que desean los clientes-, los directivos buscan asegurarse de que están asignando correctamente el conjunto de habilidades, la disponibilidad y la financiación. 

En la medida de que un equipo ágil madura, y especialmente cuando las organizaciones adoptan prácticas ágiles a escala como SAFe™, las personas de cada equipo son responsables de determinar quién hace el trabajo y cómo lo hace. Este cambio de paradigma ofrece nuevas posibilidades a las organizaciones orientadas a desarrollar proyectos en lugar de productos. El nuevo enfoque permite, sobre todo a los responsables de los equipos, a decidir de forma más efectiva, cómo analizar la demanda de trabajo, las habilidades, la capacidad actual y futura, y la planificación general de recursos, ofreciendo una guía más clara, dotando a los equipos de todos los recursos que puedan necesitar y eliminando cualquier obstáculo que impida el éxito.

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Cambiando el enfoque de la planificación estratégica: ¿Anual o iterativo?
Tradicionalmente, el trabajo basado en proyectos se mide en función de lo rápido y barato que un equipo puede entregar "según lo previsto". Lo complicado de este planteamiento es que los responsables pueden asignar recursos a un proyecto en un ejercicio fiscal, a menudo, una o dos veces al año, y así darlo por visto. 

El problema de estimar la producción de esta forma, es que los planes de ejecución anuales suelen ser rígidos y no tienen en cuenta información reciente o cambios circunstanciales que modifican las condiciones del proyecto y su desarrollo, provocando un desfase respecto a la estimación inicial de forma prácticamente inmediata, lo que implica un trabajo de replanificación (que lleva semanas o meses) cuando se producen cambios inesperados en la plantilla, ajustes de financiación o cambios en el mercado, que a su vez representan más retrasos para el desarrollo del proyecto. 

En cambio, aquellas organizaciones que deciden enfocarse en ofrecer valor en las entregas de producto en lugar de proyectos, la planificación estratégica cambia. En lugar de entregar planes anuales para su ejecución, los líderes articulan prioridades estratégicas, a menudo, en forma de objetivos y resultados clave (OKR) o un marco similar. 

Una vez que los líderes dan a conocer estas prioridades estratégicas, dan un paso atrás y permiten que los equipos determinen sus planes de ejecución, asignados a los objetivos, con métricas claras para medir el progreso.
El papel de los líderes en este enfoque no es gestionar el plan, sino proporcionar a los equipos los recursos adecuados y eliminar cualquier obstáculo organizativo en el camino de la entrega de valor. 

Todo esto no significa que los líderes deban dejar de hacer planes a uno o dos años vista. El pensamiento a gran escala sigue siendo importante para que la organización siga avanzando en la misma dirección. La principal diferencia en este cambio de hacer una planificación anual a realizarlo de una forma iterativa, está en ajustar estos circuitos de retroalimentación del equipo y la realización de los ajustes según sea necesario.

Descubre cómo ajustar la planificación para gestionar mejor la capacidad del equipo:
Para gestionar el equipo y sus necesidades de una forma más ajustada, e igualmente, que aporte valor tanto para el cliente final como para el equipo, es recomendable aplicar las siguientes prácticas:

Es importante establecer una perspectiva de futuro como un espacio temporal renovable que permita evaluar el progreso de los equipos y su cumplimiento de las iniciativas estratégicas. En esta nueva perspectiva de tiempo, y enfocada en entregar valor del producto, tanto la dirección como los responsables de equipo (o proyecto) deben colaborar en el análisis de las previsiones de capacidad para establecer un proceso de priorización periódica sobre el o la cartera de proyectos (o productos, en este caso). Este análisis es recomendable de realizar periódicamente para descubrir cualquier limitación de recursos y tomar las medidas oportunas.

Aceptar la incertidumbre: En lugar de seguir presupuestando el tiempo de los empleados por horas, los directivos deben aceptar el hecho de que los planes son solamente una guía, y como el futuro es incierto, cuanto más específico sea un plan de trabajo anual, más probabilidades hay de que sea erróneo. Es por ello que los encargados del equipo deben crear planes de asignación de recursos para los próximos uno o dos incrementos del equipo, que normalmente suelen ser uno o dos trimestres. Todo lo que vaya más allá en el tiempo debe considerarse un primer borrador.

Obtener visibilidad de múltiples flujos de trabajo de los equipos
Realizar una gestión de la capacidad y la asignación de recursos en una organización que se considera ágil a escala no puede hacerse en una hoja de cálculo. Sin embargo, esta es la realidad de muchas organizaciones. La naturaleza manual de las hojas de cálculo hace que su mantenimiento lleve mucho tiempo y que estén desconectadas de otras herramientas de gestión del trabajo, lo que significa que estos datos casi siempre están ligeramente (o significativamente) desfasados. 

No obstante, realizar la planificación de la capacidad de esta forma suele basarse en datos retrospectivos, y a veces procedentes de hojas antiguas. Es importante tener en cuenta que las condiciones de un proyecto anterior pueden variar, ya que hay muchos factores que pueden influir en el coste del trabajo, sin dejar de lado las posibles complicaciones que puedan surgir basados en la situación del proyecto actual, lo que evidentemente repercutirá en el tiempo y la inversión dedicados a la entrega del producto. 

Cuando la dirección y los responsables de equipo planifican y analizan la inversión de recursos en un flujo de trabajo y el valor que se entrega, necesitan tener visibilidad en tiempo real para mejorar la capacidad de reacción ante imprevistos y así saber cuál es el nivel de inversión, si hay capacidad de hacer ajustes en la medida que los equipos iteran y obtener una visión general en la medida que avanza el proyecto y sale a la luz nueva información.

¿Qué beneficios aporta tener una visibilidad general y en tiempo real de los recursos?:
Teniendo en cuenta los escenarios planteados antes, llevar un control del avance del proyecto, basado en datos antiguos, para proyectar futuros escenarios sobre proyectos totalmente nuevos, no es una buena práctica, por eso deberías considerar realizar lo siguiente:

Existen herramientas de software (que no son las hojas de cálculo) que ofrecen más facilidades para gestionar el trabajo y ofrecer mayor visibilidad del avance del equipo y del proyecto a través de la agregación de datos, y así obtener una visión holística sobre el avance. Realiza una investigación y quédate con las herramientas que mejor se ajusten a ti y a tu equipo. 

Tomar decisiones basadas en los datos sobre un informe en tiempo real que indique el avance del equipo, permitirá a los responsables de los equipos identificar qué porcentaje del trabajo se ha completado y qué queda por hacer, y así determinar las próximas prioridades y cómo dotarlas de personal y financiación. Además, también permite observar de qué forma las dependencias internas y externas impactan la capacidad del equipo, lo que mejora aún más en el proceso de entrega de valor al cliente final y a la misma organización. 

¡Experimenta y obtén resultados de forma rápida!
Cuando una organización tiene un ciclo de desarrollo del trabajo implantado de forma ágil, y basado en herramientas que así lo permitan, ofrece oportunidades de mejora implementando experimentos, lo que permite obtener una respuesta sobre su comportamiento de forma rápida y así ajustar en base a los resultados en tiempo real de forma sencilla y sin mayores consecuencias.

Con los conocimientos obtenidos de estos experimentos, los equipos obtienen información suficiente para decidir si deben pivotar o continuar, lo que indica que tener foco en aportar valor en lugar de limitarse a solamente entregar un proyecto.

Este enfoque de pruebas de producto tempranas e iterativas permite a los encargados del equipo, considerar todo en la hoja de ruta como un conjunto de hipótesis y experimentos. Lo que les permite pasar de gestionar una hoja de ruta basada en proyectos a dirigir una cartera de productos de innovación. Con esta mentalidad, los líderes saben mejor qué conjuntos de habilidades se necesitan para realizar el trabajo que el equipo tiene por delante.

¿Cómo asignar recursos en función de las principales prioridades?:
Contar con la posibilidad de tener espacio para experimentar, es una actividad que las organizaciones con un enfoque en proyectos a largo plazo consideran un lujo, ya que las estimaciones ajustadas no dan espacio para que esto ocurra, sin embargo, contando con un soporte tecnológico que te permita tener los aspectos básicos del proyecto estimados correctamente, ofrecerán estos espacios de experimentación e innovación ofrecerán mayor valor del esperado: 

Tener un enfoque de experimentación, que permita cuantificar el valor y aprovechar los recursos de mejor forma permitirá una veloz adaptación al mercado, ofreciendo el mayor valor posible sobre los productos. De esta forma es posible reasignar esfuerzos más prometedores al equipo, por ejemplo. 

Mejore el compromiso de los empleados con la organización en el proceso de entrega de valor. Al establecer una correlación entre el esfuerzo y el impacto de los trabajadores en el éxito de la empresa, disparará su compromiso, reduciendo el agotamiento y aumentando el valor que aportan los equipos. 

El valor que se ofrece desde la organización es directamente proporcional
Una organización enfocada en ofrecer valor ofrece espacios de planificación más cortos con ciclos de retroalimentación rápidos, ofreciendo una visibilidad de todo el trabajo en curso a todas las partes involucradas, tomando decisiones basadas en datos y prioridades estratégicas. Entre los beneficios que reportan estas prácticas podemos mencionar:

•    Mayor capacidad de las personas y los equipos para centrarse en el trabajo más importante.
•    Menos despilfarro y más presupuesto para dedicar a las prioridades.
•    Una plantilla más comprometida que puede aportar todas sus habilidades.

Cuando los líderes de la organización y encargados de los equipos permiten que los equipos puedan organizarse basados en las prioridades establecidas permiten la eliminación de cualquier obstáculo que impida el éxito de toda la organización, y desde luego, del cliente final.

Si quieres comenzar a implementar este tipo de prácticas y quieres que tus equipos comiencen a entregar valor tanto a nivel de procedimientos y marcos de trabajo de forma interna, o quizá necesitas cambiar las hojas de cálculo por alguna herramienta de software, pero no sabes si este cambio será adecuado para ti o para tu equipo, te invitamos a conversar con el equipo de consultores de transformación digital o de soluciones Atlassian, según sea el caso o tu necesidad, ofrecemos guía experta en las herramientas y prácticas que mejor se puedan adaptar a las necesidades de tu empresa y entorno.