Si tu organización se está planteando hacer un cambio y conocer más sobre la transformación ágil, dejando de un lado la visión de desarrollo de proyectos tradicional, y en su lugar establecer un proceso de entrega valor sobre los productos, a continuación te ofrecemos una serie de consejos que te proporcionarán una nueva perspectiva que quizá no habías considerado sobre la planificación y gestión de recursos en este proceso.
En la medida que las organizaciones realizan una planificación orientada al producto, en lugar de basarse en proyectos de forma tradicional, se suelen recurrir a prácticas Lean y ágiles, de esta forma se aseguran que cuentan con las personas adecuadas, que están centradas en el trabajo que importa, y que están llevando al mercado productos de alta calidad lo antes posible, obteniendo el máximo retorno de la inversión (ROI) posible.
Llevar a cabo este cambio de visión y procedimientos repercute significativamente en la planificación de recursos y capacidades. Cuando a los equipos se les asignan a un flujo de entrega de valor sobre un producto específico -no a un proyecto, sino a un esfuerzo centrado en la entrega continua de las características y mejoras que desean los clientes-, los directivos buscan asegurarse de que están asignando correctamente el conjunto de habilidades, la disponibilidad y la financiación.
En la medida de que un equipo ágil madura, y especialmente cuando las organizaciones adoptan prácticas ágiles a escala como SAFe™, las personas de cada equipo son responsables de determinar quién hace el trabajo y cómo lo hace. Este cambio de paradigma ofrece nuevas posibilidades a las organizaciones orientadas a desarrollar proyectos en lugar de productos. El nuevo enfoque permite, sobre todo a los responsables de los equipos, a decidir de forma más efectiva, cómo analizar la demanda de trabajo, las habilidades, la capacidad actual y futura, y la planificación general de recursos, ofreciendo una guía más clara, dotando a los equipos de todos los recursos que puedan necesitar y eliminando cualquier obstáculo que impida el éxito.
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Cambiando el enfoque de la planificación estratégica: ¿Anual o iterativo?
Tradicionalmente, el trabajo basado en proyectos se mide en función de lo rápido y barato que un equipo puede entregar "según lo previsto". Lo complicado de este planteamiento es que los responsables pueden asignar recursos a un proyecto en un ejercicio fiscal, a menudo, una o dos veces al año, y así darlo por visto.
El problema de estimar la producción de esta forma, es que los planes de ejecución anuales suelen ser rígidos y no tienen en cuenta información reciente o cambios circunstanciales que modifican las condiciones del proyecto y su desarrollo, provocando un desfase respecto a la estimación inicial de forma prácticamente inmediata, lo que implica un trabajo de replanificación (que lleva semanas o meses) cuando se producen cambios inesperados en la plantilla, ajustes de financiación o cambios en el mercado, que a su vez representan más retrasos para el desarrollo del proyecto.
En cambio, aquellas organizaciones que deciden enfocarse en ofrecer valor en las entregas de producto en lugar de proyectos, la planificación estratégica cambia. En lugar de entregar planes anuales para su ejecución, los líderes articulan prioridades estratégicas, a menudo, en forma de objetivos y resultados clave (OKR) o un marco similar.
Una vez que los líderes dan a conocer estas prioridades estratégicas, dan un paso atrás y permiten que los equipos determinen sus planes de ejecución, asignados a los objetivos, con métricas claras para medir el progreso.
El papel de los líderes en este enfoque no es gestionar el plan, sino proporcionar a los equipos los recursos adecuados y eliminar cualquier obstáculo organizativo en el camino de la entrega de valor.
Todo esto no significa que los líderes deban dejar de hacer planes a uno o dos años vista. El pensamiento a gran escala sigue siendo importante para que la organización siga avanzando en la misma dirección. La principal diferencia en este cambio de hacer una planificación anual a realizarlo de una forma iterativa, está en ajustar estos circuitos de retroalimentación del equipo y la realización de los ajustes según sea necesario.
Descubre cómo ajustar la planificación para gestionar mejor la capacidad del equipo:
Para gestionar el equipo y sus necesidades de una forma más ajustada, e igualmente, que aporte valor tanto para el cliente final como para el equipo, es recomendable aplicar las siguientes prácticas:
¿Qué beneficios aporta tener una visibilidad general y en tiempo real de los recursos?:
Teniendo en cuenta los escenarios planteados antes, llevar un control del avance del proyecto, basado en datos antiguos, para proyectar futuros escenarios sobre proyectos totalmente nuevos, no es una buena práctica, por eso deberías considerar realizar lo siguiente:
Existen herramientas de software (que no son las hojas de cálculo) que ofrecen más facilidades para gestionar el trabajo y ofrecer mayor visibilidad del avance del equipo y del proyecto a través de la agregación de datos, y así obtener una visión holística sobre el avance. Realiza una investigación y quédate con las herramientas que mejor se ajusten a ti y a tu equipo.
Tomar decisiones basadas en los datos sobre un informe en tiempo real que indique el avance del equipo, permitirá a los responsables de los equipos identificar qué porcentaje del trabajo se ha completado y qué queda por hacer, y así determinar las próximas prioridades y cómo dotarlas de personal y financiación. Además, también permite observar de qué forma las dependencias internas y externas impactan la capacidad del equipo, lo que mejora aún más en el proceso de entrega de valor al cliente final y a la misma organización.
¿Cómo asignar recursos en función de las principales prioridades?:
Contar con la posibilidad de tener espacio para experimentar, es una actividad que las organizaciones con un enfoque en proyectos a largo plazo consideran un lujo, ya que las estimaciones ajustadas no dan espacio para que esto ocurra, sin embargo, contando con un soporte tecnológico que te permita tener los aspectos básicos del proyecto estimados correctamente, ofrecerán estos espacios de experimentación e innovación ofrecerán mayor valor del esperado:
Tener un enfoque de experimentación, que permita cuantificar el valor y aprovechar los recursos de mejor forma permitirá una veloz adaptación al mercado, ofreciendo el mayor valor posible sobre los productos. De esta forma es posible reasignar esfuerzos más prometedores al equipo, por ejemplo.
Mejore el compromiso de los empleados con la organización en el proceso de entrega de valor. Al establecer una correlación entre el esfuerzo y el impacto de los trabajadores en el éxito de la empresa, disparará su compromiso, reduciendo el agotamiento y aumentando el valor que aportan los equipos.
Cuando los líderes de la organización y encargados de los equipos permiten que los equipos puedan organizarse basados en las prioridades establecidas permiten la eliminación de cualquier obstáculo que impida el éxito de toda la organización, y desde luego, del cliente final.
Si quieres comenzar a implementar este tipo de prácticas y quieres que tus equipos comiencen a entregar valor tanto a nivel de procedimientos y marcos de trabajo de forma interna, o quizá necesitas cambiar las hojas de cálculo por alguna herramienta de software, pero no sabes si este cambio será adecuado para ti o para tu equipo, te invitamos a conversar con el equipo de consultores de transformación digital o de soluciones Atlassian, según sea el caso o tu necesidad, ofrecemos guía experta en las herramientas y prácticas que mejor se puedan adaptar a las necesidades de tu empresa y entorno.
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