Consideraciones antes de migrar a Atlassian Cloud y por qué hacerlo

En el caso de que no estés seguro de por qué deberías de migrar a Atlassian Cloud, lo primero que debes hacer es considerar la situación en la que estás y a la que quieres llegar, es por ello que en esta publicación conocerás una aproximación sobre este escenario, las bondades que ofrece esta opción de despliegue y qué deberías tener en cuenta antes de migrar a Atlassian Cloud, para que puedas escalar de forma más rápida, asequible, aumentar los beneficios, reducir los costes y mejorar la velocidad de entrega.

En vista de la creciente competencia que cada día está cobrando más fuerza, conformada por una nueva camada de startups y unicornios creadas por nativos digitales, quienes tienen un enfoque de crecimiento veloz, las empresas más establecidas están en la necesidad de innovar más rápido y vigilar por su propio futuro para seguir siendo relevantes y competitivas a largo plazo. Llevar a cabo esta actividad, es muy difícil cuando es necesario actualizar y mantener todas las herramientas que impulsan las formas de trabajar de sus equipos a través del software.

De hecho, según Forrester, desde ya mismo, tres cuartas partes de las empresas están en el proceso de
de trasladar sus infraestructuras a la nube. Esto, por que estos nuevos competidores, son nativos digitales, y por lo tanto, basados en la nube, los que les permite avanzar de forma más ágil y apoderarse de una importante cuota del mercado.
Intrínsicamente, entre los beneficios que ofrece pasarse a la nube, lista una mayor productividad, lo que permite invertir en recursos para dar soporte al negocio, más no a las herramientas, dando ofreciendo como consecuencia una entrega de productos y servicios de forma más rápida y una adaptación más sencilla a los cambios del mercado.

En qué aspectos se diferencia Atlassian Cloud de las opciones on premise:

La respuesta a este planteamiento no es sencilla, aquí entra en juego la madurez de la empresa, la de las herramientas Atlassian en la nube, las consideraciones de seguridad, los desarrollos a medida, las apps del Marketplace de Atlassian, son muchos los factores que pueden jugar a favor o en contra dependiendo del escnario en el que te encuentres ahora mismo. 

Lo que sí es cierto, es que la plataforma SaaS que está montando Atlassian está contando con una inversión mayor, respecto a opciones autoalojadas. Al final de la historia, la situación actual de las empresas y sus necesidades siempre van a primar respecto a cualquier otra consideración. Las herramientas se deben adaptar a tus necesidades, y no necesariamente de la otra forma.

Una cosa es cierta, si en tu organización tenéis pensado comenzar a trabajar con las herramientas Atlassian, lo más recomendable hacerlo en Cloud, y es por este mismo factor por el que a continuación listamos qué aspectos es más relevante esta opción de despliegue, respecto a otras: 

Gestión de usuarios:
En la nube, la gestión de usuarios está formateada para ser más sencilla debido a la centralización de su administración. En los productos de Atlassian, las cuentas de usuario se gestionan a nivel de organización en lugar de hacerlo producto por producto. Esta característica ofrece mayor visibilidad de todos los usuarios dentro de la organización desde un solo lugar. Tanto los grupos, como el acceso a productos individuales, se gestionan a nivel de nivel de producto.

Atlassian también ofrece un producto que aún tiene ciertas necesidades a nivel corporativo, sin embargo, la capacidad de mejora que ha demostrado Atlassian los dos últimos años respecto a su plataforma SaaS no es de preocuparse. Hablamos de Access, es una herramienta que permite ampliar las capacidades en la gestión de usuarios en la nube, ofreciendo controles de seguridad que pueden estandarizarse para todos los usuarios. En este episodio de nuestro podcast, puedes escuchar un poco más al respecto:

Seguridad, conformidad y fiabilidad:
No obstante, la gestión de riesgos y de cumplimiento también está cubierta en la nube de Atlassian. Protocolos y normativas como GDPR, ISO, SOC, Cloud Security Alliance e HIPAA están contemplados, dependiendo de la región, industria y necesidad. De hecho, en una entrevista que TechValidate realizó a 311 usuarios de Atlassian, el 92% de las organizaciones de TI han afirmado que la seguridad es mejor o igual en la nube.

Adicionalmente, Atlassian también ha creado controles de derecho al olvido (RTBF) en la plataforma, y con las opciones de residencia de datos, puede elegir dónde se almacenará el contenido generado por el usuario, los archivos adjuntos, y los metadatos generados por el usuario sin tener que aumentar la infraestructura o los gastos generales. Si quieres conocer más detalles sobre los aspectos de seguridad en este modo de despliegue consulta el Trust Center.

Los productos de Atlassian están diseñados para ofrecer un alto rendimiento y disponibilidad y se basan en tecnologías como AWS, para que las organizaciones puedan escalar con confianza y seguridad, incluyendo acuerdos de nivel de servicio para clientes Premium y Enterprise.

Precios y planes en la nube:
Atlassian ofrece una gama de planes de precios flexibles para productos en la nube que se adaptan a cualquier equipo de cualquier tamaño, desde startups hasta grandes empresas, done los planes Premium y Enterprise incluyen otras ventajas como el listado de IP permitidas, funciones de gestión de cambios y acceso a ingenieros de asistencia dedicados  y acceso a ingenieros de soporte dedicados.
Estas características están diseñadas para satisfacer las necesidades de las empresas más grandes que suelen tener requisitos más exigentes en materia de seguridad y gestión de usuarios, en cambio, el plan Estándar, suele adaptarse a la mayoría de las pequeñas y medianas empresas.

Apps e integraciones:
Para aquellas organizaciones con casos de uso específicos y que echan en falta ciertas personalizaciones sobre las herramientas de Atlassian cuentan con una gran disponibilidad de apps para las herramientas en Cloud, en el Atlassian Marketplace. Adicionalmente, también es posible crear soluciones personalizadas y escalables basadas en la plataforma Forge. Esta plataforma permite crear, probar y desplegar la misma potencia y almacenamiento en el que se basan las mismas herramientas de Atlassian.

¿Qué debes tener en cuenta antes de migrar a Atlassian Cloud?
Si estás en la situación, en la que has estado mucho tiempo en Server o en Data Center y has entendido que el futuro, tanto por escalabilidad, como por sustentabilidad y facilidad de uso y mejor oferta de características, está en la nube, y has decidido hacer el cambio. Lo primero que debes hacer, es realizar una planificación de este proceso de migración, que no es sencillo. 

El primer paso suele consistir en definir algunos parámetros como la definición del presupuesto, las fechas pautadas y qué equipo estará allí para asistirte durante todo este proceso. En esta publicación, te contamos los detalles que deberías considerar, y de qué forma recomendamos que podrías hacerlo.

Si necesitas ayuda para estimar los plazos de una migración a Atlassian Cloud, y así poder planificar en consecuencia, te recomendamos que consideres sí o sí, los siguientes factores:

1. Calendario: El calendario de migración de cada empresa variará en función del tamaño y las necesidades, en este aspecto siempre es difícil de estimar sin un asesoramiento en profundidad sobre la herramienta, ya que una empresa con miles de usuarios y varios productos de Atlassian suelen tardar entre seis meses y más de un año en comenzar a ejecutar su migración de principio a fin. Para las organizaciones más pequeñas con configuraciones más sencillas, será menos complejo y más veloz
   
   
2. Personas: Es importante evaluar si cuentas con el apoyo de los directivos, si el Administrador de las herramientas Atlassian de tu organización se centrará principalmente en este proyecto, o si tendrá que dividir su atención entre otras tareas, considerar si es posible formar un equipo de migración, o si cuentas con un Atlassian Solution Partner para ayudarte.
   
   
3. Datos: Es necesario que primero debas dehacerte de los datos obsoletos o "desordenados", y tener en cuenta la personalización de las herramientas Atlassian, ya que esto determinará la configuración en la nube, y grantizarña un correcto flujo de la información.
   
   
4. Apps: Deberías evaluar que todas las apps de las que dispones en la opción on-premise, están también disponibles para Cloud, y de ser así, que tengan la misma funcionalidad. De no ser así, es necesario evaluar qué otras opciones hay que te puedan ayudar en estas tareas específicas.
   
   
5. Pruebas: En esta etapa, debes evaluar si vas a necesitar un entorno de pruebas en la nube antes de realizar la migración de forma real. Esta práctica se recomienda para aquellas instancias que tienen muchos procesos complejos de misión crítica.
   
   
6. Gestión del cambio: En este aspecto de la migración a la nube es recomendable establecer un proceso de gestión del cambio dentro de la empresa, en el cual te vas a asegurar que todos los usuarios están realmente preparados para el cambio. Para ello es recomendable establecer canales de asistencia para que las personas puedan hacer preguntas y obtener respuestas.
   
   
7. Presupuesto: Aunque la migración a la nube supondrá un ahorro de costes a largo plazo debido a la reducción de los gastos generales, el cambio a un sistema de pago mensual a uno anual puede suponer una disrrupción, sin embargo, el ahorro es obvio.
   Para tener este frente cubierto, antes de decidirte de hacer la migración, debes asegurarte de consultar con un miembro del equipo financiero de la organización para saber si el presupuesto se verá afectado y cómo.
   
   
8. Usuarios y herramientas: Es de suma importancia tener previsto qué herramientas y apps echas en falta en la nube quiénes tendrán acceso a cada una de estas herramientas, para estar atento a posibles oportunidades de simplificar o racionalizar las cosas.
   
   
9. Legal: Si vas a migrar más de 1.000 usuarios, te recomendamos ponerte en contacto con nosotros, o te ayudamos a hacerlo directamente con Atlassian ya que un poco de orientación experta y asistencia en la planificación y ejecución de este tipo de migraciones es prácticamente necesaria.
   
   
10. Seguridad, cumplimiento y la privacidad: En este blog somos bastante reiterativos con este aspecto, ya que a estas alturas Atlassian ha demostrado estar alineados con la mayor cantidad de protocolos, normativas y leyes referentes a distintas industrias en distintos países del mundo, y las necesidades en estas áreas te permitirán estudiar qué plan en la nube nube es el más adecuado. Por ejemplo, los planes Premium y Enterprise de Atlassian incluyen mayores límites de responsabilidad y tiempos de actividad garantizado, respaldado financieramente por créditos de servicio.
    
    
    1. Cumplimiento: Los datos asociados a tu instancia alojada en la nube serán responsabilidad de Atlassian, lo que tiene importantes implicaciones para el cumplimiento normativo. Por ejemplo, las condiciones de servicio de Atlassian Cloud prohíben específicamente la divulgación de información personal sensible, como PCI o HIPAA.
       
       
    2. Privacidad: Atlassian se compromete a mantener el cumplimiento del GDPR e instituir mecanismos adecuados de transferencia internacional de datos mediante la ejecución de cláusulas contractuales a través de la actualización del procesamiento de datos. La política de privacidad de Atlassian describe toda esta información con mayor detalle.
       
       
    3. Seguridad: Este aspecto está integrado en todos las herramientas en la nube de Atlassian, ya que emplean numerosos controles para salvaguardar los datos, incluyendo el cifrado en tránsito y en reposo a través de los servicios en la nube de Atlassian, a nivel de las apps del Marketplace, mediante el establecimiento de la investigación externa de vulnerabilidades con iniciativas como la del Bug Bounty, etc.
       
       El equipo de seguridad de Atlassian aborda su trabajo de forma holística con un marco común de controles, y las amenazas a la seguridad se previenen mediante el Atlassian Trust Management System (ATMS), que resume prácticas seguras de desarrollo de software y prácticas operativas aceptadas por sector, sin dejar de lado la realización de rigurosas pruebas de seguridad que incluyen modelado de amenazas, escaneo automatizado y auditorías de terceros. Para obtener un resumen completo de este aspecto, te recomendamos visitar la página de prácticas de seguridad de Atlassian.
       

Estableciendo métricas para medir el éxito de la migración a la nube

Para poder medir el éxito, primero es importante establecer objeticos, por eso hemos resumido algunos indicadores que te podrán ayudar a establecer algunos objetivos que podrías tener en cuenta:

•    Reducción de los gastos generales para reorientar el dinero hacia iniciativas más estratégicas.
  
  
•    Alcance de un alto crecimiento mediante ciclos de lanzamiento de productos más rápidos, acelerando la incorporación de nuevos empleados.
  
  
•    Desplazamiento de las responsabilidades de los administradores a tiempo completo en el mantenimiento del software a proyectos, ofreciendo mayor valor a nivel del negocio.
  
  
•    Aceleración de la productividad del usuario final mediante la colaboración entre equipos distribuidos en todo el mundo.
  
  
•    Minimización del tiempo de inactividad y mejora del rendimiento, rediciendo costes e imprimiendo mayor calidad en los productos y servicios.
  

Cada una de estas medidas puede significar una métrica de éxito tanto para tí como para los ojos de los superiores, y así mismo, cada uno de los aspectos mencionados anteriormente deben ser evaluados con mucho cuidado antes de considerar tu cambio a la nube, ya que es un proceso que en un primer enfoque puede parecer sencillo, sin embargo, requiere más de lo sospechado. 

Sin embargo, si no estás seguro si puedes afrontar este cambio tu solo, o si es algo adecuado a la situación de tu organización, te invitamos a conversar con nuestro equipo de soluciones Atlassian, quienes te ofrecerán acompañamiento y un consejo adecuado según sea tu necesidad.