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¿Cómo hacer seguimiento de proyectos con los cuadros de mando de Jira?

Leo Díaz
24-jul-2020 14:26:23

¿Sabes cómo obtener el mayor valor posible de los gadgets en los cuadros de mando de Jira (Jira dashboards) para hacer seguimiento de proyectos? Aquí te explicamos cómo obtener el máximo de la información de tus proyectos con los gadgets de Profields.Si trabajas con Jira seguramente ya conoces y habrás utilizado los dashboards de Jira y sus gadgets, y es probable que ya conozcas su valor para obtener informes de Jira y organizar el trabajo. Sea ése el caso o no, en este artículo encontrarás respuesta a las siguientes cuestiones:

  1. ¿Qué es un cuadro de mando o un dashboard de Jira?
  2. ¿Qué es un gadget de Jira?
  3. ¿Qué apps del Marketplace de Atlassian son útiles para hacer seguimiento de proyectos desde los cuadros de mando de Jira?
  4. ¿Cómo configurar los gadgets de Profields?
  5. ¿Cómo integrar Profields y eazyBI para obtener informes de proyecto en Jira?

Antes de entrar en materia, vamos a ofrecerte un poco de contexto sobre dos aspectos muy importantes de Jira que te ayudarán a obtener informes sobre tus proyectos: los gadgets y los cuadros de mando. Después explicaremos las opciones que ofrecen los gadgets de Profields para hacer seguimiento de múltiples proyectos en Jira. Comencemos con la perspectiva de la misma Atlassian:

¿Qué es un dashboard de Jira?

En su documentación, Atlassian define perfectamente qué es un dashboard de Jira, y lo podríamos resumir diciendo que es la página de inicio de Jira donde puedes añadir pequeñas piezas de informes llamadas gadgets que contienen información estadística y/o resúmenes de información de issues y proyectos:

El cuadro de mando es la pantalla principal que verás al entrar en Jira. Puedes crear múltiples cuadros de mando para distintos proyectos, o distintos cuadros de mando para obtener una vista general del trabajo en el que estás involucrado.

Puedes crear un cuadro de mando personal y añadir gadgets para hacer el seguimiento de las tareas o issues en las que estás trabajando. Los cuadros de mando de Jira están diseñados para incluir gadgets que te ayudan a organizar tus proyectos e issues de distintas maneras (gráficos, listas, resúmenes, etc...).

Esta es la apariencia que suele tener el dashboard de Jira cuando entras por primera vez:

This a default Jira DashboardAspecto de un dashboard de Jira por defecto

Como has podido observar, los gadgets se mencionan en repetidas ocasiones en la definición que ofrece Atlassian, y lo cierto es que los dashboards de Jira no tendrían sentido sin una pieza fundamental: los gadgets.

¿Qué es un gadget de Jira?

Atlassian los define como un objeto pequeño (una funcionalidad) que ofrece contenido dinámico que puedes incluir en un cuadro de mando de Jira". Por ejemplo:

Activity stream gadget from Jira
El gadget de actividad ("Activity Stream")
muestra la actividad en Jira en las últimas horas y viene incluido en el cuadro de mando por defecto (imagen  anterior)

El objetivo de los gadgets es agregar o resumir información que permita a los usuarios hacer seguimiento en tiempo real de todo lo que está ocurriendo en las issues. Estos gadgets pueden ser listas, resúmenes o gráficos estadísticos.

Cuando configures tus cuadros de mando en Jira, Atlassian recomienda organizar la información que se mostrará allí desde el punto de vista de los datos que necesitas ver y seguir, y no datos sin sentido con información de las herramientas:

Hazlo sobre los equipos, proyectos y tareas, no sobre herramientas" - Atlassian.

¿Qué apps del Marketplace de Atlassian son útiles para el seguimiento de proyectos desde los cuadros de mando de Jira?

 

Sólo con Jira dispones de un conjunto de gadgets que te permitirán organizar y seguir las tarea, por ejemplo ver el trabajo en curso o completado, información de herramientas u otros aspectos de Jira sobre los que necesites hacer seguimiento.

Si haces uso de las apps del Marketplace puedes incorporar más gadgets que te ayudarán en el seguimiento de proyectos generalmente desde el contexto de la issue.

Con Profields -teniendo en cuenta que su misión es ayudar a las personas a hacer seguimiento de proyectos en Jira- la información que ofrecen sus gadgets permiten hacer seguimiento en tiempo real desde el contexto de los proyectos.

Los gadgets de Profields te ayudarán en la organización y seguimiento de proyectos desde los dashboards de Jira. En la siguiente imagen puedes ver el aspecto de un cuadro de mando de Jira configurado con datos de proyectos:

Profields gadgets in a Jira dashboard for project trackingAsí sería la página de inicio de Jira, configurada con gadgets de Profields


¿Cómo configurar los gadgets de Profields?

Los gadgets de Profields están disponibles en el directorio de gadgets de Jira, accesible desde el propio dashboard. Antes de empezar a configurar, es importante tener en cuenta dos aspectos:

  •    Que ya dispongas de campos creados y que éstos tengan asignados valores en los proyectos de Jira (al finalizar este artículo ofrecemos una guía que explica cómo organizar y catalogar la información de los proyectos con Profields).

  •    Que entiendas cómo funciona cada uno de los gadgets de Profields.

4 gadgets de Profields que te ayudarán a hacer seguimiento de proyectos en Jira

Si tu Jira ya tiene instalado Profields a continuación te explicamos cómo funciona cada uno de sus gadget (si no lo tiene instalado debes instalarlo previamente):

1. The Profields Project Fields Summary

O el gadget de Profields de resumen de los campos de proyecto. Es el gadget básico de Profields. Su objetivo es poner al alcance de los usuarios desde el dashboard, un acceso directo de los proyectos que desee (por ejemplo aquellos donde el usuario es Project Lead) y mostrar sólo aquellos atributos necesarios.

Para entender mejor el gadget veamos un ejemplo: imagina que eres un líder técnico y desde el cuadro de mando quieres acceder a los productos en los que estás trabajando, en este caso, un acceso directo al repositorio de Bitbucket correspondiente; en el Project Fields Summary verás algo similar a esto:

Profields Project Fields Summary Gadget for Jira dashboards project trackingDesde este gadget es posible ver la información relevante al proyecto 


2. The Profields Two-dimensional project statistics report

Traducido es el informe estadístico de proyectos de dos dimensiones de Profields, muy similar al gadget de dos dimensiones de Jira. Con él podrás ver datos estadísticos de tus proyectos partiendo de dos campos de proyectos, en formato tabla y donde cada campo es una dimensión de la tabla.

Por ejemplo, imagina que tienes dos campos: “Status” (que representa el estado del proyecto) y “Business Goal” (que representa el objetivo de negocio del proyecto). Este gadget de Profields para Jira te permite cruzar los datos de manera que puedas ver por ejemplo cuántos proyectos cuyo Business Goal es Customer Retention se encuentran en estado Discovery:

The Profields Two dimensional project statistics report gadget for Jira dashboardsEste gadget te permite cruzar dos campos de proyecto y tener un agregado de proyecto que cumplan los dos criterios


3. The Profields One Field Statistic Chart gadget

En español es algo así como "gráfico de estadísticas de un campo". Tiene como objetivo mostrar el total de proyectos que existen por un campo específico, representando la información en un gráfico de tarta o en un gráfico de barras.

A continuación vamos a mostrar un ejemplo representado con el gráfico de tarta: imagina que en los proyectos existe un campo llamado “Technology” con el que pretendes saber con qué tecnología se desarrollan los proyectos. Este gadget te permite distinguir de un vistazo cómo se reparten los proyectos en base al campo especificado, en este caso “Technology”:

MicrosoftTeams-image (1)Este gráfico de tarta muestra cómo están repartidos los proyectos por un criterio específico


Ahora ¡un ejemplo con el gráfico de barras! Imagina que quieres saber qué usuario tiene más proyectos asignados como líder de proyecto. Con este gadget puedes ver la información en tan solo dos clics:

The Profields One Field Statistic Bar Chart for JiraÉste gráfico es útil para ver a simple vista el porcentaje de proyectos por un campo determinado


4. The Project Timesheet Report

De todos los gadgets de Profields este es probablemente el más complejo y el único que es útil sólo cuando se hace uso de la opción “Time Tracking” de Jira. El objetivo del gadget de Profields “Project Time Sheet Report” es el de enseñar en tu dashboard de Jira la siguiente información:

  •    Una comparativa del tiempo estimado (“Original Estimate”), el tiempo incurrido (“Σ Time Spent”) y el tiempo restante (“Remaining Estimate”) de los proyectos sobre los que sea necesario hacer seguimiento en Jira.

Para calcular la estimación original (Original Estimate) puedes usar 2 criterios:

  •    Disponer de un campo en el proyecto de tipo duración en el que incorpores el Original Estimate.
  •    Hacer un sumatorio del Original Estimate (Σ Original Estimate).

De igual forma para calcular el remaining estimate puedes usar 2 criterios:

  •    Que el sistema reste el valor que hayas elegido como Original Estimate - Σ Time Spent.
  •    Hacer un sumatorio del Remaining Estimate (Σ Remaining Estimate).

Para que te sitúes en el ejemplo que ofrecemos, imagina que cada proyecto es liderado por empresas distintas a las que les has contratado un conjunto de horas. En este caso creamos un campo llamado “Support Pack Size” en los proyectos y hemos indicado que reste el “Σ Time Spent” al “Original Estimate” para calcular cuántas horas restan. Esto nos permite visualizar por ejemplo que al proyecto llamado “Certifications Company” le quedan disponibles 3 horas de soporte:

Jira Gadget Project Timesheet Report of Profields
Obtén una visualización del tiempo invertido por proyecto. En el ejemplo, nuestra bolsa de horas


Así se vería nuestra configuración:

How to setup the Profields Project Timesheet Report gadget for Jira
La imagen muestra cómo configurar el gadget de Profields de informes de proyecto en el tiempo

5. NUEVO! The Pie Chart Gadget

Después de la versión 7.3.1 de Profields presentamos a los usuarios de la app un nuevo gadget que permite visualizar información sobre tus proyectos de una forma muy sencilla, interactiva y muy visual:

Profields pie chart gadget
Descubre todas las posibilidades que tienes a mano con el Pie Chart Gadget de Profields

Este gadget totalmente interactivo está enlazado a la Vista de Lista, una de las visualizaciones de tus proyectos disponible desde el Project Navigator. Este informe muestra la lista de proyectos, o la lista de los valores de un campo de proyecto (dependiendo de tu configuración), en forma de imágenes coloreadas y enlazadas a los proyectos. Además, si haces clic sobre el gadget podrás ver las estadísticas en tiempo real sobre tus proyectos, y podrás exportar los resultados a una hoja de Excel o a un documento en PDF.

Si eres usuario de Jira Data Center o Server y quieres informes un poco más avanzados, esto te va a interesar. Si por el contrario eres usuario de Cloud probablemente te gustaría tener todo lo que hemos visto hasta aquí en tu instancia. Mientras trabajamos en ello, queremos que sepas que tienes una alternativa igual de potente ¡o más! Esta alternativa se consigue a través de la integración de Profields con eazyBI, con la que podrás obtener los reports que seguramente estás buscando.

¿Cómo integrar Profields y eazyBI para obtener informes de proyecto en Jira?

El objetivo principal de esta integración es el de crear informes personalizados, gráficos y cuadros de mando sobre la información de proyectos en Jira. Esta integración representa una alternativa para crear informes en Jira igual de potente a lo que hemos visto hasta ahora ¡o quizás más! En este caso te vamos a mostrar un ejemplo para Jira Cloud:

Nota: si no conoces bien eazyBI te recomendamos que visites su documentación y explores las funcionalidades de las que dispone como herramienta de Business Intelligence dentro de Jira.

Imagina que tienes tres campos en tus proyectos:

  •    Start Date: Fecha de inicio del proyecto.
  •    Due Date: Fecha de finalización del proyecto.
  •    Progress: Progreso actual del proyecto.

Como Project Lead, PMO Manager o cualquier otro rol que se encargue de supervisar el avance de un proyecto, necesitas tener la vista de un gráfico de Gantt basado en los atributos mencionados anteriormente. Para ello, solamente tendrás que importar a eazyBI los campos de proyecto previamente creados en Profields (descárgate la guía al final de este artículo para que puedas aprender cómo hacerlo de la mejor forma) como propiedad dentro de eazyBI:

Imported project properties from Profields into eazyBI configuration for Jira multiple project tracking

La propiedad (User Defined - Profields Progress %), la hemos creado manualmente para formatear en % el campo progreso que viene de Profields


Siguiendo los pasos descritos anteriormente, obtendrás un informe de Gantt que tendrá el siguiente aspecto:

eazyBI Gantt chart with Profields project specific information for JiraGráfico de Gantt con información específica de diferentes proyectos extraídos de Profields con eazyBI

Esperamos que estos gadgets sean de tu utilidad para llevar el seguimiento de proyectos en Jira al siguiente nivel.

Si ya tienes Jira y te interesa organizar tu información para hacer seguimiento de proyectos, prueba Profields de forma gratuita por 30 días, y con la guía que te ofrecemos a continuación, organiza la información de forma efectiva y comienza a trabajar con los datos ordenados en los cuadros de mando en Jira.

optimizar el seguimiento de proyectos en Jira

Optimiza el seguimiento de proyectos en Jira

Si ya estás utilizando Jira para gestionar tus proyectos y buscas realizar un seguimiento de proyectos más efectivo, esta guía te mostrará qué pasos debes dar para organizar y catalogar la información sobre tus proyectos en Jira.

Aprende cómo alcanzar un seguimiento minucioso sobre la información que importa.

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