Crear un Portal de Servicios Unificado es el paso lógico que muchas compañías dan en la optimización de sus flujos de trabajo. Un buen servicio interno no solo es cosa de IT. Recursos Humanos, Finanzas o Marketing también gestionan peticiones, procesos y expectativas. En este post te contamos cómo crear un Portal de Servicios Unificado que mejore la atención en todas tus áreas, optimice recursos y eleve la experiencia del empleado.
Mientras una empresa invierte miles de euros en perfeccionar la atención al cliente externo, muchos empleados siguen esperando respuestas por email, mensajes en Slack o incluso notas en papel. No hay mala intención: lo que falta es un sistema. Cada departamento gestiona sus solicitudes "a su manera", lo que crea silos, ineficiencias y frustración acumulada.
El crecimiento empresarial solo agrava esta situación: más empleados, más solicitudes, más procesos sin estandarizar. IT ya resolvió este problema hace años con herramientas como Jira Service Management. Ahora es el momento de que el resto de áreas —como RRHH, Finanzas o Marketing— den el paso.
Ahí es donde entra en juego el Portal de Servicios Unificado: una solución que puede transformar por completo la experiencia del servicio interno en tu empresa, convirtiéndolo en una ventaja competitiva tangible.
Qué es un Portal de Servicios Unificado
Un Portal de Servicios Unificado es un punto de entrada centralizado donde los empleados pueden solicitar ayuda, información o recursos, sin importar si la petición va dirigida a IT, RRHH, Marketing o Finanzas.
Ventajas principales:
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No se trata de añadir complejidad, sino de crear una experiencia uniforme y profesional para toda la organización. Un Portal de Servicios Unificado mejora tanto la productividad como la satisfacción interna, y sienta las bases para una cultura de servicio transversal y eficiente.
Para que un Portal de Servicios Unificado tenga éxito, debe estructurarse desde la lógica del usuario final. Aquí te proporcionamos una guía práctica:
Organiza el portal por departamentos fácilmente reconocibles por los empleados:
Cada departamento debe tener categorizadas sus solicitudes más frecuentes:
Cada solicitud debe capturar la información esencial sin ser demasiado compleja. Los formularios inteligentes pueden mostrar campos adicionales según el tipo de solicitud seleccionado, evitando errores y mejorando la eficiencia.
Los empleados acceden desde diferentes dispositivos. El portal debe funcionar perfectamente en móviles y tablets, no solo en ordenadores. Esto facilita la adopción y garantiza que las solicitudes puedan realizarse en cualquier momento y lugar.
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Integra una base de conocimiento (como Confluence) para resolver dudas frecuentes sin necesidad de abrir un ticket. Esto no solo reduce la carga de trabajo de los equipos de soporte, sino que también empodera a los empleados para resolver cuestiones menores de forma autónoma.
No necesitas desarrollar una solución desde cero. Atlassian ofrece un ecosistema robusto y preparado para implementar un Portal de Servicios Unificado en cuestión de semanas:
Además, Atlassian está preparada para que puedas construir automatizaciones que acortaran considerablemente el tiempo necesario para la ejecución de las diferentes tareas:
Implementar estas tecnologías reduce tiempos de respuesta, minimiza errores y mejora la percepción interna de los equipos de soporte. Y lo mejor: todo se adapta al crecimiento de la organización sin perder agilidad.
En los años que Deiser lleva trabajando en el ecosistema Atlassian —alrededor de veinte en el año 2025—, hemos enfrentado muchos proyectos de implementación de portales de este tipo. A continuación comentamos dos casos paradigmáticos.
Esta compañía internacional del sector aceitero, acudió a Deiser porque habían detectado una serie de silos en sus procesos de información y soporte. Gracias a Jira y Confluence, se implantó un portal de servicios en el departamento IT por el cual tanto colaboradores internos como externos pudieran dar de alta sus incidencias.
Este caso es ejemplar, ya que el inicio de la transformación IT ha despertado el interés de otros equipos, que procederán en el futuro a adoptar dichos portales para su funcionamiento.
Puedes leer el caso de éxito aquí.
Una historia similar tiene el equipo IT de Valle de San Juan, a quienes Deiser implantó un portal de Jira Service Management. Anteriormente, el soporte IT se realizaba de forma completamente manual, a través de llamadas, correos electrónicos y recordatorios verbales. No existía una herramienta común ni visibilidad sobre las tareas.
El portal permitió mejorar la visibilidad, colaboración y cumplimiento de tiempos establecidos para la resolución de incidencias.
Puedes leer el caso de éxito aquí.
Escalar la atención al cliente interno no significa saturar a los equipos de soporte. Un Portal de Servicios Unificado bien implementado permite que las áreas trabajen con mayor foco, visibilidad y profesionalidad.
Beneficios inmediatos:
Cada semana que pasa, tus equipos dedican tiempo a resolver solicitudes mal planteadas, mal dirigidas o invisibles. Es tiempo que podrías estar invirtiendo en crecer. ¿Por qué seguir esperando?
Un buen servicio interno no es un lujo. Es una ventaja competitiva.
Ya no es cuestión de si necesitas un Portal de Servicios Unificado, sino de cuándo vas a ponerlo en marcha. Las empresas que implementan Enterprise Service Management con Atlassian ven resultados en semanas, no meses.
En Deiser, hemos ayudado a decenas de organizaciones a transformar su servicio interno. Desde startups hasta grandes corporaciones, todas han descubierto que un portal bien estructurado no solo mejora la eficiencia, sino que también fortalece la cultura empresarial.
¿Estás listo para dar el siguiente paso? Contacta con nuestro equipo de expertos y descubre cómo podemos ayudarte a implementar la solución perfecta para tu organización.
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