¿Quieres implantar Jira Software en tu organización?, porque sabemos lo que eso conlleva, queremos compartir las siguientes claves que debes tener en cuenta al momento de implantar la herramienta, y así evitar bloqueos en el futuro y un éxito sustentable en tu trabajo diario.
Al implantar Jira Software todos los consejos útiles, y es importante tener en cuenta que no se trata de reglas ineludibles, ya que las herramientas tienen más de una vía para lograr el mismo resultado, por eso es importante que tengas en cuenta los siguientes puntos que debes evitar al implantar Jira.
Esta serie de recomendaciones, es una conclusión producto de nuestras experiencias trabajando en la implantación, mantenimiento y mejora de una gran diversidad de instancias de Jira Software, en cada y una de sus posibles opciones: Jira Data Center, Jira Cloud, y/o Jira Server. Primero vamos a definir qué es la herramienta:
Es una herramienta de software que facilita la gestión y el seguimiento de tareas -llamadas incidencias (issues)- que están (o no) atadas a un proyecto, y resulta muy útil en la práctica ágil de la gestión de proyectos (Agile Project Management). Jira fue creada por la empresa australiana Atlassian y se dio a conocer por primera vez en 2002.
La herramienta está diseñada -y citando a la misma Atlassian- "para que todos los miembros de tu equipo de software puedan planificar, supervisar y publicar software de gran calidad". Sin embargo, hoy en día equipos de otras áreas no relacionadas con el software han comenzado a implementar esta herramienta.
Teniendo esto en cuenta, seguimos con los consejos para implantar Jira Software:
Piensa que lo que realmente necesitas es hacer seguimiento de tareas, bugs (o lo que utilices) para poder sacar un conjunto de métricas que te aporten información y que se acerque al máximo a la situación real de tu equipo, ya sea de soporte, desarrollo u otros.
Atención: con este consejo no queremos decir que no puedas llevar grandes procesos a Jira. Lo que significa es que si tienes un equipo de 3 personas para:
Debes aligerar al máximo el uso de Jira, porque bastante tienen ya con tanta “actividad real” como para que encima tengan que reflejarlo.
Si por el contrario tienes distintos equipos para cada actividad, ¡adelante! Crea estados para poder hacer un seguimiento en detalle de tus issues y aprovecha los tickets de Jira para reflejar múltiples tareas. La gestión de cada equipo estará acotada a su “espacio de participación”. En definitiva, mide lo medible y no sobrecargues la gestión. Los procesos deben ser una ayuda, no un muro infranqueable.
Si nos tomamos los procesos de negocio que hayamos diseñado como una religión, acabaremos por dinamitar su función. Y entonces tendrá que llegar un consultor innovador que dinamite esos procesos, como el profesor del "Club de los poetas muertos" que enseña a criticar métodos dudosos para valorar la literatura. ¡No puedo estar más de acuerdo con este vídeo! (vía @evergreenPM)
No es ni peor ni mejor, simplemente no es lo mismo. No trates de simular con Jira lo que harías con Project. Siempre que se te pase por la cabeza eso de “y poder hacer seguimiento del proyecto con un Gantt” recuerda que:
A la hora de diseñar una configuración a medida de flujos, pantallas, etc, piensa que el día a día de tu empresa, departamento o equipo dice mucho más que cualquier metodología o marco típico de gestión de proyectos (da igual que sea ágil, waterfall o basado en el apareamiento de la gallina).
Lleves el proceso que lleves a Jira, escucha a los usuarios. Serán ellos quienes digan: “Buah, una más” o “¡Así, sí!”. Muchos a estas alturas ya habrán usado una herramienta similar o el propio Jira y pueden aportar información valiosa a la hora de definir el flujo de trabajo.
Jira es una herramienta que puedes poner en marcha fácilmente si te sirve la configuración por defecto. Sin embargo, hay muchas circunstancias que exigen configuraciones complejas:
Aunque requiera más esfuerzo, Jira permite también cubrir estas situaciones porque al contrario de lo que dice Atlassian, no es sólo un monitorizador de issues y proyectos.
Jira permite definir múltiples flujos de trabajo (entendiendo por flujo no sólo el workflow, sino también los datos de entrada/salida, notificaciones, etc…). Para esquematizar todo esto, son necesarios dos requisitos o competencias en tu equipo:
No olvides tener siempre presente que Jira es una herramienta para la gestión de issues de un proyecto. Su funcionalidad básica está pensada para hacer seguimiento de estas issues, no para llevar el seguimiento de un proyecto. Para esto necesitas acompañar la herramienta con apps del Marketplace de Atlassian, en este caso, como Projectrak, que doten a los proyectos Jira de información para poder ser gestionados.
En el vídeo a continuación, puedes conocer cómo ha sido nuestra experiencia implantando Jira:
Y tú... ¿qué cosas creéis que se deben evitar al implantar Jira? ¿Cuáles han sido tus lecciones aprendidas?
El seguimiento y control de los proyectos en Jira tiene tantas posibilidades como necesidades tengas tú y tu equipo, y Projectrak es una herramienta disponible en el Marketplace de Atlassian que te permite cubrir esta necesidad.
Conoce más sobre esta app que es igual de versátil que Jira pero se adapta a tus necesidades a nivel de proyectos.
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