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6 preguntas que debes responder antes de tu migración a Atlassian Cloud

Guillermo Montoya
05-ago-2021 10:49:49

La migración a Atlassian Cloud representa un punto de inflexión respecto a la productividad de los equipos, su velocidad, el ahorro de costes de la empresa y otros aspectos. Las ventajas que la nube ofrece a herramientas como Jira Software, Jira Service Management, y el resto, son numerosas, y si estás considerando pasarte a esta opción, hemos preparado una serie de preguntas que te permitirán evaluar si estás preparado para dar el salto al cloud computing de Atlassian o no.

Es aceptable que no estés seguro sobre la migración a Atlassian Cloud, y antes de tomar la decisión, es importante que evalúes el estado actual de tus herramientas, y la opción a la que quieres migrar, la nube de Atlassian en este caso.

Como te hemos explicado a través de algunas publicaciones anteriores, la nube de Atlassian nos permite escalar de forma más rápida, reducir costes, mejorar la productividad y el rendimiento, crear una cultura de colaboración y contar con una opción segura a la vez.

Razones comunes que han llevado a las empresas a migrar a Atlassian Cloud

En un mundo que vive en constante cambio, todas las empresas deben innovar más rápido y estar preparadas para seguir siendo relevantes y competitivas en el futuro, y esa es una visión difícil de lograr cuando, se invierte el tiempo actualizando y manteniendo de forma manual todas las herramientas de software que impulsan el trabajo. Una de las razones por las que tres cuartas partes de las empresas están en el proceso o ya han migrado a la nube.

Otra razón que ha impulsado este cambio, ha sido la necesidad de trabajar desde casa los últimos meses, y otra más ha sido la velocidad de los competidores más pequeños: son nativos de la nube y están devorando constantemente la participación en el mercado de las empresas más grandes.

Trabajar con Cloud ofrece mayor libertad de trabajo a las personas, dispone los recursos bajo demanda y no depende de una cadena de herramientas, como sería el caso con otras opciones, además, permite entregar productos y servicios de forma más rápida a los clientes, y adaptarse a los cambios en el mercado con facilidad.

Todo se resumen en generar conciencia sobre el aumento de la productividad en los equipos, ya que la falta de ella cuesta aproximadamente, 7 billones de dólares cada año a las empresas.

4 Razones para migrar a Atlassian Cloud

Ya lo hemos mencionado en una decena de artículos anteriores. Las opciones que ofrece Atlassian Cloud respecto a la gestión de usuarios, seguridad, integraciones y precios (aunque a primera vista, no lo parezca) son atractivas. Vamos a repasar en detalle la oferta:

1. La gestión de usuarios es centralizada

Con Atlassian Cloud podría ser más sencillo gestionar a los usuarios porque está concentrado en un solo sitio, allí se administran las cuentas de usuario y a nivel de la organización en lugar de hacerlo por producto. Los grupos y el acceso sí se gestionan a nivel de producto.

Si ves limitada tu capacidad en la gestión de usuarios, Atlassian también ofrece Access, una herramienta que te permite controlar, monitorizar y estandarizar la seguridad y accesos de todos los usuarios. Puedes aprender más sobre esta opción en la documentación de Atlassian.

2. Los parámetros de seguridad, cumplimiento y fiabilidad son universales

Atlassian Cloud es compatible con GDPR, ISO, SOC y Cloud Security Alliance de forma predeterminada. De hecho, 92% de las organizaciones de TI que utilizan Atlassian Cloud y que TechValidate ha encuestado, han dicho que la seguridad en la nube es igual o mejor.

Atlassian también ha incorporado controles de derecho al olvido (RTBF), residencia de datos (data residency) que permite elegir dónde hospedar el contenido, archivos adjuntos y metadatos generados por el usuario, lo cual no supone un aumento de la infraestructura o los gastos generales. En el Trust Center de Atlassian, te puedes enterar de los detalles.

En general, los productos de Atlassian están diseñados para que ofrezcan mayor rendimiento y disponibilidad que además están basados en tecnologías como AWS, sin dejar por fuera que los productos vienen con SLAs respaldados financieramente para los clientes Premium y Enterprise.

3. Los planes de Atlassian Cloud y sus precios

Existe varios planes en la nube que se diferencian por la cantidad de características destacadas y precios, que se adaptan a las necesidades de cada equipo y sus tamaños: desde startups hasta grandes empresas.

Cloud no es tan costoso como pensabas >>

Los planes más destacados son los Atlassian Premium y Enterprise que incluyen beneficios como las listas de permisos de IP, funciones de gestión de cambios y la asistencia de ingenieros de soporte dedicados que Atlassian ha designado para satisfacer las necesidades de equipos grandes y exigentes sobre la seguridad y gestión de usuarios. Los planes gratuitos y estándar, suelen ser los planes que la mayoría de las organizaciones pequeñas y medianas consideran.

4. Forge y las integraciones con Apps del Marketplace de Atlassian

Para aquellos que necesitan personalizar las herramientas y adaptarlas a casos de uso específicos las integraciones con las apps disponibles en el Marketplace de Atlassian como Projectrak o Exporter son un recurso adecuado, otra opción es aprovechar las ventajas que ofrece la plataforma Forge, que te permite crear, probar e implementar tus propias apps con la característica que les permitirá adaptarse a la capacidad de procesamiento y almacenamiento de Atlassian Cloud.

Una vez consideradas estas ventajas de la nube de Atlassian, ahora sí ha llegado el momento. Vamos a repasar una serie de preguntas que te permitirán evaluar si estás preparado para llevar tus herramientas Atlassian al cloud computing:

¿Estás realmente preparado para la migración a Atlassian Cloud? Primero responde estas seis preguntas:

Lo que determinará si estás listo para dar el salto a la nube es conocer los requisitos y definir algunos parámetros, como determinar con qué presupuesto cuentas para migrar, cuándo quisieras comenzar a hacerlo, con qué personas cuentas dentro y fuera de tu organización, y desde luego, el equipo adicional que necesitarás. ¡Qué comience la planificación!:

1. ¿Cuál es tu cronograma?

El cronograma varía en función del tamaño y las necesidades de cada organización ¿En qué grupo te ubicas tu?: Las grandes empresas que cuentan con varios productos de Atlassian suelen tardar entre 6 meses a un año, o más. Por otro lado, las organizaciones más pequeñas, con configuraciones más simples, unas pocas semanas serán suficiente. Otros factores a considerar son la cantidad de usuarios que vayas a soportar, y la complejidad de los procesos comerciales.

Para ayudarte a estimar tu cronograma y planificar, piensa en los siguientes factores y lo que cada uno de ellos podría significar para ti:

  1. Personas: ¿Tienes el apoyo de los ejecutivos? ¿Tu administrador de las herramientas Atlassian se centrará principalmente en este proyecto o además tendrá que solucionar otros trabajos? ¿Tu administrador abordará este proyecto por su cuenta o contará en exclusiva con un equipo que lo ayude con la migración?

  2. Datos: ¿Crees que primero debas limpiar los datos que ya no usas o aquellos "desordenados"? ¿Has personalizado tus productos y procesos de tal manera que los datos no fluirán directamente a la instancia Cloud?

  3. Apps: ¿Todas las apps del Marketplace de Atlassian que tienes en tu instancia de Server, también estás disponibles para Cloud? Si no es así: ¿Has evaluado que la funcionalidad que cubren en Server ya está cubierta en Cloud? ¿Has evaluado si otra app pueda hacer el trabajo? ¿Hay apps adicionales que te gustaría agregar una vez que se complete la migración?

  4. Pruebas: ¿Necesitarás configurar un entorno de pruebas? ¿Tienes muchos procesos complejos y críticos que deben probarse antes de implantar el cambio?

  5. Gestión de las partes interesadas: ¿Los usuarios finales están preparados para el cambio? ¿Has habilitado canales específicos de comunicación y apoyo para que los usuarios puedan resolver sus dudas sobre el cambio?

Como ves, hay una amplia gama de situaciones que hay que tener en cuenta al momento de comenzar a considerar iniciar el proceso de migración a la nube. Sigamos con los costes:

2. ¿Cuál es tu presupuesto?

Sabemos que la migración implica una inversión inicial alta, sin embargo, esa misma inversión implica un ahorro de costes a un plazo mínimo de dos años en el futuro que es cuando se comienza a ver el retorno de la inversión, o por lo menos es el momento en el que la balanza comienza a equilibrarse. A ello contribuye el cambio de una estructura de pago por licencia anual por adelantado (como solía ser el caso de Server) a una estructura de pago por suscripción mensual o anual.

Asegúrate de consultar con algún miembro de tu equipo de finanzas, o con nuestro equipo especializado en licencias Atlassian para saber si tu presupuesto podría verse afectado y cómo, así evitarás problemas contables desde el principio.

Calculadora de precios de apps Cloud del Marketplace de Atlassian

Una opción recientemente anunciada por Atlassian a través de su comunidad que te ayudará en esta labor, específicamente al momento de cuantificar el precio de las apps que necesites del Marketplace; es una calculadora que te permitirá determinar el coste total mensual o anual según la cantidad de usuarios que necesites por app. Ahora solamente tendrás que ingresar el número de usuarios que necesitas en tu instancia y la calculadora dará el coste total, como puedes ver arriba. E igualmente, si necesitas saber ver los rangos de precios, puedes hacerlo, tal como se muestra a continuación:

Funcionamiento de la calculadora de precios de apps Cloud del Marketplace de Atlassian

Si de momento no puedes verla, no te preocupes, ya que será cuestión de tiempo. Es un cambio que Atlassian está implementando poco a poco en el Marketplace, al igual que su nuevo diseño.

3. ¿Cuántos usuarios y productos Atlassian consideras migrar? 

En vista que la inversión es considerable, es aconsejable que estés seguro de los productos Atlassian y apps Cloud del Marketplace de Atlassian que vas a necesitar, además, es igualmente importante definir quién tendrá acceso a qué antes de pasar a la siguiente fase de la planificación.

Invierte todo el tiempo que necesites en esta etapa, ya que durante la evaluación se establecerá si cada usuario todavía necesitará algún tipo de licencia para cada producto y app que tienes actualmente. Presta atención a las oportunidades, así simplificarás procesos.

Si estás pensando en migrar más de 1,000 usuarios, ponte en contacto con nosotros, ya que necesitarás orientación y asistencia específica sobre tu caso. La planificación y ejecución de la migración a Atlassian Cloud puede resultar muy compleja.

4. ¿La seguridad, el cumplimiento y la privacidad son suficientes?

La respuesta a esta pregunta te ayudará a determinar las necesidades que tienes respecto a cada una de estas áreas, ergo, te ayudarán a determinar qué plan Cloud (Gratis, Estándar, Premium o Enterprise) se adapta mejor a las necesidades de tu organización.

  •    Legal: Los planes Premium y Enterprise de Atlassian ofrecen una mayor garantía respecto a los límites de responsabilidad y el tiempo de actividad garantizado, además tienen un respaldo financiero representado en créditos de servicio de parte de Atlassian. Los detalles de este acuerdo están disponibles en el Apéndice de Cobertura Ampliada. También puedes consultar el documento con preguntas frecuentes sobre los Términos de Servicio de Cloud.

  •    Cumplimiento normativo: Los datos asociados a tu instancia Cloud son responsabilidad de Atlassian y esto representa importantes implicaciones de cumplimiento. Por lo que no es recomendable planear almacenar datos como números de identificación fiscal o de tarjetas de crédito en tus productos Atlassian Cloud. Es importante que en este paso incluyas al asesor legal de la empresa, esto te ayudará a comprender los estándares regulatorios que debes cumplir. Los detalles los encuentras en el Centro de Cumplimiento y Conformidad de Atlassian.

  •    Privacidad: Atlassian se compromete a mantener el cumplimiento del RGPD y, cuando corresponda, instituir los mecanismos de transferencia de datos internacionales adecuados mediante la ejecución de cláusulas contractuales estándar a través del Apéndice de Procesamiento de Datos Actualizado. La Política de Privacidad de Atlassian describe toda esta información con mayor detalle.

  •    Seguridad: La seguridad está integrada en los productos Cloud de Atlassian. Ellos emplean varios controles para proteger los datos de las empresas, como el cifrado en tránsito y en reposo en los servicios en la nube de Atlassian, la investigación de vulnerabilidades externas, como el programa Bug Bounty, y más.

    El equipo de seguridad de Atlassian orienta su trabajo de manera integral con un marco de controles común. Las amenazas a la seguridad se evitan mediante el Sistema de gestión de confianza de Atlassian (ATMS), las prácticas de desarrollo de software seguro y las prácticas operativas aceptadas por la industria. Atlassian también realiza pruebas de seguridad rigurosas que incluyen modelado de amenazas, escaneo automatizado y auditorías de terceros. Si ocurre un incidente, el problema se resuelve rápidamente utilizando prácticas de respuesta a incidentes de seguridad y mantiene informada a la empresa sobre el estado del sistema en tiempo real. La página de prácticas de seguridad de Atlassian ofrece un mayor análisis al respecto. 

5. ¿Cuáles son tus objetivos para migrar y cómo medir el éxito?

Hay numerosas razones por las que migrar a Atlassian Cloud es una necesidad, lo cual es comprensible en el panorama actual, donde un evento mundial fuera de control impacta a miles de empresas. La capacidad de una empresa competente se ve reflejada en su capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios, y con ello mantenerse a la vanguardia. Entre tus objetivos podrías considerar lo siguiente:

  •    Reducir costes generales para reorientar el tiempo y el dinero en iniciativas más estratégicas.
  •    Crecer de forma más rápida y sustentable a través de ciclos de lanzamiento de producto más veloces y acelerando la incorporación de nuevas contrataciones.
  •    Involucrar a los Administradores en proyectos de mayor valor comercial, ya que tendrán más tiempo, en lugar de dedicar su tiempo en el mantenimiento de software.
  •    Acelera la productividad del usuario final y respalda la colaboración entre equipos geolocalizados en distintos lugares.
  •    Minimizar el tiempo de inactividad y mejorar el rendimiento para reducir costes, y generar mayor confianza en los productos y servicios.

Cualquiera (o todos) estos puntos pueden significar éxito a tus ojos y a los ojos de los involucrados. No importa tanto cuál sea tu definición del éxito. Lo que importa es que definas uno o varios objetivos, que a su vez son recomendables dividir en cualitativos y cuantitativos.

¿Qué información de proyecto es relevante para monitorizar en Jira? >> 

6. ¿Quién debe estar involucrado?

La complejidad de la migración, tomando en cuenta todo lo que hemos mencionado antes, y el tamaño de tu empresa, usuarios y los recursos que tienes disponibles, son los aspectos que determinarán qué roles necesitarás para alcanzar una migración exitosa. Entre los perfiles más comunes, involucrados en este proceso, podemos mencionar a:

  •    El Project Owner quien impulsará el proceso de migración desde el principio hasta que finalice.
  •    Un aprobador, será el que apruebe las decisiones importantes.
  •    Los miembros del equipo más técnicos que estén involucrados en el proyecto de migración. Es importante que tengan conocimientos específicos de áreas temáticas, como administración de bases de datos, seguridad, administración de usuarios, contratos y licencias, así como conocimientos de configuración de los productos Atlassian que vayas a migrar.
  •    Como ya hemos mencionado, personal de los equipos de Legal, Finanzas y Personas, son necesarios que intervengan en el proceso, al igual que usuarios finales que ayuden a probar y evaluar, lo que te ayudará a asegurarte de que la nueva configuración en la nube será satisfactoria para ti y para tu organización.

Una respuesta completa a cada una de estas preguntas son las que definirán tus siguientes pasos: la creación de una estrategia para el proceso de migración a la nube, y posteriormente, la migración como tal. Son pasos en los que trataremos de guiarte en una serie de publicaciones de blog que estamos produciendo con el apoyo de la misma Atlassian.

Si buscas más información, puedes contactarnos, dejar un comentario en este post, o en su defecto, escuchar cada uno de los episodios de nuestro podcast que centra su temática alrededor de las nubes de Atlassian con invitados e invitadas que ofrecen una perspectiva que quizá no conocías. Escucha los episodios a continuación:

Un paseo por las nubes de Atlassian en español

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¡Bienvenido a nuestro podcast! Explora a través de cada uno de los episodios que hemos transmitido hasta el momento, y los que seguiremos  transmitiendo en un futuro, un aspecto, una herramienta, un protocolo, un recurso, una noticia... ¡lo que necesites! Casi cualquier aspecto sobre la nube de Atlassian.

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