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El coste de migrar a Atlassian Cloud, cinco formas de ahorrar

Guillermo Montoya
29-jun-2021 11:59:43

A primera impresión, el coste de migrar a Atlassian Cloud suele parecer mayor de lo que en realidad es, sin notar que se trata solamente de la punta del iceberg. Al estudiar a fondo toda la oferta de Atlassian en la nube y ver cómo ayuda a ahorrar costes a largo plazo, es cuando resulta realmente interesante. En esta publicación te mostraremos cinco formas en las que esta opción te permite ahorrar dinero y cómo evaluar el retorno de la inversión a largo plazo.

Al evaluar la opción Atlassian Cloud, entre las primeras preguntas que surgen podemos enumerar:

  1. ¿Cuál es el coste de migrar a Atlassian Cloud?
  2. ¿Qué es más caro: alojar las herramientas de software en  un servidor propio (también conocido como on-premise u on-prem) o en la nube?

Dependiendo a quién preguntes, la respuesta puede variar, lo que indica el grado de complejidad que representa migrar a Cloud. Para las empresas parece ser una simple pregunta, sin embargo, la respuesta va más allá de un definitivo sí o no. En DEISER nos enfrentamos a este tipo de cuestiones cada vez que abordamos el proceso de ayudar a otras empresas en su proceso de migración a Atlassian Cloud.

La ventaja competitiva que ofrece migrar al cloud computing de Atlassian desde un punto de vista financiero, radica en aumentar las ganancias, reduciendo los costes de administración, y es precisamente el "secreto" que vamos a revelar en esta publicación de blog.

Al decir que la nube tiene un coste de suscripción mensual, frente al pago de licencias de software de toda la vida, como mencionamos antes, la nube siempre parecerá más cara, además, si a eso le añadimos los costes adicionales del proceso de migración, aparentemente esto supone una inversión mayor, sin embargo no se considera que esto sólo ocurre una vez, y es un desembolso a corto plazo. En contra parte, cuando miramos el valor a largo plazo, allí es cuando las instalaciones locales suponen un mayor esfuerzo económico y Atlassian Cloud, la solución.

¿Por qué decimos que el valor de Atlassian Cloud, a primera vista, representa la punta de un iceberg? Porque la relación del coste y el valor positivo que ofrece esta opción está mayormente oculta.Atlassian Cloud es la opción más económica para las empresas a largo plazoAparte del hecho que Atlassian ahora busca convertirse en una empresa Cloud First, ¿En qué otras razones nos basamos para afirmar que alojar las herramientas en la nube permite abaratar costes a largo plazo?:

  1. El tiempo de la caída de los sistemas por unos minutos u horas, en algunos casos puede ser de tres veces más costoso que una suscripción a Atlassian Cloud por un año.

  2. El tiempo y los recursos que el equipo de TI invierte en las opciones auto-alojadas es mayor y esto cambia en la nube. Atlassian Cloud permite reducir esta inversión a la mitad al trasladar esta inversión y esfuerzo fuera de las instalaciones de la empresa.

  3. Todo esto sin contar los gastos operativos y el coste de aprovisionar los recursos (algo que suele afectar a la mayoría de las empresas que trabajan con opciones on-premise).

Los números y estudios que respaldan estas afirmaciones:

La verdadera pregunta no radica en si es más barato o no, ya que depende si el uso del alojamiento será a largo o corto plazo. Además, para determinar qué es mejor para ti y tu organización, debes preguntarte lo siguiente:

  •    ¿Estás comparando solamente los costes iniciales, sin considerar lo que puedes ahorrar en el futuro?

  •    ¿Estás viendo el panorama completo? Es decir, ¿Estás considerando el coste total de lo que representa mantener una opción auto-alojada en contraste de lo que ofrece Cloud?

Al responder estas preguntas, obtendrás un panorama un poco más amplio, más allá de esa punta del iceberg que representan los primeros costes de migrar a Atlassian Cloud. Además, existen distintas formas en las que la nube te permite ahorrar más dinero y esfuerzo a largo plazo; a continuación te presentamos cinco de ellas:

Cinco formas en las que Atlassian Cloud te ayuda a ahorrar costes


1. Reduce, o incluso elimina, el coste de los incidentes graves

En promedio, una empresa pierde $5,600 por minuto en tiempo de inactividad según una investigación de Gartner en 2014, e informes más recientes sitúan la cifra en alrededor de $9,000, que a fin de cuentas es una estadística promedio: algunas empresas tienen más que perder. Por ejemplo, Facebook, en 2019 sufrió una interrupción de 14 horas que les hizo perder $90 millones aproximadamente.

Con las instalaciones auto-alojadas, el tiempo de inactividad recae directamente sobre los equipos de TI, y con ello las partidas presupuestarias que se reparten entre la falta de foco y productividad interna, retribuciones, pago de multas por incumplimiento de SLAs, pagos de horas extra y/o guardias, y aquí es precisamente donde Atlassian Cloud representa una solución que permite ahorrar costes:

En cierta forma, la nube representa una subcontratación de las responsabilidades antes mencionadas, en las que Atlassian Cloud (SaaS), garantiza un tiempo de actividad del 99,95% y, si ocurre un incidente, ofrece los recursos necesarios para resolverlo, de forma rápida y sin costes adicionales.

2. Libera la carga de trabajo de tu equipo de TI 

Todos sabemos que el tiempo es dinero, y por eso te proponemos que hagas una lista de las tareas que el equipo de TI debe llevar a cabo para administrar tus servidores locales, tales como la supervisión del rendimiento, actualizaciones programadas, paradas del software, parches de seguridad, repuestos de servidores, sistemas VPN para accesos remotos, administración de incidentes, gestión del cambio, integraciones manuales... ya ves que la lista puede seguir.

Al migrar a la nube, esta lista de tareas recae directamente sobre Atlassian, ya que ellos se encargarán de actualizar las versiones, supervisar la seguridad, mantener los servidores en buen estado, abordar las solicitudes de nuevas funciones y solución de los errores, lo que significa que el equipo de TI, que por cierto, suelen ser los mejor pagados, tendrán mayor oportunidad de centrarse en llevar a cabo tareas más estratégicas, técnicas o urgentes en lugar de atender otras más rutinarias y/o tediosas. Es por ello que el 74% de las organizaciones dice que la nube brinda a su equipo una ventaja competitiva respecto a las versiones auto-alojadas.

3. Reduce los costos operativos y físicos

Coste de tener opciones en servidores propios vs tenerlo en el cloud computing

Las opciones auto-alojadas también vienen con gran cantidad de costes físicos y operativos que no se aprecian a simple vista, y en cambio, en la nube no son factores que están presente, tales como:

  1. Los servidores: con una vida útil promedio de 3-5 años, los servidores deben repararse y reemplazarse físicamente con cierta regularidad.

  2. Soporte de servicio de los servidores: la revisión de los balanceadores de carga, el control de temperatura, los racks del servidor, las piezas de repuesto, todo esto, además de los servidores en sí. Las opciones auto-alojadas vienen con hardware, piezas y activos físicos de soporte que deben comprarse, mantenerse y reemplazarse en intervalos regulares para evitar su vencimiento y depreciación.

  3. Renovación de las licencias de software: Como uno de los principales servicios que ofrecemos, sabemos bien que muchas empresas suelen enfrentar el problema de comprar licencias en exceso, lo que representa a las empresas estadounidenses y británicas hasta 34.000 millones de dólares de gastos al año. Para evitar este error común, las empresas deben realizar un seguimiento riguroso de quién necesita qué software, contar con servicios de licencias y/o migrar a la nube, donde los administradores a menudo pueden rastrear, actualizar y ver automáticamente la cantidad de usuarios que sean necesarias, al instante.

  4. Facturas de electricidad: Generalmente, el 80% de los servidores de las empresas con servidores auto-alojados usan más energía de la necesaria, lo que representa una alta inversión en el pago de facturas de energía eléctrica, más altas respecto a lo que supondría trabajar con herramientas de software en la nube.

  5. Inmuebles: tener servidores implica ocupar cierto espacio físico, y cambiar a la nube permitiría un mejor aprovechamiento del espacio existente.

  6. Mantenimiento: mantener servidores requiere contar con personal temporal o contratistas. Un ahorro importante que supone cambiarse a la nube.

  7. Tiempo de gestión de activos y auditorías: cuantos más activos (hardware y software) tenga que supervisar tu equipo de TI (incluyendo todo el hardware de los servidores, además de las licencias y actualizaciones de software), más tiempo invertirá el equipo en recursos y sobrecarga mental, generando otro tipo de problemas.

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4. Reduce costes ambientales

Es deber de todos cuidar nuestro entorno y crear conciencia sobre el cuidado del ambiente. Actuar en pro del respeto por todo lo que nos rodea es una forma de ser consecuente con este deber, y al comparar las opciones on-prem y las de la nube, la opción más ecológica suele ser la nube, además de ser más asequible.

La razón principal: la energía cuesta dinero. Y usar más de la necesaria es más costoso. Entonces, cuando decimos que la nube es hasta un 98% más ecológica, también decimos que es más barata.

5. Traslada el coste de la escalada

El 80% de los recursos en las opciones auto-alojadas, representa un coste de una potencia informática mayor a la necesaria. En esos casos, migrar a la nube escala automáticamente los recursos hacia arriba, hacia abajo, hacia adentro y hacia afuera, generando un ahorro de un 30% anual.

Al trabajar con opciones on-premise, el equipo de TI hace una suposición fundamentada de la presunta potencia informática que se necesitará, y los problemas pueden ser:

  1. Si cálculo es muy alto, pagas por recursos (servidores, balanceadores de carga, energía, etc.) que no son ni serán necesarios.

  2. Si el cálculo es bajo, la empresa atravesará un proceso de escalado manual, largo y costoso en un futuro cercano, lo que significa adquirir más servidores y potencia informática en general para satisfacer la demanda. Esto sin contar el coste del esfuerzo mental y el estrés que se genera al equipo de TI para estar a la vanguardia de los requerimientos de la empresa.

En consecuencia, al trabajar con opciones auto-alojadas, se corre el riesgo de realizar cálculos incorrectos, que en cualquier dirección, puede tener un gran impacto en el balance final de la empresa.

Así, resulta cada vez más evidente tener a tu disposición un servicio en la nube, sobre todo si ofrece opciones de escalado automático, tal cual lo permite Atlassian Cloud: la potencia informática aumenta cuando aumenta la demanda del uso de las herramientas, y cuando el uso se ralentiza, se reduce para ahorrar dinero.

¿Cómo calcular el coste de migrar a la nube de Atlassian?

La forma más sencilla de calcular el retorno de cualquier inversión (incluido el traslado a la nube) es con la siguiente ecuación:

(Beneficio/ganancia de la inversión - inversión) ÷ (inversión) = ROI

El siguiente ejemplo, utilizando la ecuación anterior, en el supuesto caso en el que invertimos $50.000 en una migración a la nube desde una opción on-premise, y en la que ahorramos o ganamos $50,000 por año después de la migración, la ecuación quedaría así luego de tres años:

($150,000 - $50,000 = $100,000) ÷ ($50,000) = 2

Es decir, el ROI durante tres años sería de un 200% que durante el primer año alcanzaríamos un equilibrio, y en el segundo y tercer año ya comenzaríamos a ver las ganancias reales de pasarse a la nube.

A veces tiene sentido hacer este cálculo basándose en uno o dos años, sin embargo, al pasar a la nube, los ahorros aumentan con el tiempo, ya que el coste inicial de una migración es un gasto único y los ahorros en servidores, software, equipo de TI, contratistas, etc. son generalmente ahorros anuales, lo que significa que el ROI de estar en la nube tiende a mostrarse hacia arriba y hacia la derecha con el tiempo. Comprender los ahorros a menudo implica un cálculo que abarca varios años.

La parte complicada de la ecuación es calcular los dos números que necesitas para tu ROI:

  •    Para calcular tu inversión inicial en la migración de una instalación on-premise a la nube, deberás sumar el costo de los servicios profesionales, los recursos internos, las licencias de software, la migración de datos, la suscripción a la nube y, de ser necesario, cualquier reentrenamiento requerido sobre las herramientas en la nube.

  •    Para calcular tus ganancias, debes sumar ahorros en hardware, licencias de software, energía, bienes inmuebles, mantenimiento (incluyendo el tiempo de los contratistas externos), el tiempo de gestión de activos, el tiempo de gestión de incidencias, actualizaciones de seguridad, de funciones y del equipo de IT o la reducción de personal.

  •    Para calcular el coste del tiempo de inactividad (uno de los más difíciles de calcular ya que la reducción de una hora por año representa hasta cientos de miles en ahorros), las ganancias del rendimiento y el tiempo ahorrado por los equipos no técnicos que en la nube tienen más acceso a nuevas funciones y les permite aumentar la productividad, la colaboración y la seguridad.

¿Qué dicen otras empresas luego de pasarse a Atlassian Cloud?

Después de una interrupción importante que les costó tres veces más que una suscripción a Jira Cloud, la empresa Igloo Software decidió migrar de Atlassian Server a Atlassian Cloud, ahorrando no solo el coste de futuros incidentes importantes, sino también el tiempo de administración y tiempo de inactividad programado, tal como comenta el Administrador de herramientas de la empresa, James Seddon:

“Cuando solíamos administrar nuestro propio servidor Jira, cada actualización requería al menos dos horas de tiempo de inactividad, y teníamos que programarla después de las 20:00, lo que significaba que tenía que perder una noche. Y las actualizaciones de Bamboo y Bitbucket, las teníamos que hacer por separado y también tardaban, al menos, dos horas más".

La posibilidad de que los usuarios tengan la libertad de configurar las funciones por su cuenta, representa un importante ahorro de tiempo y costes, también, destaca Seddon, desde el cambio, los tickets de soporte se han reducido en un 50% porque los usuarios están autorizados a hacer mucho más de su propio trabajo de administración.

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Los beneficios de pasar de una opción auto-alojada a la nube es cada vez más evidente, y cada día más empresas se están sumando a este proceso de transformación donde los beneficios son evidentes, tanto para el equipo como para las finanzas de la organización.

Si actualmente estás considerando pasar a Atlassian Cloud desde cero, o migrar como consecuencia del anuncio de Atlassian de acabar con la opción Server y te sientes sobrepasado, no dudes en contactarnos. Con gusto te guiaremos en este proceso de migración.

Podcast sobre Atlassian en español

Conoce todo lo que debes saber sobre Atlassian Cloud

Bienvenidos y bienvenidas a "Un paseo por las nubes de Atlassian", el podcast en español sobre la opción de alojamiento que la empresa australiana de software le está impulsando. El futuro está en la nube y en esta serie te damos las razones.

Casos de uso, experiencias de terceros, representantes de Atlassian y de distintas empresas, noticias y novedades sobre el cloud computing de Atlassian que no te debes perder. ¡Te esperamos!

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