¿Qué datos monitorizar al hacer seguimiento de proyectos?

Para lograr un seguimiento de proyectos efectivo, es necesario basarlo en datos, por ello vamos a tratar de desgranar mejor cada tipo de dato que se debe monitorizar y controlar durante el seguimiento de un proyecto, y además vamos a realizar un acercamiento a cómo las herramientas de software de empresa, como Jira, pueden ayudarnos a obtener esta información.

Al hacer seguimiento de proyectos es necesario recopilar toda la información posible sobre éstos y ponerla a disposición de cada parte interesada de una manera centralizada, ya que los procesos de gestión proporcionan productos tangibles (outputs) que deben agregarse en los proyectos para poder compartir los objetivos/resultados esperados (outcomes).

El Arco del Seguimiento de Proyectos muestra a los Datos como uno de los pilares en la realización esta práctica

Además, hay información alrededor de un proyecto que también es recomendable centralizar, y podríamos dividirla en dos tipos:

Datos Objetivos

Los datos objetivos son aquellos que deben ser medibles, cuantificables, y/o puedan ser comparados. Deben estar apoyados en algo real. Los datos objetivos también pueden ser el resultado de un proceso o el resultado de un cálculo.

Datos Subjetivos
Los datos subjetivos es toda la información alrededor de un proyecto generada a partir de conversaciones y que tienen como principal objetivo dar contexto al proyecto o a los datos relacionados al proyecto. Decidir si un dato es objetivo o subjetivo dependerá en todo caso del origen del dato: si es algo medible siempre será un dato objetivo y si no, será un dato subjetivo. Vamos a verlo con un ejemplo:

Un Product Manager está creando junto a su equipo una nueva forma de gestionar videollamadas para facilitar el día a día en el trabajo remoto, y quiere saber el estado de su producto. Partimos de dos iniciativas abiertas:

•    La primera: lleva un progreso del 20% de los trabajos inicialmente planteados. Pero puede darse por acabada ya que saldrá a producción para probar la funcionalidad con usuarios, y en función del resultado iterar de nuevo o descartar.
  
  
•    La segunda: lleva un progreso del 50%, se está gestionando de una manera más tradicional, y hasta que no esté todo terminado no se dará por acabada.
  

Entonces ¿Qué datos objetivos podemos extraer de este ejemplo? ¿Qué datos son subjetivos? 

Como mencionamos al principio es recomendable que el seguimiento de proyectos se haga de forma centralizada ya que permitirá hacer seguimiento de los datos objetivos y subjetivos de una forma más sencilla, y además podrá estar a la disposición de todas las personas involucradas en el proyecto.

¿Cómo alcanzar el seguimiento de los datos de proyecto de una forma centralizada?

Trasladar esta información a herramientas de software de empresa, como es el caso de Jira, es posible. Añadiendo la app de Projectrak (antes Profields) podrás almacenar esta información. Así como los datos son la base de cualquier seguimiento de proyectos, los campos de proyecto son la base de Projectrak, tal como puedes apreciar en la copia de pantalla a continuación:

Los campos de proyecto de Projectrak muestra los tipos de datos sobre los que se debería hacer seguimiento de proyectos en Jira: objetivos y subjetivos.

Si buscas crear campos totales, también es posible con esta solución. Se pueden crear a través de Groovy y los campos de tipo Script. En próximas publicaciones te ofreceremos los detalles sobre cómo puedes lograrlo.

De momento, antes de crear campos totales, es importante que aprendas a organizar la información dentro de la herramienta, y con la solución que ofrece Projectrak para el seguimiento de proyectos, es posible. A continuación, te ofrecemos una corta guía que te ayudará alcanzarlo.