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8 Consejos para gestionar el cambio de tus herramientas de software

Francesc Arbó Vasco
03-nov-2021 16:06:50

Ante el apuro de la implementación de herramientas de software como Jira y/o Confluence se suele dar menos importancia a la aceptación que las personas dentro de la organización puedan dar a las herramientas y al igual que a la gestión del cambio cultural que esto pueda generar. No se trata solamente de la parte técnica. Por eso, en esta publicación te explicaremos las fases para gestionar el cambio propuestas por John Kotter en 1995, aún vigentes, y adaptadas a nuestro día a día.

Si hacemos una clasificación de las situaciones que nuestros clientes enfrentan en su día a día, al implementar las herramientas de software Atlassian, llegaríamos a la conclusión que en la mayoría de casos, estas son rechazadas por una amplia mayoría de las personas que las debería utilizar, ya que estas presentas ciertas carencias que no se han considerado al momento de su implementación. Los casos varían, oscilan entre el uso de aplicaciones ofimáticas como Excel y Outlook, a herramientas de ticketing como OTRS, Zendesk, ServiceNow e incluso versiones no soportadas de Jira.

Nuestro primer enfoque al enfrentar este tipo de problemática, es el de analizar la situación de forma general para determinar las causas que lo provocan de raíz. Una vez identificadas las causas, abordamos la situación desde dos puntos de vista:

  •    Técnico: Comprendemos las causas y procedimientos específicos que han llevado al cliente a tomar la decisión de cambiar sus herramientas actuales por las de Atlassian. Esta comprensión de la situación nos permite proponer qué productos ofrecer para dar solución a los problemas y necesidades planteadas.

  •    Cultural: La percepción que tienen los usuarios sobre las nuevas herramientas actuales suele ser una de las causas más comunes, suelen percibirlas como inútiles, y esto ha provocado que se sigan otros procedimientos ajenos a las herramientas y por lo que se suelen buscar alternativas. Lo que nos lleva de nuevo al aspecto técnico. 

En cada organización donde se produzca un cambio de herramienta (de gestión o ticketing), que es un cambio importante, es muy probable que genere resistencia al cambio entre los usuarios de la organización. Desde DEISER sabemos que proponer una solución técnica es necesario, sin embargo, poco puede importar esta propuesta si los problemas tienen un origen cultural.

Cuando consideramos proponer una solución a nuestros clientes, la integridad y la transparencia son pilares incluidos en nuestras propuestas, son dos valores fundamentales que nos permite llegar a nuestros objetivos, y más importante aún  cómo llegamos a ellos, lo que es más importante. Creemos que hacer lo correcto es la única forma de actuar en estas situaciones.

Es por eso que vamos a explicar cada uno de los pasos que se deben considerar cuando una organización se plantea cambiar sus herramientas y modelo de trabajo actual por las herramientas de software de Atlassian.

¿Qué debe considerar una organización cuando cambie sus herramientas de software?

John Kotter, profesor emérito de la Universidad de Harvard, hace veintiún años publicó un libro llamado "Leading Change", allí Kotter presentó una metodología aplicada a través de ocho fases que ayuda a facilitar el proceso del cambio. Este proceso es aplicable a todo tipo de situaciones, tanto en situaciones personales como organizativas. En la situación en la que una organización se esté planteando cambiar sus herramientas de software, y se espera que tenga aceptación dentro de la cultura de empresa, proponemos seguir esta estrategia, diseñada en ocho pasos y en la que solemos enfocar nuestros esfuerzos desde el punto de vista del cambio cultural de la empresa:

1. Crear el sentido de urgencia

Sacar a las personas de su área de confort es uno de los primeros pasos a a dar durante el proceso, esto permitirá que las personas comprendan la necesidad del cambio y su beneficio tanto individual como organizacional. Algunas claves para crear este sentido de urgencia son:

  •    Antes de plantear la necesidad es necesario analizar los problemas actuales con todo el equipo y recopilar todas las opiniones.
  •    Abordar todas las preocupaciones del equipo.
  •    Hacer que la organización vea el problema.
  •    Crear la necesidad.

Dedica tiempo en este paso. Este punto es crítico, ya que tener el apoyo de toda la organización es necesario.

2. Crear un equipo o alianza

Identifica a los líderes del equipo. Hacerles partícipe del cambio para hacer frente común, es conveniente, sobre todo si estas personas pertenecen a equipos o departamentos diferentes, así contarás con agentes de cambio en distintos lugares a través de toda la organización. Este equipo de personas será impulsando por el sentido de urgencia y ayudarán a convencer al resto de la organización sobre la realidad de la necesidad. Este equipo deberá, entre otras cosas:

  •    Analizar riesgos y desafíos asociados al cambio.
  •    Disponer de medidas del rendimiento de forma periódica.
  •    Asignar roles y responsabilidades para los líderes del cambio.

3. Crear la visión para el cambio

La iniciativa del cambio puede ser difícil de comprender, sobre todo para aquellos equipos menos implicados, por eso es necesario crear una visión que sea sencilla de entender y resuma el objetivo general. Al hacer la visión más tangible y directa, resultará motivante para los equipos.

Estos tres primeros pasos son funciones importantes que el consultor debe llevar a cabo durante toda la fase de preventa y ejecución del proyecto, y en este paso en particular se debe:

  •    Antes de plantear la necesidad es necesario analizar los problemas con todo el equipo y recopilar todas las opiniones.
  •    Abordar todas las preocupaciones del equipo.
  •    Hacer que la organización vea el problema.
  •    Crear la necesidad.

4. Comunicar la visión del cambio

Una vez definida la visión hay que comunicarla a toda la organización. En este momento es habitual que se genere resistencia.
Para que el cambio tenga éxito es imprescindible detectar qué genera la resistencia al cambio, crear canales de conversación para explicar la razón que origina el cambio a través de la visión definida. Para maximizar la comunicación hay que tener en cuenta algunos factores:

  •    Establecer un mecanismo de recepción de feedback con las inquietudes y dudas que surjan.
  •    Asegurarse que toda la organización conozca y tenga acceso a la visión. Encontrar el modo de hacerles partícipes del cambio.
  •    Comunicar constantemente de la forma más clara y sencilla posible.

5. Empoderar a la base eliminando los obstáculos

Durante las cuatro primeras fases, el equipo irá detectando los impedimentos y obstáculos que potencialmente puedan frenar el cambio. Es necesario identificarlos tan pronto como sea posible y neutralizarlos. Las acciones recomendadas en este punto, son:

  •    Analizar los obstáculos desde el punto de vista del trabajador.
  •    Entender claramente el obstáculo y, si es posible, deconstruirlo en partes para analizarlo mejor.
  •    Ofrecer formación para empoderar a las personas.
  •    Garantizar una comunicación abierta para identificar impedimentos.
  •    Convencer a las personas de colaborar activamente en la implantación del cambio.

6. Definir objetivos a corto plazo

Implantar un cambio es un objetivo que se debe desarrollar a largo plazo y puede desmotivar al equipo si no tienen objetivos a corto plazo, por lo que es bueno definirlos. Al definir objetivos más pequeños y menos ambiciosos que se deban cumplir en plazos de tiempo más cortos, será más sencillo cumplirlos. Esto ofrecerá una sensación de que la visión del cambio que se ha comunicado antes se está implantando poco a poco.

Adicionalmente, definir objetivos a corto plazo implicará menos presión por parte de la organización en cada uno de estos hitos, por lo que es importante que al momento de la planificar estos cambios hay que tener en cuenta la priorización de las iniciativas. El hecho de no cumplir un objetivo en una etapa temprana del cambio puede provocar la desmotivación.

7. Seguir creciendo sobre el cambio

Después de cada objetivo finalizado es recomendable llevar a cabo una retrospectiva para potenciar lo que se ha hecho bien y corregir lo que no se ha hecho tan bien. A medida que se van cumpliendo los objetivos se deben establecer objetivos cada vez más ambiciosos, considerando el punto anterior.

8. Incorporar los cambios en la cultura de la organización

Modificar los procesos de los equipos no siempre es suficiente para instaurar un cambio cultural de la empresa. Los cambios deben formar parte del núcleo de la organización. El equipo del cambio es el principal responsable de potenciar la transformación cultural entre los miembros de los equipos y, en consecuencia, modificar su hábitos. Algunas acciones que se pueden llevar a cabo son las siguientes:

  •    Comunicar el cambio a toda la organización.
  •    Potenciar el cambio mediante métricas en la mejora del rendimiento.
  •    Modificar los procesos para que contemplen el cambio.
  •    Estar abierto a nuevas ideas y mejoras

Cuando una organización presenta una serie de problemas que ha identificado y necesita cambiar, es necesario identificar si las personas están a favor del cambio o no.
En función de la resistencia al cambio que se identifique será necesario reforzar la gestión del cambio para que la adopción de las nuevas herramientas (que modificarán el día a día de los empleados) sea lo más sencilla y efectiva posible. De lo contrario, e independientemente de la inversión realizada en la implantación de dicha herramienta, este cambio se verá abocado al fracaso a medio o largo plazo.

Es por ello que es igual de importante el aspecto técnico de una implantación, como el aspecto cultural y el factor humano, la base de cualquier negocio. Si necesitas ayuda identificando problemas en tu proceso de implantación de herramientas Atlassian. No dudes en contactarnos a continiuación:

Contacta a DEISER para gestionar el cambio de tus herramientas de software Atlassian

Lidera el cambio dentro de tu organización

Ya te hemos contado todo lo que debes de considerar al momento de implantar una nueva herramienta de software dentro de tu organización. Recuerda que las personas son clave, en todos los negocios, y no es diferencia al momento de utilizar Jira, Confluence, Bitbucket u otras.

Si no estás seguro sobre el enfoque que debes adoptar para enfrentar el cambio, introduciendo herramientas Atlassian, no dudes en contactarnos haciendo clic a continuación. 

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