La gestión de servicios de TI en la empresa con Atlassian

La transformación digital ha traído consigo muchas ideas innovadoras desde el punto de vista del negocio, consecuentemente, esto ha llevado a los equipos de tecnologías de información (TI) a adaptarse a través de distintas formas. En esta publicación te presentamos la propuesta que ofrece Atlassian en la gestión empresarial de los equipos de TI.

Las ideas innovadoras implementadas desde los equipos de negocios suelen afectar a los equipos de tecnologías de información, ya que al estar en el centro de toda esta transformación, respaldando y asistiendo la demanda interna de cada organización sobre la implantación de nuevos servicios o cambios de herramientas de software, inevitablemente han tenido que adaptarse de una u otra forma. 

En la medida que las partes interesadas del negocio idean y analizan nuevas ideas, generalmente tienden a pedir el doble de la capacidad disponible al equipo de TI, y a menudo lo involucran demasiado tarde en el proceso, así evitando oportunidades de colaboración permitiéndole al equipo solamente ponerse al día sin posibilidad de aportar mejoras en el proceso de concepción de las ideas de negocio.

Esta afluencia de solicitudes a menudo da como resultado una gestión de la demanda poco saludable, dejando al área de TI con la capacidad entregar solamente la mitad del proyecto por no estar incluidos desde el principio del proceso. Esto enfrenta al equipo de TI a una acumulación de trabajo y una deuda técnica cada vez mayor, sin embargo, el mismo proceso de transformación digital ha creado soluciones ante este gran problema: La gestión empresarial de las tecnologías de información.

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¿Qué es la gestión empresarial de tecnologías de información?

La gestión empresarial de las tecnologías de información (ITBM por sus siglas en inglés) es la disciplina que se centra en ofrecer valor a las empresas a partir de los flujos de trabajo y las herramientas de software de TI, el objetivo principal de esta disciplina es el de crear valor para los clientes a través de la tecnología al momento de abordar y alinearse a los objetivos, estrategias y necesidades comerciales.

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¿Cuál es el enfoque de la gestión empresarial de las tecnologías de información según ITIL 4?

ITIL es una es un acrónimo de Biblioteca de Infraestructura de Tecnologías de Información y dentro de sus prácticas, su enfoque del ITBM predica que "la organización debe equilibrar su necesidad de:

•    Mantener las operaciones de negocio actualizadas de manera efectiva y eficiente.
•    Transformar esas operaciones comerciales para cambiar, adaptarse y competir en el mercado.
•    Mejorar continuamente los productos y servicios”.

A medida que el desarrollo de software comienza a desempeñar un papel más destacado en todas las empresas, las técnicas como Lean, Agile y DevOps se están extendiendo más allá del mundo del software hacia distintas áreas, y la gestión de proyectos de TI no es ajeno a ello. Estos métodos no solo aportan prácticas, herramientas y jergas modernas, sino que también introducen preguntas cruciales como las siguientes:

•    ¿Cómo logra la Oficina de gestión de proyectos (PMO por sus siglas en inglés) un equilibrio entre la demanda empresarial entrante y la capacidad del equipo de TI para atenderla?
•    ¿Cómo afrontar proyectos grandes y audaces al tiempo que se permite a los equipos ejecutarlos de forma iterativa e incremental?
•    ¿Cómo encajan los proyectos de software e IT en el contexto más amplio de la planificación empresarial? ¿Tienen los equipos adecuados un “asiento en la mesa”?

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Trabajando con distintas empresas, hemos notado que hoy en día las organizaciones están aplicando modelos de gestión tradicional que ya no aplican, ya que a medida en que las organizaciones de TI reconsideran cómo obtener, priorizar y hacer fluir el trabajo al resto de los equipos, y en la medida que esto ocurra, las herramientas de Atlassian se dan a conocer dentro de las organizaciones, y con ello distintas formas de trabajar y metodologías que permiten al resto de los equipos comunicarse, colaborar y administrar mejor el trabajo.

¿Qué herramientas de Atlassian facilitan la gestión empresarial de las tecnologías de información?

1. Jira Service Management permite a los equipos de TI capturar las solicitudes de negocio de nuevas tecnologías, mejorar e informar de errores a través de distintos formatos y tableros muy visuales que permiten ver el flujo de trabajo e identificar los cuellos de botella.
   
   
2. Los equipos de desarrollo de software y de TI utilizan Jira Software para gestionar el trabajo del proyecto a través de tableros Kanban, mientras que los equipos de negocio utilizan las sencillas tarjetas de Trello para comunicar el estado del proyecto a las partes interesadas, o en su defecto, apps del Marketplace de Atlassian, y en el caso del control y comunicación de los proyectos en Jira, Projectrak es una opción.
   
   
3. Finalmente, el Manual de estrategias para equipos, de Atlassian (o Atlassian Team Playbook), ofrece prácticas inspiradas en Agile y DevOps para ayudar a los equipos de TI a ganar un "asiento en la mesa" desde el génesis de las ideas de negocio. 

Ya tenemos una idea del marco teórico sobre cómo implementar una gestión empresarial de los servicios de TI, y además en qué recursos de software podemos apoyarnos para lograrlo, pero concretamente, puede surgir la duda:

¿Qué prácticas son recomendadas al momento de implementar una gestión empresarial de servicios de TI?

1. Adoptar prácticas estándar para abrir la colaboración entre TI y empresas: el secreto para que los equipos de TI entreguen proyectos de forma rápida y eficiente es a través de una fuerte alineación entre el equipo y los de negocio, por ello es propuesto establecer documentos que registren los problemas, desafíos y soluciones, planificar la capacidad y el trabajo, y realizar retrospectivas luego de cada proyecto.
   
   
2. Utilizar colas y automatización para priorizar las solicitudes estratégicas de negocio: El backlog del equipo de TI es algo que se puede llenar rápidamente, debido a la gran demanda de solicitudes de negocio, lo que ralentiza el trabajo. Con Jira Service Management es posible representar el flujo de las solicitudes que mejor se adapte a las necesidades con las colas, y de acuerdo con la información que envíe el equipo de negocio, es posible automatizar el cálculo del riesgo comercial y priorizar las solicitudes estratégicas que así lo requieran.
   
   
3. Adoptar una gestión de proyectos ágil para acelerar la entrega de los proyectos: El Agile llegó para cambiar el modelo tradicional de gestión en cascada, y un estudio de Deloitte que dice que un 56% de los CIOs pretenden moverse a las metodologías Agile, respalda esta afirmación. Entonces ¿Por qué no contar con una herramienta de software que facilite este proceso de transformación?
   Un cambio que promete el aumento de la capacidad de respuesta del equipo de TI, y además, promover la innovación.
   
   
4. Incentivar la colaboración y comunicación con las personas de negocio interesadas en el proyecto: Trello es una herramienta de comunicación visual ideal que permite alinear las comunicaciones del equipo de TI y negocio, moviendo tarjetas e informando las etapas del proceso de definir el alcance, diseño y creación de nuevos servicios comerciales.
   
   
5. Realiza un mejor control sobre tus proyectos: la comunicación, el seguimiento, estandarización de la información y la monitorización del rendimiento del trabajo es posible alcanzarlo con distintas opciones del Marketplace de Atlassian, en este caso, una sola es suficiente: Projectrak, que ofrece un traspaso de información directamente desde Jira a la bandeja de entrada de email de las personas interesadas en el proyecto, a través de distintas vistas permite obtener una visión general del avance de cada proyecto y también permite ir al detalle con pocos clics, y además, realizar un seguimiento para conocer el rendimiento de la cartera de proyectos desde los cuadros de mando de Jira. Incluso es posible exportar esta información a PDF y Excel.

Un cambio en el pensamiento del proceso de gestionar al equipo de tecnologías de información, adoptar metodologías y estrategias que lleven a los equipos a colaborar y comunicarse de forma más eficiente y utilizar herramientas de software como Jira Service Management, Trello y las apps del Marketplace de Atlassian como Projectrak, conjugadas de la mejor forma posible, representan una solución adecuada para adoptar y alcanzar una óptima gestión empresarial de TI.