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¿Cómo hacer seguimiento de proyectos en Jira?

Leo Díaz
29-oct-2020 16:28:38

El seguimiento de proyectos puede hacerse de distintas formas dependiendo de la herramienta que estés utilizando, pero en general podemos agruparlos en dos: desde las vistas de proyectos y desde los informes de proyectos. En este artículo vamos a centrarnos en cómo hacer seguimiento de proyectos en Jira desde sus vistas.

Hacer un seguimiento de proyectos en Jira a través de vistas, tienen que ver con los mecanismos que debe proporcionar las herramientas para ver el seguimiento en los proyectos desde una perspectiva táctica u operativa, mientras que los informes de proyecto son mecanismos de seguimiento mucho más estratégicos o de alto nivel. Más adelante publicaremos un artículo que hable en profundidad sobre los informes.

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¿Cómo hacer seguimiento de proyectos en Jira a través de sus vistas?

Como ya hemos mencionado antes, los proyectos de Jira poco o nada tienen que ver con lo que habitualmente se entiende como un proyecto dentro de las organizaciones, por tanto, siempre que hablamos de hacer seguimiento de proyectos en Jira o seguimiento de "lo que sea" tiene que ser desde el contexto de las issues, y para ellas, Jira dispone de distintas vistas que te van a permitir hacer seguimiento:

1. El navegador de issues de Jira

El navegador de issues, es la vista principal de Jira para hacer seguimiento, tiene como objetivo mostrar en una única pantalla un conjunto de issues que respondan a uno o varios criterios de búsqueda.

Para realizar estas búsquedas dispones de un buscador que te permite seleccionar dichos criterios (basado en los datos de las issues) de manera básica o avanzada a través de un lenguaje de búsquedas de Jira llamado JQL.

Esta vista permite incorporar las columnas que desees (cada columna corresponde a un dato de las issues), y además podrás guardarte estas búsquedas como filtros para consultarlos posteriormente sin tener que estar creando la búsqueda de nuevo, o simplemente para compartir la búsqueda con otros usuarios.

Además, Jira ofrece mecanismos por defecto para exportar issues a distintos formatos, aunque en el Marketplace de Atlassian encontrarás apps que incorporan mejoras considerables a la exportación, otras opciones, permiten suscribirte a estas búsquedas, y tener en tu buzón de correo un resumen semanal o cada vez que quieras que te ayudará también en el seguimiento de proyectos.

El navegador de issues de Jira te ofrece una vista de todas las issues dentro de la herramienta de software.
El navegador de issues de Jira te ofrece una vista general de todas las issues dentro de la herramienta de software


2. Las pizarras de Jira 

Las pizarras de Jira, solamente están disponibles para aquellos equipos que usan Jira Software o proyectos de nueva generación en Cloud, y existen dos tipos de pizarras: Pizarras Scrum y Pizarras Kanban, conoce sus diferencias.

Tanto unas como otras están pensadas para equipos ágiles que trabajan con Scrum o con Kanban, si ignoramos por un momento que estas vistas están creadas para dar soporte a Scrum o Kanban, y podemos decir que son el mecanismo que proporciona Jira para facilitar el seguimiento visual de las issues convirtiendo sus estados en columnas y a cada una de las issues en tarjetas.

  1. Desde el punto de vista Scrum, esta vista nos permite hacer seguimiento del backlog de producto, así como de los sprints.

  2. Desde el punto de vista de Kanban, Jira nos permite limitar el WIP y hacer un seguimiento de este, además, nos muestra los tiempos de las issues en cada columna para después poder medir el Cycle Time (esto último lo veremos mejor en el artículo de informes).

Si no eres un usuario avanzado de Jira, es importante recalcar que las vistas Scrum y Kanban están asociadas a los proyectos por defecto, es decir, tener una pizarra Kanban o una pizarra Scrum por cada proyecto Jira, es lo normal. Sin embargo, es posible tener una pizarra Scrum y/o una pizarra Kanban asociada a múltiples proyectos Jira.

jira-cloud-kanban-board-scrum-board_DEISER-AtlassianLas pizarras de Jira son y una herramienta que permite el seguimiento visual de las issues


3. Las Colas de Jira

Las Colas de Jira están disponibles solamente para equipos que usan Jira Service Desk, y aunque estemos hablando sobre el seguimiento de proyectos, y te parezca extraño que hablemos de un Service Desk (por tratarse de un producto orientado al servicio y no tanto a proyectos), no olvidemos que Jira organiza los portales por proyectos, es decir, un proyecto Jira es un portal de Service Desk y cada uno de estos dispone de una vista exclusiva para hacer seguimiento, en este caso, la vista será sobre los tickets del proyecto.

Estas vistas se llaman Colas (queues), y en ella es posible configurar distintos filtros que permita a las personas encargadas de dar respuesta a los tickets visualizar las issues que cumplan los criterios de búsqueda. Esta vista es muy similar a la del navegador de issues, con la salvedad que los filtros siempre se previsualizan y la información que se muestra siempre es por proyecto.las-colas-de-jira-service-desk_DEISER-Atlassian
                                             Los filtros permiten realizar un seguimiento visual de los tickets del proyecto

Como mencionamos al principio, las vistas que trae Jira por defecto, siempre son desde la perspectiva de las issues. Si quieres incorporar la vista de proyectos debes tener Projectrak (antes conocido como Profields) instalado ya que es una vista única y exclusiva de Projectrak. Te explicamos cómo funciona:


1. Vista de lista de proyectos en Jira

Esta vista de Projectrak ofrece una nueva dimensión para hacer seguimiento de proyectos en Jira ya que permite tratar a tus proyectos como issues, con una apariencia similar al navegador de issues, allí podrás:

  •    Ver el estado de cada proyecto.
  •    Ver las fechas más importantes de cada uno de tus proyectos.
  •    Ver las personas asignadas.
  •    Ver cualquier otro dato que hayas almacenado previamente en tus proyectos.

En total las acciones que puedes hacer desde la vista de proyectos son las siguientes:

  •    Seleccionar criterios de búsqueda y trabajar sólo con los proyectos que te interesan.

  •    Incorporar los datos de los proyectos que deseas ver a través de columnas.

  •    Guardar la búsqueda como un filtro para poder consultarla después o compartirla con tu equipo (De momento, acción sólo disponible para Data Center).

  •    Exportar a Excel el resultado de la búsqueda de tus proyectos.

  •    Suscribirte a una búsqueda, y recibir en tu buzón de correo el resultado en la frecuencia desees.

  •    Interactuar con todos tus proyectos de manera masiva a través de Bulk Operation. Conoce la importancia de esta característica.

Vista de lista de proyectos en JiraCon Projectrak puedes conocer y evaluar cada cambio que se ha hecho a nivel de la información de tus proyectos en Jira


2. Vista de entregas o releases de proyecto/producto en Jira

Al igual que la vista de anterior, esta vista es exclusiva de Projectrak y es imprescindible para los equipos que se apoyan en Jira para sus desarrollos de Software o para todos aquellos que usan las versiones de Jira como deadlines o entregas, ya que dispone en una sola vista, todos tus proyectos o productos y sus versiones, repartidas en el espacio temporal que hayas elegido.

Al igual que pasa con la vista de lista de proyectos, es posible configurar los criterios de búsqueda, guardar la vista como un filtro, u operar de manera masiva con los proyectos seleccionados, y además, te va a permitir hacer seguimiento de las versiones y sus estados, así como interactuar con ellas pudiendo cambiar sus fechas o acceder al "Release hub" para ver el detalle de cara versión.

La vista de releases te permite una visualización interactiva en el tiempo de las versiones de cada proyecto. La vista de releases de Projectrak (antes Profields) te ofrece una visualización interactiva en el tiempo de las versiones de cada proyecto.


Las vistas como herramienta táctica para el seguimiento de proyectos

Si estás valorando adquirir una herramienta de seguimiento de proyectos o necesitas realizar un seguimiento de tus proyectos en Jira, es importante conocer las vistas que disponga la herramienta que desees utilizar y entenderlas como mecanismos para realizar la parte táctica o más operativa del seguimiento de proyectos.

Si necesitas hacer un seguimiento desde una perspectiva más estratégica, debes apoyarte en los informes, de estos hablaremos en próximos artículos donde explicaremos su importancia y qué tipos de informes se pueden extraer de Jira.

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La base para visualizar proyectos en Jira

Para lograr un seguimiento de proyectos efectivo, es básico e importante, organizar de forma correcta la información de tus proyectos, por ello te ofrecemos esta guía que te permitirá organizar la información de tus proyectos de una forma optimizada.

Al descargar esta guía aprenderás a ordenar y catalogar tus proyectos en Jira con Projectrak.

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