En este artículo podrás aprender cómo hacer uso adecuado de las alertas para realizar un seguimiento de proyectos efectivo en Jira. Mantente informada o informado en todo momento sobre el desarrollo de tus proyectos en Jira y conoce el valor que aportan las alertas en Jira cuando estás haciendo seguimiento de proyectos.
Hace unas semanas publicamos un artículo que hace referencia a la importancia de los datos y porqué son importantes en la motorización de proyectos, hoy es el turno de las alertas o notificaciones de proyecto. Antes de empezar, vamos a hacer un pequeño repaso por el concepto genérico de las alertas.
El Arco del Seguimiento de Proyectos muestra las notificaciones como parte fundamental en el seguimiento de proyectos
En cualquier proceso y prácticamente en cualquier herramienta de software, la alertas o notificaciones son el mecanismo por el cual los distintos participantes o usuarios son informados sobre algo en concreto del proceso o de la herramienta. Existen tres tipos de alertas:
Notificaciones In-app (en la aplicación): Suelen tener formato pop-up (ventana emergente) o suelen ser una notificación expresa, ubicadas en alguna parte de la herramienta. En la herramienta de Atlassian, Confluence, tenemos un ejemplo de este tipo de notificación:
Este es el aspecto de las notificaciones dentro de la herramienta de colaboración de contenido de Atlassian, Confluence
Notificación por correo electrónico o email: Probablemente sea el mecanismo más habitual de notificación, y puede dividirse en dos tipos:
Notificación por mensaje (SMS, Microsoft Teams, Slack, Whatsapp, etc...): cada vez más, usamos herramientas de colaboración con importantes características de chat, como Teams o Slack. Esto permite que pasemos gran parte de nuestro tiempo en estas herramientas y por tanto, cada vez más se configuren notificaciones de este tipo en estas herramientas para tenerlo todo en un único sitio.
Notificación por mensaje en Microsoft Teams sobre un proyecto en Jira con Projectrak (antes Profields)
Las alertas son una pieza fundamental al hacer seguimiento de proyectos, en la parte reactiva de la monitorización del proyecto, ya que los líderes de proyecto, gestores de producto, gestores en general, etcétera... deben tener mecanismos para estar al día de lo que está pasando si necesidad de estar entrando constantemente a su herramienta de seguimiento.
Vamos a explicar, a través de tres ejemplos, cómo estar al día del progreso de tus proyectos o productos en Jira, utilizando Projectrak (antes Profields); dos ejemplos serán ilustrados con notificaciones de email y el otro ejemplo será ilustrado con una notificación de alerta (Es importante recordar que ni Jira ni Projectrak incluyen alertas In-App. Hay alguna aplicación en el Marketplace de Atlassian que proporciona esta característica):
Partamos de la base que en Jira puedes tener más de un proyecto y es posible que no te interese saber al detalle lo que pasa con cada uno de ellos. Por esto, puedes hacer seguimiento de aquellos proyectos que te interesan marcando la opción "Watch Project" de Projectrak.
Con la opción "Watch Projects" de Projectrak es posible recibir actualizaciones sobre los proyectos Jira que te interesen
A partir de ese momento, recibirás una notificación cada vez que alguien realice un cambio en el proyecto (si se realizan varios cambios en un período corto de tiempo, sólo recibirás un correo electrónico con todos los cambios). De esta forma, estarás en todo momento al corriente sobre lo que está pasando en tus proyectos:
Así luce el correo que recibirás cuando marques las opción de "Watch Projects" de Projectrak en Jira.
En el caso de que seas un líder de múltiples proyectos (¡demasiados!), y no te resulte productivo estar al tanto de todos los cambios de todos los proyectos, hacer uso de las suscripciones de proyecto de Projectrak representan una solución para ello (si sabes cómo funcionan las de Jira, estas te resultarán muy similares). Desde la Vista de Lista del navegador de proyectos (Project Navigator) de Projectrak es posible crear estas suscripciones, tal y como puedes ver:
Suscríbete a los proyectos sobre los que te interese conocer el progreso de una forma sencilla.
Decidir cuándo recibir la notificación con el listado de proyectos y la actualización de sus campos, es posible con Projectrak y es importante que lo sepas. El correo que recibirás con las actualizaciones de tus proyectos, tendrán un aspecto similar a este:
Así lucen los correos electrónicos que recibirás, indicando los cambios en tus proyectos Jira.
3. Configura una notificación a tu herramienta de comunicación
Las herramientas como Slack o Microsoft Teams, más que chats, son herramientas de comunicación colaborativas donde el chat es una funcionalidad más, y donde la herramienta en sí se ha convertido en el centro de las notificaciones de muchas empresas, en algunas incluso se ha visto reducido el uso del correo para las notificaciones más formales, dejando en la herramienta de comunicación la mayoría de las notificaciones asíncronas. Conoce cómo en DEISER clasificamos nuestras comunicaciones.
En este contexto, se hace imprescindible que los líderes de proyecto, gestores de producto, etcétera... puedan hacer parte de su seguimiento de proyecto(s) a través de notificaciones en las herramientas. Para ello, si estás usando Jira, y Projectrak para hacer seguimiento de tus proyectos en Jira, podrás junto a Automation for Jira configurar notificaciones en los canales de Slack o Microsoft Teams que deseas cada vez que algo cambie en tus proyectos en Jira. El siguiente paso sería ver la configuración y cómo se verían estas notificaciones en Teams. Por ejemplo, cada vez que se cree un proyecto en Jira:
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En la imagen se aprecia cómo es posible configurar Automation for Jira junto a Projectrak para recibir notificaciones sobre tus proyectos en el chat de tu empresa.
Hay varias posibilidades para estar informado en todo momento sobre lo que está ocurriendo en todos tus proyectos de Jira. Esperamos que este artículo te ayude a conocer las alternativas que tienes a mano para configurar tus notificaciones y así lograr hacer un seguimiento de tus proyectos más efectivo.
Si quieres saber más sobre notificaciones te recomendamos que leas este artículo (de momento en inglés). Por otra parte si te interesa conocer tus opciones para automatizar notificaciones o tareas alrededor de tus proyectos, descarga la guía que ofrecemos a continuación con siete ejemplos.
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