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Las auditorías avanzadas del Data Center de Atlassian

Guillermo Montoya
19-oct-2021 16:03:57

La posibilidad de supervisar el trabajo que se realiza en tus herramientas de software, es clave, bien sea a través de la generación de informes, o a través de listas con cambios históricos; cualquiera de estos mecanismos son tus mejores amigos, sobre todo si estás buscando impulsar la eficiencia de tu equipo a través de auditorías avanzadas. Es por ello que ofrecemos cinco consejos para obtener el máximo de una característica para las herramientas Atlassian Data Center.

Obtener información sobre las distintas formas en las que tus equipos utilizan tu software te permite ayudar a los equipos que trabajan con Jira Service Management (o con cualquier otra herramienta Atlassian Data Center) a obtener lo mejor de su herramienta, información que te podría llevar a determinar si necesitas implementar una matriz de priorización o quizá si existe un bloqueo en el flujo de trabajo que entorpece el trabajo, lo que sea, lo importante es que consideres las herramientas que tienes actualmente y revisar si estas proporcionan el tipo de datos, y esto lo puedes saber respondiendo las siguientes preguntas:

  •    ¿Están mis equipos siguiendo las mejores prácticas establecidas por la organización?
  •    ¿Cómo es el rendimiento de mi producto?
  •    ¿Puedo informar al equipo ejecutivo sobre nuestra posición de seguridad y cumplimiento?

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Si el software que utiliza tu equipo no te ayuda a responder preguntas como estas, entonces no está contribuyendo a la productividad, eficiencia y/o efectividad de tu empresa, y como administrador de un entorno on-premise significa que debes hacerte cargo de varios frentes, ya que aparte de gestionar toda la instancia, también hay que cumplir con los objetivos comerciales.

En estos procesos coinciden tareas de retención de datos, escalada de la herramienta, supervisión de su rendimiento y hacer seguimiento a la actividad del usuario final, y aunado a los requisitos de negocio, llevan a actividades que rompen los silos de la organización y establece formas consistentes de trabajo a través de toda la empresa, y eso es mucho que administrar cuando no es posible  supervisar o siquiera comprender lo que está sucediendo en tu instancia.

Conoce la auditoría avanzada para el Data Center de Atlassian 

Data Center ofrece una funcionalidad llamada "auditoría avanzada" que permite realizar auditorías en profundidad y crear un registro de lo que sucede en tu instancia a través de uno de los cuatro niveles de cobertura que ofrecen: desactivado, básico, completo, avanzado. Esto te permite registrar diferentes tipos de eventos según las necesidades únicas y la información que requiera tu organización. Una posible razón para migrar a Atlassian Data Center; depende de tus necesidades.

La función de "auditoría avanzada" está construida con capacidades de externalización de archivos, es decir, puedes integrar tus herramientas de Data Center de Atlassian con aquellas de monitorización de terceros, como Splunk, Elastic Stack, Sumo Logic o CloudWatch, lo que te permitirá aprovechar la externalización de archivos, e incluso utilizar funciones claves que proporcionen estas herramientas de monitorización, lo que te permitirá obtener aún más información sobre tus eventos.

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5 formas para obtener lo mejor de las auditorías avanzadas

La auditorías avanzadas proporcionan a las organizaciones la visibilidad y los registros necesarios que ayuden a demostrar el cumplimiento, mejorar la seguridad y mejorar el flujo de trabajo acorde a la necesidad de cada organización. Hay varias formas que te pueden ayudar a beneficiarte de forma estratégica y operativa y las vamos a enumerar a continuación:

1. Sé proactivo en lugar de reactivo

Hasta hace poco, la estrategias de los equipos de TI en grandes organizaciones tenían esta pinta:

  1. Algún compañero tiene problemas con su software.
  2. Crean un ticket en la mesa de servicio de TI para obtener ayuda con su problema.
  3. En ese momento, el ticket se suma a una cola hasta que se asigna a alguien del equipo de TI para resolverlo.
  4. Una vez asignado el ticket, se identifica y resuelve el problema.
  5. Después de resolver el problema, este se marcará como terminado, luego de mucho tiempo.

Este es un ejemplo de una estrategia de IT reactiva. Vamos a definir en qué se distingue una estrategia reactiva de una proactiva:

Estrategia reactiva

Estrategia proactiva


  •    Son aquella serie de acciones que se emprenden cuando se responde ante un problema.

  •    Este tipo de estratgia implica confiar en que el equipo informará sobre un problema mientras ocurre.

  •    Adoptar esta estrategia implica que tu equipo ya ha experimentado el problema y no podrá cumplir sus objetivos hasta que se resuelva el problema.

 

  •    Es un enfoque te permite rastrear todos los eventos que ocurren en tu instancia de forma histórica.

  •    Entre mayor cantidad de eventos registrados, sobre todo si son diferentes a los normales, te permitirá saber que algo inusual está ocurriendo y tendrás el tiempo suficiente para solucionarlo. 

  •    Adoptar esta estrategia te permite identificar problemas en tiempo real, o potenciales, y evitar interrupciones.

  •    Llevar una auditoría avanzada contable te ayuda a lograrlo.

 

2. Mantén tu instancia limpia

Es posible que hayas llevado a cabo una iniciativa de limpieza sin embargo eso es solo la mitad de la batalla. Si bien es importante analizar críticamente tu instancia y limpiar los datos antiguos o las configuraciones subóptimas, si no tienes las capacidades de monitorización o informes para asegurarte de que tus equipos estén usando los productos correctamente, es probable que termines donde comenzaste. Si examinas tu instancia de forma regular, puedes mantener una buena higiene de la instancia.

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Es posible que te preguntes qué significa tener tu instancia limpia. Esto significa que debes enfocar tus esfuerzos de limpieza y mantenimiento en las prácticas que has definido desde un principio. Sin embargo, los viejos hábitos son difíciles de romper y puede ser un desafío para los equipos cambiar la forma en que trabajan. Por ejemplo:

  1. Cuando los equipos operaban en silos, a menudo solicitaban campos personalizados que consideraban necesarios para llevar a cabo los objetivos de su departamento o equipo.
  2. Para ayudar a reducir la cantidad de datos y facilitar a los equipos el uso de sus productos, la limpieza de campos personalizados duplicados o no utilizados es una de las primeras iniciativas de limpieza que aborda un administrador.
  3. El problema es que después de haber realizado esta limpieza, sus equipos pueden continuar creando campos personalizados, lo que puede llevarte nuevamente a administrar una instancia subóptima (y eso es bastante ineficiente).

La auditoría avanzada del Data Center de Atlassian ayuda a que este tipo de situaciones sucedan al establecer los niveles de cobertura de administración y la configuración global. Por ejemplo, podrás rastrear cuándo alguien cree un nuevo campo, y así podrás abordar la situación antes de que se convierta en un problema más adelante.

3. Supervisa la seguridad y el cumplimiento

La seguridad y el cumplimiento son la máxima prioridad para cualquier empresa, sobre todo para las agencia gubernamentales, ya que las condiciones externas que están en constante cambio, como la evolución de las regulaciones, el aumento del trabajo remoto y los equipos distribuidos globalmente, hacen que la seguridad y el cumplimiento de tu instancia sean una iniciativa cada vez más importante y más dificultosa de hacerle seguimiento.

De acuerdo con la mayoría de las pautas de cumplimiento, debes monitorizar activamente los cambios en el comportamiento y el flujo de datos de su sistema, lo que requiere que necesitarás herramientas de software con capacidades de monitorización las 24 horas al día, 7 días a la semana.

Según el nivel de cobertura que hayas especificado, la auditoría avanzada registrará eventos que podrían ser importantes para la seguridad de tu instancia, como los intentos fallidos de inicio de sesión. Si ya estás utilizando una herramienta de monitorización de terceros, la auditoría avanzada del Data Center, te permite configurar la detección de anomalías mediante notificaciones que se enviarán cuando se produzcan eventos basados en los parámetros de seguridad que hayas definido.

4. Aumenta el rendimiento y la capacidad de tu instancia 

El rendimiento de tus herramientas de software puede generar preocupaciones, especialmente cuando tienes un equipo distribuido en todo el mundo, y si has decidido adoptar el enfoque de una estrategia proactiva y adelantarte a los problemas de rendimiento, debes realizar un seguimiento del rendimiento de la herramienta que te preocupa para comprender cuántas personas la usan y qué están haciendo allí.

El Data Center de Atlassian ofrece la posibilidad monitorizar y generar informes que puedan brindar información en poco tiempo, todo lo contrario a lo que se hacía antes: a nivel empresarial, que consistía en ejecutar pruebas de estrés para identificar los problemas de rendimiento.

La auditoría avanzada permite revisar las tendencias de uso, como el momento en el que tus herramientas Atlassian experimentan mayor tráfico de usuarios, o cuando aumente la cantidad de nuevos tickets o páginas creadas.

Después de habilitar la auditoría avanzada, se almacenan tus últimos 10 millones de registros, lo que te dará la oportunidad de revisar tus eventos existentes y tener una buena idea de tu punto de partida. Después, también podrás integrar el resto de tus herramientas de monitorización y así continuar trazando la actividad de tu equipo a lo largo del tiempo.

Realizando un seguimiento de estos datos, tu equipo de TI podrá comenzar a desarrollar un plan para mejorar el rendimiento de cada instancia, lo que significa que tus equipos tendrán los productos a su disponibilidad

5. Concéntrate en tus objetivos comerciales

Uno de los motivos más importantes por los que la supervisión y los informes son tan cruciales para el administrador de un entorno on-premise es que ayudan a optimizar algunas tareas diarias, y si modernizar tu infraestructura y buscar otras formas de aprovechar las tecnologías más modernas suele ser uno de tus objetivos comerciales, la auditoría avanzada representa una solución, ya que es imposible hacer las dos cosas al mismo tiempo.

Alinea la gestión de tus objetivos comerciales y la de tu equipo de TI >> 

La auditoría avanzada realiza un seguimiento de los eventos de tu instancia en tiempo real, y si se ha integrado con tus herramientas de monitorización, puedes configurar activadores (triggers) para notificarte cada vez que haya un cambio en tus eventos.

Al observar la actividad de tu equipo, también puedes comprender mejor cómo tus equipos usan tus productos y qué cambios puedes hacer para apoyarlos. Si has identificado que tiene muchos eventos de inicio de sesión de usuario en un momento particular del día, puedes comenzar a encontrar una solución que te permita escalar la infraestructura de tus herramientas de software.

Ahora que ya has aprendido acerca de cinco áreas clave en las que la auditoría avanzada del Data Center de Atlassian puede ayudarte a impulsar la eficiencia de tu equipo ¿Crees que esta característica representa una solución para ti y tu equipo? No dudes en dejar tu opinión en los comentarios, además, en próximas publicaciones de blog exploraremos cómo la auditoría avanzada te puede ayudar a resolver problemas comunes en Jira Service Management.

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¿Data Center o Cloud?

El anuncio de Atlassian de convertirse en una empresa primeramente en la nube, y la de dejar de lado a la opción Server, ha generado controversia entre los usuarios, y la duda: ¿migrar a Data Center o Cloud?

Si crees que las auditorías avanzadas en Data Center representan una solución a tus problemas, o quizá la residencia de datos en Cloud es más importante para ti, todo se resume en evaluar tus requisitos y tomar la decisión correcta, y si no estás seguro, cuentas con nosotros:

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