¿Cómo hacer una auditoría de proyectos Jira?

Es importante hacer la evaluación de proyectos, basada en los cambios que líderes de proyecto, gestores de producto o cualquier persona interesada ha hecho en cualquier momento, durante toda la vida útil de un proyecto o producto. Por ello, aquí te explicaremos cómo hacer una auditoría de proyectos, y estudiar el impacto que estos cambios han tenido.

Para realizar una auditoría de proyectos o evaluación de proyectos, es necesario que el sistema te permita evaluar los cambios realizados a lo largo de la vida del proyecto o producto. Es decir, que el sistema sea auditable.

La acción de auditar a los proyectos es esencial para hacer un seguimiento óptimo de proyectos. 

La evaluación del proyecto puede confundirse con el propio seguimiento del proyecto; a continuación te explicamos la diferencia entre el seguimiento del proyecto y la auditoría del proyecto:

Seguimiento de proyecto vs auditoría del proyecto

La diferencia principal entre el seguimiento de proyectos y la auditoría de proyectos radica en sus objetivos y el momento en que se llevan a cabo.

El seguimiento es un proceso continuo y tiende a concentrarse en lo que se está haciendo y en todo lo que pasa alrededor del proyecto. Sin embargo, la evaluación del proyecto sucede en momentos específicos para determinar cuán bien se ha instrumentado una medida y qué cambios se han producido.

En general, los datos obtenidos del seguimiento son utilizados por los responsables para mejorar la ejecución de los proyectos curso, mientras que los datos obtenidos de una auditoría de proyecto son usados por personas directamente relacionadas con el proyecto para verificar un cambio y/o recordar una situación anterior. También pueden ser usados por personas externas al proyecto para verificar la historia de un dato.

¿Cómo llevar a cabo una auditoría de proyectos en Jira?

En Jira existen al menos dos formas que permiten auditar y evaluar el trabajo realizado en la herramienta, sobre todo a nivel de las issues, con algunos datos a nivel de proyecto, y según tus necesidades:

•    Auditoría del sistema: La auditoría de sistema es una acción que sólo está disponible para los administradores de Jira, y permite dar a conocer de primera mano quién ha realizado la modificación de un esquema, un workflow, o un campo. Esta auditoría resulta muy útil cuando una instancia es administrada por distintos usuarios y existen configuraciones compartidas. Es posible que arroje ciertos datos a nivel de proyectos:
  

Este tipo de auditoría realiza seguimiento y registra las acciones más relevantes dentro del sistema

•    Auditoría a nivel de issue: Esta auditoría se realiza principalmente a través de su historia. El detalle que puedes obtener de ella puede variar en función del uso de la versión Cloud o Server; incluso hay algunos complementos disponibles en el Marketplace de Atlassian que te dan más información o que te permiten exportar la historia.
  
  Independientemente del nivel de detalle o del formato, lo que debes saber es que Jira almacena cualquier cambio realizado en las issues, permitiendo de este modo a cualquiera que trabaje con Jira consultar cuándo se produjo un cambio, cuál fue el cambio y quién realizó el cambio:
  

Evalúa lo que ocurre en tu Jira viendo cada uno de los cambios realizados en Jira a nivel de issue.

¿Cómo auditar los proyectos en Jira?

Como habéis podido ver hasta aquí, la auditoría del sistema, Jira en nuestro caso, es una actividad habitual y esta herramienta de Atlassian ofrece mecanismos para realizarla, principalmente a nivel de las issues.

A nivel de proyecto se pueden obtener algunos datos desde la auditoría de sistema, pero es importante recalcar que estos cambios corresponden en todos los casos a cambios en la configuración.

Si estás almacenando información de proyectos (o necesitas almacenarla) y necesitas evaluar cómo los proyectos han cambiado con el tiempo, Projectrak (conocido antes como Profields) es la solución que necesitas.

Esta app para Jira, además de cumplir con la misión de ayudarte a hacer seguimiento de proyectos, te permite almacenar datos de tus proyectos, y posteriormente auditar todos los cambios que se han realizado a través del tiempo, obteniendo un historial de cambios del proyecto:

Con Projectrak puedes evaluar cada cambio que se ha hecho a nivel de la información de tus proyectos en Jira

La información que almacena Projectrak es la habitual en los históricos y podrás encontrar los siguientes campos:

•    Date: fecha y hora en la que se produjo el cambio.
•    User: usuario que realizó el cambio.
•    Field: campo o propiedad modificada.
•    Original Value: valor que tenía el campo antes de ser cambiado.
•    New Value: valor producido por el cambio.

La evaluación de un proyecto depende en parte del histórico de cambios

Si estás valorando disponer de una herramienta de seguimiento de proyectos, no olvides validar que el sistema dispone de mecanismos para auditar la información.

Si ya estás usando Jira y quieres auditar los cambios ocurridos en tu proyecto, con la versión Data Center de Projectrak podrás acceder al histórico de cambios de tus proyectos, y así realizar una evaluación de tus proyectos basado en los cambios históricos, en cualquier momento que desees.

Si necesitas hacer una evaluación de tus proyectos Jira, es igualmente importante que organices y catalogues la información de tu proyecto dentro de la herramienta de una forma adecuada, es por ello que si estás dando tus primeros pasos con Projectrak, a continuación te ofrecemos un documento que te muestra cómo dar tus primeros pasos con la app para Jira.