El seguimiento de proyectos y la gestión de proyectos son dos actividades que a simple vista parecen ser la misma cosa, sin embargo, hay mucho qué diferenciar entre ambas; en esta publicación mencionaremos la disparidad entre ambos conceptos, y te ofrecemos consejos para lograr un seguimiento de proyectos efectivo.
Confundir el seguimiento de proyectos (Project Tracking) con la Gestión de proyectos (Project Management) es erróneo y común, y se suele referir a ambos conceptos para lo mismo. Es importante saber diferenciar cuándo estamos hablando de gestión de proyectos y cuándo estamos hablamos del seguimiento de proyectos.
Por ello definiremos:
Empecemos...
Un proyecto es el conjunto de actividades y tareas que deben realizarse para producir un producto, servicio o resultado específico, generalmente dentro de un plazo determinado, con un coste asociado y debe ser independiente a la herramienta que uses. Lo único que puede alterar la gestión de tus proyectos (en forma y no en fondo) es la metodología o método que uses para gestionarlos.
Entonces, ¿Qué es un proyecto en Jira? Esto cambia, ya que un proyecto en Jira no es más que es una colección de issues y esto puede ser cualquier cosa.
Aunque la herramienta está pensada para coordinar el desarrollo de un producto, también puede utilizarse para hacer el seguimiento de las tareas de un proyecto, gestionar un servicio de soporte, o incluso, puede ser un equipo, departamento o lo que quieras que sea, por tanto es importante no asumir que un proyecto en Jira es lo mismo que un proyecto en el contexto de la profesión de la Gestión de proyectos.
En la imagen te ilustramos esta idea y los alcances que tiene un proyecto en Jira (Jira project):
¿Cuáles son los usos que le puedo dar a un proyecto en Jira?
Listado con los procesos que habitualmente añaden valor en la gestión de proyectos, cuando ésta se aplican de forma adecuada:
Gráfico extraído de Informe anual de Wellington sobre el estado del campo de la Gestión de Proyectos en 2019.
Es importante recalcar que la gestión de proyectos debe ser independiente a la forma en que lo hagas (léase metodología), ya que en la mayoría de los casos tendrás que gestionar riesgos, costes, alcances, etc. y practicarlo de forma ágil o tradicional sólo debe impactar en la forma.
Hablando de forma general e ignorando el factor de qué herramienta vamos a usar, el seguimiento de proyectos es un tarea que tiene como propósito proporcionar datos reales sobre el progreso de un proyecto, lo que permitirá estar preparados para resolver problemas y hacer los ajustes necesarios. Ésta tarea suele estar a cargo de Gestores de Proyecto, PMOs, e incluso por los propios equipos.
El seguimiento de proyectos es una de las muchas actividades que se deben realizar cuando se está gestionando un proyecto, por ello muchos suelen asumir esta tarea de manera implícita a la gestión y no le suelen dar la importancia correspondiente y suelen esperar que los procesos generen datos por defecto que permitan hacer el seguimiento de proyectos, mientras que debería ser de la otra forma: El seguimiento de proyectos debe ser una acción pro-activa dentro de la gestión y no una acción reactiva al resultado de los procesos.
Por otro lado, Jira tiene su propia manera de ver los proyectos, por tanto independiente de cómo se estén gestionando los proyectos y cómo se esté realizando su seguimiento. Es importante que en Jira, las personas con el rol de Líder de Proyecto (Project Lead) tengan el control de todos los proyectos de los que estén a cargo, y que los Administradores de Jira (Jira Administrators o Jira Admin) puedan realizar un seguimiento de proyectos que les permita realizar mantenimiento de la instancia al día y así eliminar el caos que suele producirse por el crecimiento.
En ambos casos, debemos ver el seguimiento de proyectos como el conjunto de acciones a realizar, la serie de mecanismos de los que debemos disponer para para obtener datos reales de los proyectos y facilitar la toma decisiones:
El Arco del Seguimiento de Proyectos muestra los pilares en los que se debe apoyar una adecuada monitorización de proyectos.
El seguimiento de proyectos debe hacerse a través de datos y alertas:
Además, es importante que los proyectos sean accionables y auditables:
Disponer de vistas generales y creación de informes que facilite la toma de decisiones:
Si estás usando Jira y quieres empezar a recoger datos sobre tus proyectos, descarga la guía que ofrecemos a continuación, allí aprenderás cómo organizar y catalogar los datos de proyecto de una forma efectiva.
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