El seguimiento de múltiples proyectos debe ser un proceso que se apoye en una herramienta que permita una interactividad constante: interacción de las personas con la herramienta, de la herramienta con el proyecto y de las personas con el estado del proyecto. Recordemos que la interactividad de un proyecto es uno de los pilares en el seguimiento de proyectos, como podemos ver en la imagen a continuación:
La operatividad de la herramienta que facilite el seguimiento de proyectos, cualquiera que sea la herramienta, debe permitir a los gestores de proyecto o gestores de producto, actualizar la información de los proyectos de la manera más sencilla posible, con el objetivo de mantener actualizados los datos y facilitar que las personas interesadas y participantes, hacer un seguimiento del proyecto de forma efectiva. Por eso es importante la interactividad en el seguimiento de proyectos.
El Arco del Seguimiento de Proyectos indica que la Interactividad es esencial en la herramienta de software que utilices para llevar a cabo esta práctica.
Mientras un proyecto/producto esté vivo o esté en desarrollo, la mayoría de los datos también lo estarán, por esto es importante que la herramienta que uses para el seguimiento de proyectos permita actualizar la información de forma sencilla y accesible, a esto nos referimos al decir que el seguimiento de proyectos debe ser interactivo. De lo contrario, es posible que tu opción sea recurrir a almacenar información de proyecto en un documento Excel, lo que te llevará a tener esta información repartida en varios sitios. Una situación poco ideal ya que al final tendrás que aglutinar la información para poder hacer un seguimiento de proyecto o producto adecuado.
Es importante establecer mecanismos de monitorización tanto a nivel individual de cada proyecto como en su conjunto, por esto, a continuación, vamos a explicar cómo es posible operar y actualizar la información de múltiples proyectos y/o de cada uno de ellos, usando Projectrak (conocido antes como Profields) en tu Jira.
Uno de los pasos más sencillos es publicar el estado de un proyecto. Esto debe ser siempre una acción sencilla de realizar, en este caso, podrás disponer del campo Status y ubicarlo en el sitio que prefieras (paso previo: ver cómo organizar tus datos de proyecto en Jira con Projectrak):
Con Projectrak, el estatus del proyecto, está a la vista, como mejor se adapte a tus necesidades.
En la última columna del lado izquierdo de la copia de pantalla (“Subjective Data”), tienes la posibilidad de incorporar una estructura de datos que te ayudarán a potenciar el seguimiento subjetivo de tu proyecto con datos cualitativos, esto permitirá a los demás usuarios entender el contexto del proyecto:
Projectrak permite añadir información subjetiva al proyecto en Jira, para ofrecer mayor contexto.
El sistema permite que los usuarios reactivos hagan seguimiento de todos estos cambios por medio de notificaciones del propio sistema, para esto, es necesario activar la opción “Watch Project”, de esta forma, cada usuario recibirá notificaciones cada vez que un proyecto cambie:
La opción "Watch Projects" permite mantener las comunicaciones del proyecto, alineadas.
Hacer seguimiento de proyectos de manera individual está muy bien, pero cualquier sistema interactivo de seguimiento y gestión de proyectos debe permitir por defecto la posibilidad de operar con múltiples proyectos a la vez.
Projectrak te permitirá actualizar todos tus proyectos en masa mediante la funcionalidad “Bulk Operations”, donde podrás cambiar cualquier atributo del proyecto, borrar un conjunto de proyectos, asignar o quitar usuarios de roles, lo mismo para los componentes, asociar o desasociar layout y más!
Ahorra tiempo realizando cambios en masa en tus proyectos de Jira con pocos clics.
Supongamos que cómo jefa de proyecto quieres incorporar un nuevo desarrollador al equipo, para ello, un sistema interactivo no sólo debe permitirte realizar esta operación masiva en pocos clics, también debe informarte si finalmente se ha realizado la asignación a los proyectos o si ha habido algún problema:
Con Projectrak es posible cambiar los roles a través de múltiples proyectos, con un solo clic.
La posibilidad de automatizar tareas de actualización de datos representa la máxima expresión de la interactividad de una herramienta, y esto es posible incorporando Automation for Jira a la ecuación de Jira + Projectrak.
Al hablar de un sistema interactivo, no sólo nos referimos a la cohesión que pueda existir entre usuarios y el sistema, nos referimos también a la manera en la que el sistema debe interactuar con sigo mismo y la posibilidad de actualizar los datos del sistema sin mayor supervisión.
En Jira existen dos maneras de lograr la automatización de proyectos:
En el siguiente video (subtítulos en inglés) con Projectrak y Automation for Jira, podrás ver cómo actualizar el estado del proyecto en base a un evento del sistema, en este caso, la creación de una issue:
Tal como está esta integración, puedes incluir una gran variedad de automatizaciones, o desarrollarla tu misma haciendo uso de alguna app de scripting o directamente desde el propio motor de Scripts de Projectrak.
Las interacciones que ocurren en el seguimiento de proyectos dependen en gran medida de la herramienta en la que se realice esta acción, pero independientemente de la herramienta, es muy importante que las acciones que se realizan sobre los proyectos permitan al sistema mostrar la información real de los proyectos, y es tarea de los usuarios ocuparse en conocer el estado real de los proyectos y su progreso.
Si estás usando Jira, la manera de proporcionar interactividad a tus proyectos es mediante Projectrak, ya que va a permitir a los gestores actualizar la información de los proyectos directamente en los proyectos, y así mismo a todos los interesados hacer seguimiento de los proyectos sin tener que salir de Jira.
Si quieres aprender a lograr la automatización de tus proyectos con Automation for Jira y Projectrak, te recomendamos seguir haciendo scroll.
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