La función del Marketplace de Atlassian

El Marketplace de Atlassian es la plataforma que permite a los usuarios de herramientas como Jira, Jira Service Desk, Bitbucket, Trello y demás productos Atlassian, descubrir, probar y adquirir apps que añaden funcionalidades extra a las herramientas. En esta publicación original de Fabián López, Community Leader de Atlassian, explica la función del Marketplace de Atlassian.

Exención de responsabilidad: Estoy escribiendo este artículo como usuario, no tengo ninguna afiliación comercial con los desarrolladores de los productos que se mencionan a continuación y únicamente estoy exponiendo mi punto de vista personal sobre el tema.

Una pequeña intro sobre la función del marketplace de Atlassian

Hace unos meses Atlassian nos pidió a los Community Leaders que contáramos cuáles de las apps que hay en el marketplace (anteriormente conocidas como "plugins" o "complementos") han cambiado cómo utilizamos sus productos. El problema es que mencionar sólo una app es realmente difícil, así que les envié una lista con algunas sugerencias y me voy a referir a algunas de las apps de la lista en mis próximos artículos para la Community. Sin embargo, antes de entrar en materia me gustaría responder al comentario de Andy Barker, que dice que "la vida sin apps es una porquería". No estoy seguro de llegar a la altura de lo que Andy se espera, pero voy a intentar elaborar un poco por qué es importante utilizar apps.

Voy a utilizar la compra de un coche como analogía . Estoy seguro de que antes de cerrar una compra analizas qué productos en el mercado responden a lo que estás buscando, identificas coches que te gustan y acabas por dar con algo que cubre por lo menos tus necesidades "iniciales". Al final, puedes decir que estás contento con el proceso de elección y la compra final.

El coche que te has comprado basta para cumplir con tus requisitos de partida. Igual que tu plataforma Atlassian.

Sin embargo, se suele llegar a un momento en el cual van apareciendo necesidades adicionales. Por ejemplo, puede que quieras empezar a llevarte la bici, kayaks, o transportar un remolque. Qué duda cabe, todos esos añadidos no formaban parte del pack inicial de la compra, tampoco llevan a iniciar un nuevo proceso para adquirir un coche nuevo. Por el contrario, el único objetivo es, simplemente, agregar los accesorios necesarios (enganche de remolque, freno eléctrico, baca portabicicletas y baca de techo), que permitan seguir utilizando tu coche con un valor añadido que va a aumentar el retorno de la inversión (ROI) inicial.El retorno de la inversión se puede maximizar con unos pocos accesorios. Lo mismo pasa con algunas apps del marketplace.

En otras palabras: la plataforma de Atlassian que ya tienes proporciona la mayor parte de las características necesarias para empezar (igual que el coche). Sin embargo, hay algunos aspectos específicos que no forman parte de la hoja de ruta de Atlassian y probablemente tengan también una baja prioridad para todo el ecosistema. La buena noticia es que como hay otros usarios con esos mismos requisitos extras, hay quien ha decidido desarrollar apps para darles respuesta y, por tanto, comercializarlos con el resto del ecosistema.

Como consecuencia de la filosofía abierta de Atlassian, al mismo tiempo que se estaban desarrollando un conjunto de productos centrales también se estaban sentando las bases para un ecosistema de colaboración mediante una plataforma que abrazaba el espíritu emprendedor y fomentaba la colaboración. Todavía recuerdo mis primeros años usando Confluence y Jira (en 2009) y las reuniones con algunos individuos desarrollando aplicaciones exquisitas, como Roberto Domínguez, de Comalatech; Chris Kohlhardtfrom, de Gliffy; Tobias Anstett y Stefan Kleineikenscheidt, de K15t; o Igor Sereda , de ALM Works. Hoy, gracias a la comunidad de usuarios Atlassian, estos emprendedores tienen sus propias empresas con un buen número de empleados dedicados a cambiando la experiencia de usuario del stack de Atlassian, otorgándole mayor autonomía y capacidad de personalización.

Por eso, cada vez que pienses en apps para Atlassian y tengas que comunicar o convencer de si son (o no) necesarias, te invito a que hagas lo siguiente:

¡No te desanimes! Contextualízalo como si se tratara de cualquier otro proceso de selección en tu rutina diaria.
Explica que, aunque es necesario hacer inversiones moderadas, éstas van a maximizar el retorno de la inversión inicial.
Los usuarios van a poder satisfacer sus necesidades en un solo lugar sin tener que buscar soluciones alternativas cuya adopción afectaría seriamente a la productividad y el rendimiento.

En este artículo voy a ofrecer algunas consideraciones basadas en mi experiencia. Para ser justo tengo que mencionar que, debido a que en aquel momento estábamos apoyando una comunidad de código abierto dedicada a los registros sanitarios electrónicos (vxvista.org), teníamos accesos a licencias libres para en productos de Atlassian y apps del marketplace. Se trata de una posición privilegiada desde la que acudir al mercado, además de una oportunidad para explorar nuevas aplicaciones y apps. El marketplace era para mí como un parque temático.A continuación ofrezco algunas recomendaciones, ordenadas por la fase en el proceso de evaluación.

Primero hay que identificar la necesidad de negocio

No compres una app porque prometa. Piensa primero en tu negocio e identifica a los actores clave que han de participar en la evaluación y el uso de la solución propuesta.
Realiza una buena investigación para apoyar el proceso de cambio y proporcionar datos que permitan analizar objetivamente la situación actual y cómo va a cambiar mediante la adición de una nueva aplicación.
Considera la posibilidad de que existan otros usuarios con la misma necesidad de negocio (o similar). Eso hará más favorable el análisis del ROI.
Investiga en la community y en tu entorno para averiguar qué hacen otros usuarios para abordar el mismo problema.
Tan pronto como se reciba una solicitud para una aplicación en particular, tratar de darle la vuelta a la petición para convertirla en un análisis de las necesidades de negocio (una buena toma de requisitos siempre facilita la fase de evaluación).

Evaluar soluciones alternativas

Haz lo que esté en tus manos para averiguar si podrías abordar el problema con las prestaciones que ya tienes (de vez en cuando, una formación adicional puede ahorrar mucho dinero...).
Prueba alternativas y evalúa opciones de "desarrollo" o "adquisición". Seguro que hay expertos internos capaces de resolver el problema (si esa es la ruta, por favor, asegúrate de que todo está bien documentado y que haya más de un programador involucrado para poder contar con apoyo en caso de necesidad).
No hay que subestimar la complejidad de la solución, la configuración y la formación necesarias, que realmente pueden afectar a la adopción y el coste total.
Busca siempre usos secundarios de la app para maximizar el retorno de la inversión (ver este artículo como ejemplo). Dado el modelo de licenciamiento del marketplace y con pocas excepciones, cualquier app adquirida tendrá que coincidir con el número de usuarios de la plataforma. Así, pese a que pueda haber apps que atiendan a las necesidades de unos pocos, intenta averiguar cómo extrapolar el uso a otros usuarios por los que ya estás pagando.
Ten en cuenta dónde se alojan los datos (Cloud, Data Server, Server), el número de usuarios, etc .. El marketplace cuenta con filtros predefinidos para restringir las búsquedas.

Evalúa la documentación del producto y los servicios de apoyo prestados por el proveedor. Ponte en contacto con el proveedor para averiguar si ofrecen un proceso de aceleración que facilite la configuración inicial. Algunos proveedores ofrecen un par de horas como parte del servicio inicial.
Verifica si hace falta algún tipo de hardware adicional para ejecutar la aplicación y no asumas que todas la aplicaciones son de "plug and play". En algunos casos, necesitarás servidores adicionales, memoria u otros recursos para maximizar el uso de la aplicación. Por supuesto, cada cosa que añadas aumentará el coste total.
Interactúa con miembros de tu Atlassian User Group (AUG) más cercano y pregunta por la app. Puede ponerse en contacto con el líder del AUG y solicitar que este tema que se añada a la orden del día para la siguiente sesión. Ten en cuenta que los fabricantes del apps del marketplace tienen el permiso para hacer presentaciones durante las reuniones AUG, aunque deben centrarse enlas funcionalidades y no en aspectos comerciales. Además, una presentación abierta incorpora a otros miembros AUG como aliados en el proceso de evaluación.
Tómate todo el tiempo necesario para probarlo en tu entorno de desarrollo o de pre. La mayoría de las apps ofrecen licencias de prueba de funcionalidad completa (pero no te sorprendas si te encuentras con apps que limitan la duración o algunas funcionalidades clave, no me gusta esa situación escenario porque si voy a confiar en ellos con la compra de su producto, ellos tiene que confiar en mí con todas las funcionalidades durante un corto período de tiempo con fines de evaluación. Por supuesto, esta es solo mi opinión personal). Vamos a revisar algunas de las preguntas frecuentes que figuran en la información de Atlassian sobre el Marketplace, empezando por la número 10:

FAQ 10. ¿Pueden hacer las apps que mi producto vaya más lento?

A veces sí. Es posible que una aplicación dé problemas de rendimiento. Por ese motivo se recomienda aprender lo máximo posible acerca de una aplicación.
Puedes evaluar una app en un entorno de prueba antes de implementarla en producción. También puedes utilizar reseñas de clientes para aprender de otros usuarios. Visita el sitio web del proveedor de la app y revisa sus materiales de soporte y documentación.
Si sospechas que una app está causando problemas en tu producto Atlassian, intenta deshabilitar la aplicación para comprobar si el problema desaparece.

Ten cuidado con la descripción de la aplicación, a veces hay significados diferentes para las mismas palabras. Asegúrate de probarla en tu propio contexto y no fiándote en la descripción del vendedor.
Involucrar a otros miembros del equipo en el proceso de evaluación y tratar de encontrar, desde el principio, el uso adicional de la aplicación para justificar mejor la compra.
A menudo las funcionalidades de los productos y las apps de Atlassian se solapan, lo cual puede confundir a los usuarios. Trata de identificar esos solapamientos en una etapa temprana y asegúrate de que lo comunicas con claridad a miembros de tu equipo. Evalúa la posibilidad de deshabilitar la característica que se superpone y mantener la mejor opción para los usuarios.
Mientras buscas una solución al problema, presta especial atención a la clasificación del marketplace y el nivel de riesgo que te puedas permitir. Los parámetros que pueden ayudarte durante el proceso incluyen la cantidad de instalaciones, otros productos desarrollados por la misma empresa, productos de marca (como los de @Bob Swift [Bob Swift Atlassian Add-ons]), el sello de Top Vendor, las reviews, etc. Por otro lado, si tienes la posibilidad de probar cosas nuevas, no es mala idea dar una oportunidad a nuevos, ya que están dedicando su espíritu emprendedor a una nueva aventura. (comprueba la FAQ sobre la verificación del Marketplace para más información)

FAQ 6. ¿Puedo confiar en apps de terceros?

El marketplace te da visibilidad para comprobar si una app es fiable. Proporcionamos recursos como los siguientes para que puedas tomar decisiones informadas sobre las apps que utilizas.

Desde la página de detalles de la app:

Busca el icono de Top Vendor: indica que el proveedor de la aplicación cumple con las exigencias de Atlassian en términos de éxito del producto, soporte y fiabilidad del proveedor.

Leer opiniones y valoraciones en el Marketplace

Comprueba el número de instalaciones activas para evaluar la popularidad.

Algunos de los vendedores de aplicaciones proporcionan una versión ligera, lo suficiente para hacerse una idea, y luego la versión completa para ir al siguiente nivel (Automation for Jira Lite y su versión completa son un buen ejemplo)

Ten cuidado con las aplicaciones gratuitas, ya que probablemente sean la puerta de acceso a a otro producto o plataforma que no es tan gratuita. Serán muy buenos y la integración será maravillosa, pero el coste total se verá afectado.
Las aplicaciones de código abierto son geniales, pero recuerda comprobar siempre si tienen o no tienen soporte. Por supuesto, ten en cuenta el nivel de riesgo asociado a la estructura de soporte que te encuentres.
No te emociones demasiado con resolverlo todo a base de apps: puedes terminar con una plataforma inestable, enorme y difícil de mantener.
Evita la "sobredosis de apps". Puede llegar a pasarte y supone convertirse en un rehén a la hora de tomar decisiones sobre el mantenimiento de la plataforma. Tener demasiadas apps puede retrasar el ritmo de actualizaciones o incluso detenerlo por completo, si necesitas esperar que alguno de los fabricantes se decida a actualizar sus productos. Por eso, es recomendable tener una actitud equilibrada a la hora de decidir siguientes pasos.

El marketplace es como una tienda de chucherías: evita la sobredosis de "azúcar" y mantén saludable tu instancia de productos de Atlassian.

Implementación y adopción

Es necesario mejorar la documentación interna cuando se utilizan aplicaciones que permiten desarrollar scripts o ampliar ciertas funcionalidades. Te ayudará con la resolución de las necesidades del negocio, pero al mismo tiempo, si la solución no está bien documentada y el experto que lo hizo no sigue en la empresa, la felicidad inicial puede convertirse en una auténtica pesadilla.
Pórtate con la comunidad de desarrolladores de apps y haz críticas y comentarios para que puedan mejorar sus productos. Otros miembros de la comunidad te lo agradecerán.
Involucra a quienes se interesaron inicialmente en las primeras fases del despliegue: Asegúrate de que están satisfechos con la solución seleccionada para que se conviertan en promotores de las apps que vas a instalar.
Tan pronto como está en marcha atraer a los usuarios y formarlos como sea necesario para que pueda maximizar la tasa de adopción. Es muy común que los usuarios se desaniman cuando la aplicación requiere un cierto esfuerzo adicional. A pesar de saber que la nueva característica facilitará su trabajo en el largo plazo, que se quedó con los viejos hábitos o forma de hacer negocios mediante el uso de solución o procesos mal diseñados rechazar el deseo de aumentar su eficacia.
Ayuda a los usuarios y proporciona asistencia adicional mediante la identificación de promotores internos que dominen la aplicación y puedan ayudar en la generación de mejores prácticas y estudios de caso.
No te desanimes con apps complejas antes de haber medido cuál será el impacto. Algunos productos son pesados en la parte de configuración, pero para el usuario final son muy sencillos, tienen poca fricción y ofrecen unos beneficios y valor añadido descomunales. Dos buenos ejmplos son Insight for Jira o EazyBI, porque el administrador puede hacer la configuración inicial y luego los usuarios se benefician del resultado con poco esfuerzo.

Mantenimiento

Haz seguimientos de la frecuencia de lanzamiento de versiones que tienen los fabricantes y trata de organizar el proceso de actualización para no sufrir retrasos innecesarios. Ten siempre en cuenta posibles incompatibilidades entre las versiones de las apps y las versiones de productos Atlassian a las que estés considerando migrar. Eso te ayudará a minimizar el impacto sobre la plataforma y tus usuarios.
Tan pronto como actualices las apps, realiza una prueba completa, comprueba las páginas o proyectos más importantes que hagan uso de las funciones actualizadas para asegurarte de que se están comportando de la misma manera que en las versiones anteriores. Está comprobado que ocurre: algo que estaba funcionando puede desaparece con una actualización;) ¡Es un aprendizaje que he adquirido por las malas!
Reacción adversa: Algunas apps no saben jugar juntas y pueden causar conflictos con otras soluciones que hayas instalado. Por lo tanto, ante cualquier actualización es imprescindible comprobar el estado general de la plataforma y comunicar al equipo que deberán informar lo antes posible cualquier problema o anomalía que se encuentren al utilizar los productos.

Vigilancia

Realiza una evaluación periódica del uso de la app para asegurarte de que se utiliza según lo previsto.
Identifica a uno o más de los miembros de tu equipo y estimúlalos para que se familiaricen con todas las características adicionales que los fabricantes van añadiendoa las apps. Esto te ayudará a hacer frente a otras necesidades de negocio mediante el aumento de la utilización de las funcionalidades en soluciones que ya tienes, en lugar de añadir todavía más apps.
No midas el éxito de la aplicación sólo por el número de usuarios: algunos de ellas están pensadas para usuarios muy específicos. Antes de decidir la retirada de cualquier app, comprueba si los actores clave originales todavía la están utilizando.
En el caso de que decida retirar o sustituir una de las aplicaciones, hacer una investigación completa de los posibles efectos e implementar un plan de juego para la eliminación de páginas en las que se utiliza (Confluencia) o proyectos (Jira).
Para finalizar, y volviendo al primer paso (la necesidad de negocio que desencadena la compra): siempre se debe supervisar el uso de la app para, al menos, el equipo inicial que pidió a la solución. Si no se está utilizando probablemente se deba a que es difícil de adoptar o utilizar. Averigua en ese caso si otros miembros del equipo sí la están utilizado. Si desgraciadamente lo que descubres es que el uso es muy escaso, animar al equipo a reconsiderar las necesidades de negocio para evaluar si conviene desactivar la aplicación.
Al final, todo se resume en cómo tu equipo puede mejorar su rendimiento y su productividad. Procura estar alerta y ayudarles a descubrir qué alternativas existen en cada momento. ¡Seguro que cualquier ayuda que les puedas prestar será muy apreciada por todos tus compañeros!

¡A disfrutar de la búsqueda del tesoro!

En pocas palabras: sé cauto, lleva a cabo la "due diligence" del análisis preliminar, tómate el tiempo que necesites y no te lances a la compra sin haber evaluado las alternativas a lo que ya tienes. Confía en tus propios expertos y las soluciones o 'workarounds' que te propongan para hacer frente a necesidades de negocio parecidas. No olvides dejar documentada cualquier configuración o personalización de las apps. ¡Diviértete y disfruta buscando tu propio tesoro en el Marketplace de Atlassian!

Por cierto...

Si vas a algún Summit, visita a los fabricantes de apps del marketplace, comparte tus experiencias y dales feedback. Para ellos es fundamental asegurarse de que sus clientes (y evaluadores) tengan una buena experiencia de producto. ¡Además, es probable que disfrutes de un montón de regalos! (No les digas que he hablado del merchandising, pero hay regalos muy chulos, haz hueco en el equipaje cada vez que vayas a un Summit).

Aquí está la mochila de LucidChart en mi primer Tour de Palm Spring, mi primer ruta en bici de 51 millas. El portabicicletas y la mochila fueron las "apps" perfectas para nuestro viaje. Por cierto... no soy un ciclista pro, pero estamos empezando a darnos cuenta de lo increíble que es este deporte.