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6 tipos de informes de seguimiento de proyectos en Jira

Leo Díaz
13-ago-2020 12:32:43

La información almacenada en tus proyectos de Jira puede ser valiosa al momento de tomar decisiones de negocio. En este post, te mostraremos a través de seis ejemplos prácticos, cómo crear informes de seguimiento de proyectos en Jira, y cómo obtener lo mejor de ellos para estar al día del avance múltiples proyectos en la herramienta Atlassian. Es momento de comenzar a monitorizar proyectos de forma efectiva y tomar decisiones basadas en datos. 

La principal responsabilidad de un Gestor de Proyectos es tomar decisiones basadas en datos fiables obtenidos de informes de seguimiento de proyectos, confiar en la memoria es el error más crítico que se pueda cometer. Por supuesto, hacer frente a 8 proyectos, productos y/o equipos, es una tarea "sencilla", pero imagina cuando se trata de 35 - 130 iniciativas diferentes... los problemas no tardarán en llegar.

La memoria humana tiene un límite: la memoria de trabajo dispone de 15 segundos para procesar la información relevante (sin ensayos) y almacenarla en la memoria a largo plazo. Imagina cuánta información necesita ser procesada cuando hablamos de 35, 80, 130 o más proyectos, con un número mayor aún de tareas y datos incluidos en cada una de ellos. Una tarea prácticamente imposible para que el cerebro humano procese toda esta información al instante.

Contar con una herramienta de software de empresa con un fuerte componente visual que permita supervisar decenas de proyectos, es crucial para no perder la noción entre ellos, y así reforzar nuestra capacidad de memoria. Después de todo, sólo somos humanos.

Consecuencias comunes al hacer un seguimiento inadecuado de proyectos:

  •    Enviar correos electrónicos al equipo equivocado.
  •    Mezclar plazos cercanos para diferentes proyectos.
  •    Calcular incorrectamente el presupuesto de cada proyecto.
  •    Comenzar presentaciones para la dirección sin una imagen clara de lo que se va a discutir.

Para evitar el trabajo de investigación que no aporta ningún valor, búsquedas de datos de última hora, y actividades similares que consumen mucho tiempo, nuestra recomendación es confiar en informes generales de seguimiento de proyectos simples que desempeñen la función de un mapa de guía sobre los proyectos cada vez que se necesite.

¿Qué es un informe de seguimiento de proyectos?

La vista general del informe de un proyecto (traducción de project report overview en inglés) o informes de seguimiento de proyectos es una solución para mapear el rendimiento de múltiples proyectos en un solo sitio; son informes simples en formato de tabla que muestran información sobre diferentes proyectos, cada fila de la tabla pertenece a cada proyecto y cada columna para cada dato del proyecto, esta información puede incluir miembros de equipo, KPIs, activos, fechas límite o cualquier otro tipo de datos clave sobre los que necesites hacer seguimiento.

El informe general de un proyecto deben cambiar con el contexto, y los líderes deben definir a qué elementos se desean hacer seguimiento, y qué datos deben capturarse, siempre con el objetivo de encontrar el equilibrio entre la información completa y simple.

¿Cómo organizar los datos de proyecto para hacer un seguimiento efectivo?

Razones para crear un informe de seguimiento de proyectos en Jira

Los managers de las áreas de Ingeniería, Product Managers y Program Managers cuyos equipos trabajan con Jira, tienden a crear los resúmenes de proyectos en páginas de Confluence, una tarea que supone una importante dificultad al momento de estructurar información de una forma completa pero digerible.

Por ello recomendamos crear un informe general de seguimiento de proyectos directamente en Jira, donde todo ocurre, a pesar de las limitaciones que tienen los proyectos en esta herramienta al momento de crear estos resúmenes. Entre estas limitaciones de Jira respecto a los proyectos, podemos mencionar:

  •    Jira no soporta la información de proyecto, los datos a menudo deben ingresarse manualmente.
  •    Los datos introducidos a mano están inmediatamente desfasados.
  •    Los datos de fuentes externas requieren el uso de gadgets de terceros.

Una solución que te permite crear uno o varios informes generales de proyecto en Jira, es Profields, una opción disponible en el Marketplace de Atlassian, y totalmente gratuita los primeros 30 días de uso. Esta opción te permitirá, entre otras acciones, lo siguiente:

  •    Monitorizar el desarrollo del proyecto/producto de un vistazo rápido.
  •    Crear alertas que te mantenga comunicado a ti y al resto del equipo, a través de correos electrónicos (con agentes externos, incluso) automatizados o a través de alertas en la misma app. Conoce qué tipos de alertas puedes configurar en esta app para Jira.
  •    Estar informado sobre los datos de tu proyecto/producto, en tiempo real.
  •    Contar con la posibilidad de incluir datos de sistemas externos.
  •    Crear informes generales de proyecto dinámicos que permitan suscripciones por email.

Haz seguimiento de varios proyectos desde un cuadro de mando de Jira.

Toma decisiones basadas en los datos de informes generales de seguimiento de proyectos en Jira

A continuación te presentamos seis ejemplos de informes generales de proyecto que son aplicables en distintas circunstancias y configuraciones de empresa que te permitirán lograr hacer un seguimiento adecuado de los datos de tus proyectos y así tomar decisiones basadas en datos: desde TI, pasando por Innovación, departamentos financieros, seguido por proyectos orientados al cliente, desarrollo de productos e incluso proyectos en los que estén involucrados managers.

6 informes de seguimiento de proyectos en Jira

Para cada uno de los siguientes ejemplos, indicaremos qué tipos de campos personalizados de proyecto se han utilizado. Siempre que se utilicen campos de tipo Script, enlazaremos con el Centro de Documentación de Profields para que puedas recrear el campo en tu instancia sin programar una sola línea.

1. Monitorización y control de presupuestos en JiraMonitoriza la información de los presupuestos de tus proyectos en Jira

¿Cuándo usarlo?: Cuando se desee controlar el seguimiento de la información presupuestaria de tus proyectos, para saber cuánto ha gastado tu equipo. Es fundamental en cualquier proyecto basado en un presupuesto inicial, con un cliente interno o externo. También puede crear una cuarta columna con el presupuesto restante utilizando un cálculo sencillo.

Dificultad: Baja.

Cómo construirlo:

  •    Nombre del Proyecto: Nativo.
  •    Presupuesto: Campo numérico ("Numeric Field").
  •    Coste incurrido: Campo Acumulativo ("Cumulative field"). En nuestra instancia, la columna "Coste incurrido" muestra, por cada proyecto, la suma del campo numérico denominado "Coste" de cada issue dentro de cada proyecto.

2. Informes generales de proyecto para componentes de programaRealiza un seguimiento del estado de desarrollo de los componentes de programa en Jira

¿Cuándo usarlo?: Las empresas con programas formales de innovación suelen ejecutarlos en Jira. En este caso, es útil tener una visión simple a grandes rasgos de la cantidad de proyectos de innovación que hay para cada programa en la cartera, junto con la fase actual en la que se encuentran (tomamos prestado el estado del modelo Stage Gate) y cuánta inversión se ha realizado hasta ahora. El total de historias abiertas se usa aquí como un proxy de cuán grande es el esfuerzo en el proyecto actualmente.

Dificultad: Media.

Cómo construirlo:

  •    Nombre del proyecto: Nativo.
  •    Nombre del programa: Selector de proyecto ("Project picker").
  •    Fase actual: Campo de estado ("Status field").
  •    Historias abiertas totales: Campo de tipo script ("Script field").
  •    Inversión hasta la fecha: De forma similar al informe general de proyecto anterior, en nuestra instancia el campo "Inversión hasta la fecha" muestra la suma de cada campo "Inversión" de cada issue dentro de cada proyecto.

3. Identificar la información principal de cada proyecto de ITSM

Un informes de seguimiento de proyectos con la información principal de cada proyecto ITSM

¿Cuándo usarlo?: Las empresas con grandes departamentos de IT que se apoyan en ITIL o en cualquier otro framework de ITSM, identifican diferentes procesos para los servicios que brindan a toda la compañía en su catálogo de servicios de TI. Si necesitas gestionar distintos servicios en Jira (entendiendo cada proyecto Jira como un servicio), tener a disposición la cantidad de trabajo en curso y los equipos responsables de este trabajo puede ser muy útil para un mayor control de los servicios.

Dificultad: Alta.

Cómo construirlo:

  •    Nombre del proyecto: Nativo.
  •    Total de issues no resueltas: Campo de tipo Script ("Script field").
  •    Service Manager: Selector de usuario ("User picker") de selección única.
  •    Equipo Nivel 2 & Equipo Nivel 3: Selector de usuario ("User picker") de selección múltiple.

4. Seguimiento de Productos

Crea informes de seguimiento de productos en Jira

¿Cuándo usarlo?: En una compañía que gestiona varios productos, o en cualquier otra compañía con una arquitectura de microservicios, tener una visión general de cada equipo de producto puede ser muy beneficioso para la supervisión general y para las decisiones clave sobre recursos y velocidad.

Otra solución para controlar, en este caso, el progreso de las versiones de un producto, te recomendamos que conozcas un poco más sobre la Vista de Releases disponible desde el Project Navigator de Profields.

Dificultad: Baja.

Cómo construirlo:

  •    Producto: Nombre del proyecto (Nativo).
  •    Estado: Campo de estado ("Status field").
  •    Tickets abiertos ("Open issues"): Campo de tipo Script ("Script field").
  •    Último nombre de la release o versión: Campo de tipo script ("Script field").
  •    Última fecha de release o versión: Campo de tipo script ("Script field").
  •    Repositorio de Bitbucket: Campo de texto ("Text field").
  •    Bugs bloqueantes en QA: Campo de tipo script ("Script field").

5. Monitorizar servicio de soporte a demanda o "Bolsa de horas"

Un informe de seguimiento de proyectos de servicio contra demanda¿Qué es el servicio de "Bolsa de horas" que ofrecemos en DEISER?

¿Cuándo usarlo?: Las empresas de consultoría que ofrecen tiempo de sus expertos para que sus clientes lo consuman a demanda pueden automatizar la mayor parte de la gestión con Profields, así como lo hacemos en DEISER con el servicio que denominamos Bolsa de horas. Llevar a cabo éste servicio con éxito, incluye tener una visión general completa de todos los proyectos de soporte existentes.

Dificultad: Media.

Cómo construirlo:

  •    Cliente: Campo de texto ("Text field").
  •    Líder: Campo nativo.
  •    Tamaño de la Bolsa de horas o paquete: Campo numérico ("Numeric field").
  •    Tiempo total consumido: Campo acumulativo ("Cumulative field").
  •    Tiempo restante: Campo de tipo script ("Script field").
  •    Fecha de expiración: Selector de fecha ("Date picker").
  •    Expirado: Campo de tipo script ("Script field").

6. Hacer seguimiento de proyectos en Jira

Crea un informe de seguimiento de proyectos genéricos en Jira

¿Cuándo usarlo?: Este es el ejemplo más genérico. Por lo general, será útil en cualquier situación en la que la organización abarque una gran cantidad de actividades (proyectos, productos...) con diferentes objetivos y prioridades. En otras palabras: Si tienes más de 100 proyectos Jira alineados con diferentes tipos de actividades, puedes aprovechar las ventajas que ofrece un informe general de este tipo para hacer un inventario de lo que está sucediendo en todos los ámbitos de tus proyectos.

Dificultad: Baja.

Cómo construirlo:

  •    Nombre del proyecto: Nativo.
  •    Tipo: Nativo.
  •    Categoría: Nativo.
  •    Estado: Campo de Estatus ("Status field").
  •    Prioridad: Campo de prioridad ("Priority field").
  •    Líder: Nativo.

Como puedes ver, al aplicar estas prácticas en el seguimiento de múltiples proyectos en Jira, podrás ampliar las capacidades de gestión de proyectos en tu empresa, en especial si utilizas la app Profields. Todo esto con el fin de tomar decisiones más fiables basadas en los datos proporcionados directamente desde donde sucede el trabajo real: en Jira.

Aprende cómo sugerimos organizar los datos de tus proyectos para lograr mejores resultados.

Si tienes más dudas sobre la implementación de estos trucos, no dudes en ponerte en contacto con nosotros a través de nuestro formulario de contacto.

Si estás buscando formas de automatizar las actualizaciones de los datos reflejados en los informes de seguimiento de proyectos de Jira, para tomar decisiones más rápidas basadas en datos, consulta el e-book que hemos preparado con siete casos de uso de Automation for Jira con Profields que puedes descargar a continuación.

Este entrada de blog es fruto de la colaboración entre Jaime Capitel y Leo Díaz, con el apoyo de los equipos de Producto y Marketing de DEISER.

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