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Optimiza la automatización de proyectos en Jira

Leo Díaz
27-ago-2020 11:45:00

La automatización de proyectos en Jira, y en cualquier otra herramienta de software, es importante porque ofrece mayores espacios para la productividad y genera mayor colaboración en el equipo. En esta publicación te mostraremos cómo automatizar distintos aspectos en Jira que están directamente relacionadas con la información de proyectos, repasaremos algunos conceptos básicos, historia, y luego los aspectos técnicos de la configuración para lograr la automatización basada en información de proyectos.

La automatización de proyectos en Jira y otros aspectos siempre ha estado presente, principalmente mediante apps del Marketplace de Atlassian, primordialmente por la necesidad de eliminar tareas repetitivas, desencadenar acciones en función de distintos criterios, y tareas similares, cuando se pretende modelar procesos más allá de lo que da Jira por defecto, o simplemente cuando quieres ahorrar tiempo de proceso a tus usuarios.

¿Qué es la automatización de un proyecto?

Antes de definir el concepto en su totalidad, es importante definir cada aspecto:

Proyecto Proyecto en Jira Automatización


¿Qué es un proyecto?

Un proyecto es una serie de tareas que se deben completar para alcanzar un meta en particular, o como lo define el Project Management Institute (PMI) en su PMBOK “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.


¿Qué es un proyecto en Jira?

Un proyecto en Jira puede ser cualquier cosa, pero que podemos definirlo como un contenedor que almacena las issues (tareas, incidencias, bugs, etc..) de tus proyectos, servicios, productos, etc. La definición que Atlassian ofrece al respecto es: "una colección de issues... un proyecto de Jira puede configurarse y personalizarse  The definition Atlassian gives to it: “is a collection of issues... A Jira project can also be configured and customized to suit the needs of you and your team.” 


¿Qué es una automatización?

La automatización son todas aquellas tecnologías, máquinas y procesos que inciden en el ahorro del trabajo humano.

 

Siendo consecuentes con las definiciones, podemos afirmar que un proyecto en Jira no es necesariamente un proyecto, y también podemos decir que: la automatización de un proyecto es la acción de delegar en la tecnología (software –Jira-, en nuestro caso) todas las tareas posibles para conseguir los objetivos alrededor de tus proyectos. 

¿Cómo mejorar el seguimiento de proyectos en Jira con la automatización?

Como mencionamos al inicio de la publicación, la automatización en Jira siempre ha estado presente, principalmente mediante apps del Marketplace de Atlassian, en este caso, la automatización basada en información de proyectos en Jira es posible gracias a la integración nativa de Automation for Jira y Profields. Acompáñanos a repasar las soluciones que representan cada una de estas apps para Jira:

  •    Profields for Jira Data Center, Server and Cloud es una app disponible en el Marketplace de Atlassian que permite llevar a cabo un seguimiento de proyectos basado en campos y propiedades personalizables de proyecto, notificaciones, operaciones masivas y la creación de reportes a simple vista sobre tus proyectos en Jira. En el vídeo a continuación puedes entender un poco más al respecto en la presentación que hice en la primera edición online del DEISER Enterprise Day:

  •   Automation for Jira es una app también disponible en el Marketplace que te permite automatizar acciones que de otra manera tendrías que ejecutar manualmente o automatizarlas a través de desarrollo. Esto se puede lograr a través de reglas donde se configuran Triggers, Conditions and Actions

Antes de entrar en materia, un poco de historia nos ayudará a entender cómo surgió la integración entre estas dos apps...

¿Cómo surgió la integración entre Profields y Automation for Jira?

En el año 2016, una empresa llamada Code Barrell nos sorprendió a todos con una app llamada Automation for Jira, esta app consiguió hacer fácil la difícil tarea de automatizar, consiguiendo que usuarios menos avanzados lo lograran sin la necesidad de desarrollar o crear configuraciones complejas.

Tal fue el éxito de Automation for Jira que en ese mismo año ganaron el Codegesit como mejor app de TI, y un año más tarde se convirtieron en Atlassian Marketplace Partner del año, debido a su gran crecimiento.

La novedad más reciente de Code Barrel se ha dado a conocer luego que Atlassian anunciara la compra de Automation for Jira y su incorporación por defecto en instancias de Jira Cloud, tal como lo explica (en inglés) el siguiente vídeo:

Al integrar Profields con Automation for Jira obtendrás con menos esfuerzo.

Desde antes que todo esto ocurriera, en DEISER, desde hace un tiempo, veníamos considerando la posibilidad de integrar Profields con Automation for Jira, y no fue sino hasta 2019, después de entrevistar a varios usuarios, donde se hizo evidente la necesidad de integrar ambas apps, ya que los usuarios lo demandaban. La opinión de los usuarios de nuestras apps para Jira lo es todo para nosotros.

Así que contactamos con Andreas (co-fundador de Code Barrel) para contarle nuestra idea y conocer sus impresiones, una vez conversado y aprobado, realizamos una investigación para priorizar las funcionalidades que iba a llevar la integración, una vez priorizadas y definidas, diseñamos los componentes a desarrollar con los que esperamos llevar la automatización en Jira más allá de las issues (a continuación te lo contamos).

Al mencionar “llevar la automatización más allá de las issues”, nos referimos a llevar la automatización en Jira basada en información de proyectos que viene de su almacenamiento en Profields, por ello es importante que definamos la función de cada app:

Retos de la automatización de proyectos en Jira

La automatización es uno de los retos a los que nos hemos enfrentado históricamente los administradores y "configuradores" de Jira, bien sea hacer más sencillo un proceso o para reducir tareas repetitivas.

Entre los retos que solemos enfrentar comúnmente podemos listar:

  •    Actualizar un campo de proyecto en función de X evento.
  •    Notificar a X usuarios sobre un cambio en el proyecto.
  •    Realizar una acción en Jira sólo si el proyecto tiene un valor concreto en un campo determinado.

Ahora sí, manos a la obra con la solución:

¿Cómo automatizar proyectos en Jira con Automation for Jira y Profields?

La integración permite que Profields cohesione con Automation a todos los niveles que la app ofrece que son los siguientes elementos:

  1. Tres Triggers.
  2. Una Condition.
  3. Una Action.

The integration of Automation for Jira and Profields to track projects in Jira represents a  turning point in the automation of tasks directly related to project informationProfields y Automation for Jira están integradas de forma nativa a todos los posibles niveles para automatizar proyectos en Jira.

En todos los casos planteamos la integración alrededor de los campos de Profields, y en los Triggers hemos incorporado 2 componentes que van a permitir a los usuarios capturar eventos incluso más allá de Profields.

1. Triggers

Los Triggers son los elementos que permite disparar la automatización. Recordamos que, con esta integración, añadimos 3 nuevos Triggers, y sus objetivos son los siguientes:

  1. Automatizar tareas cuando un proyecto de Jira ha sido creado (Project Created): Configurar este Trigger te permitirá, por ejemplo, notificar en tu canal de Slack o Teams el momento en el que se ha creado un proyecto en Jira.

  2. Automatizar tareas cuando un proyecto de Jira ha sido eliminado (Project Deleted): Si deseas notificar a los administradores de Jira cuando un proyecto se ha borrado, solamente debes elegir este Trigger y luego configurar la acción de “enviar email” al grupo que desees..

  3. Automatizar tareas cuando se ha modificado el valor de campo de Profields en un proyecto de Jira (Project field value update): Entre otras posibilidades, este Trigger permite avisar a los Administradores de Jira que pueden archivar un proyecto. Para lograrlo, debes configurar una tarea que llegue a los administradores luego que el Project Lead o responsable del proyecto ponga el proyecto en status “archived”.

Automatically excecute rules for Jira projects using Automation for Jira TriggersAutomatiza eventos basados en cambios de las propiedades de proyecto almacenadas en Profields.

Como puedes ver no sólo nos hemos centrado en los campos de Profields, hemos dado un paso más allá permitiendo a los usuarios capturar eventos de creación y borrado de proyectos.

2. Conditions

¿En qué casos deben ejecutarse automatizaciones en tus proyectos de Jira? Al momento de definir estas situaciones, las condiciones que ofrece Automation for Jira son necesarias para decidirlo.

Considerando que los usuarios toman sus decisiones sobre sus proyectos en Jira basadas en los campos de Profields, incorporamos una condición que permite a los usuarios decidir si se ejecuta o no el automatismo seleccionado, en base a un campo de Profields.

Imagina que quieres recibir una notificación diaria con la información sobre los proyectos actualizados que tienen una prioridad “alta”, esta condición evitará que recibas la notificación con la información de todos los proyectos.

The list of conditios to create with Automation for Jira and Profields
Automatiza las tareas de los proyectos de acuerdo a uno o más valores asociados a uno o más campos creados en Profields.


3. Actions

Las Actions son, básicamente, las tareas que quieres automatizar y esta integración permite automatizar la actualización de los campos de Profields.

Create automated actions that reacts for project information in Jira with Automation and Profields
Actualiza de forma automática uno o más campos de valor de las propiedades de proyecto utilizando esta integración nativa.

En el caso que quieras cambiar el estado de un proyecto cada vez que se cree una issue, en el vídeo de abajo puedes ver cómo lograrlo gracias a esta integración.

En tres sencillos pasos, puedes ver cómo permitimos que la información de tus proyectos almacenada en Jira a través de Profields responda a automatizaciones integrándola con Automation for Jira:

  1. Añadimos un Trigger por defecto de Automation: "Issue Created".
  2. Incluimos la Action que hemos incorporado en Automation para que actualice el proyecto a “live.”
  3. Ponemos a prueba la automatización creando una issue, lo que nos permite ver cómo el proyecto ha cambiado.
Post_automation_4

 

¿Por qué crear automatismos a nivel de proyecto es tan importante? La automatización de tus proyectos en Jira te va a ayudar a reducir errores en tus procesos y ahorrar tiempo, así invertirás tu tiempo en hacer un seguimiento en detalle de tus proyectos en Jira gracias a Profields y su integración con Automation.

¡Comparte tus historias con nosotros! Queremos aprender cómo trabajas con esta integración. Envíanos cómo han sido tus automatizaciones con Automation for Jira y Profields for Jira, no dudes en contactarnos.

¿Te sientes preparad@ para comenzar a automatizar el seguimiento de tus proyectos en Jira? Si ese es el caso, descarga el e-book que contiene siete casos de uso distintos que presentan algunas situaciones en las que te puede resultar útil automatizar tareas que estén directamente relacionadas con la información de tus proyectos almacenada en Jira.

Esta publicación de blog es fruto de la colaboración de Leo Díaz y el equipo de Marketing de DEISER.

Automatiza tus proyectos con Profields y Automation for Jira

La guía para automatizar tus proyectos en Jira

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Automatiza alertas, actualizaciones de estados, cambios de valores y cada aspecto posible relacionado con esta integración, para que alcances un seguimiento efectivo de tus proyectos en Jira.

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