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Mejora la eficiencia de tus herramientas de software en cuatro pasos

Guillermo Montoya
05-may-2022 14:06:09

Desde el punto de vista del departamento de TI, dar soporte a todas las herramientas que utilizan todos equipos equipos dentro de tu empresa supone un gran reto, más aún, si estas herramientas no están consolidadas o no tienen posibilidades de extender su funcionalidad. Por ello, a continuación te ofreceremos una serie de consejos que te permitirán entender cómo puedes mejorar la eficiencia de tus herramientas de software para ofrecer un servicio de soporte de calidad, y ofrecer a cada equipo la oportunidad de trabajar con un software en óptimas condiciones.

Como mencionamos en la publicación sobre la estandarización de los flujos de trabajo, trabajar en silos dificulta la labor del equipo de TI, por lo que es más complicado que ellos puedan apoyar un enfoque de cambio dentro de la organización. Ten en cuenta que cuando el equipo de TI sólo se centran en dar soporte reduce su espectro de trabajo ya que puede abarcar menos, sin embargo, la historia puede ser otra.

Por ejemplo, el equipo de TI tiene que hacer un seguimiento de las licencias de usuario, el acceso de usuarios, la seguridad, revisar que la versión del producto esté actualizada y, si hay varias instancias, velar que todas estén ejecutando la misma versión. No es fácil hacer un seguimiento de toda esta información. Sin embargo, si no se hace, se corre el riesgo de que tu organización pierda dinero.

No sólo te enfrentas a este problema administrativo, sino que los equipos también se ven afectados negativamente porque los productos utilizados en toda la organización trabajan independientemente los unos de los otros.

Es cierto que el trabajo en silos pueden ser una razón por la que se está ofreciendo soporte interno a tantos productos, pero otra razón es que tus productos carecen de posibilidades de personalización. Cuando un producto puede funcionar de una manera determinada y sólo satisface las necesidades de una unidad de negocio, y es imposible extenderlo a toda la organización, significa que el equipo de TI debe seguir dando soporte a todos ellos para reducir cualquier riesgo para la productividad de tu equipo.

4 Formas para aumentar la eficiencia de tus herramientas

La clave está en permitir que tu equipo pueda apoyarse en un conjunto de herramientas, la solución nunca será dejar de ofrecer soporte a las herramientas dentro de tu empresa. Por el contrario, es importante asegurarte que tus herramientas tengan la opción a integrarse con otras.

Estas integraciones se pueden alcanzar a través del uso de apps y APIs. Muchas herramientas de software admiten integraciones u ofrecen APIs. Este tipo de integraciones deben crearse para satisfacer las necesidades del equipo en la medida que este crezca, y esto no puede hacerlo cualquier app o API, por ello es necesario que tengas en cuenta los siguientes puntos que te ayudarán a mantener la eficiencia a través de toda tu organización:

1. Agiliza la productividad

Uno de los mayores retos a los que se enfrentan los equipos a la hora de centrarse en los objetivos de la organización es la falta de colaboración: Si los equipos no pueden trabajar juntos, poco se puede lograr, o por lo menos llevará más tiempo del necesario, lo que conduce a una falta de productividad.

Digamos que uno de tus objetivos es crear una nueva función que requiere que varios equipos de desarrollo trabajen juntos. Sin que ellos tengan la visibilidad sobre lo que cada uno de los equipos está trabajando, esta situación puede ser un reto para las personas interesadas, como los gestores de proyectos o productos, ver el estado general del proyecto (Si usas Jira, con Projectrak, es posible ver el avance del proyecto desde distintas perspectivas, otra app que también puede ayudar en el caso de Jira, es Structure).

En el caso de Jira, extender funcionalidades a través de apps como estas puede ayudar a agilizar la productividad de los equipos, sin la necesidad de que el equipo de TI tenga que dar soporte a más productos que no se alineen con las herramientas ya existentes en tu organización

2. Crece junto a tus herramientas

La mayoría de las herramientas de software admiten algunas integraciones, pero a menudo no han sido creadas para manejar grandes cantidades de tráfico de usuarios, esto es un caso crítico para las empresas que están enfrentando el crecimiento. Una cosa es cuando las apps que tienes integradas a tus sistemas permiten que 500 usuarios las usen, pero es otra cosa es cuando miles de miembros del equipo, en múltiples ubicaciones en el mundo, están utilizando la misma integración cada día.

Las apps son tan importantes como las herramientas, por eso el Marketplace de Atlassian cuenta con más de 5,600 en total, donde la mayoría son aprobadas para Data Center, apoyan a los equipos en su crecimiento. Cada una de estas aplicaciones se someten a un riguroso proceso de pruebas para garantizar que pueden soportar niveles de tráfico alto de usuarios. También se han probado con la agrupación en clústeres activada para que puedan utilizarse con alta disponibilidad.

3. Personaliza tu entorno

Cada organización es única y tiene sus propias necesidades y requisitos, y las herramientas de software deben ser lo suficientemente flexibles como para satisfacer las necesidades, para crear mayor extensibilidad, es posible que algunas organizaciones hayan creado apps a medida para uso interno, en lugar de recurrir a terceros. Lo sabemos, porque es uno de los servicios que ofrecemos frecuentemente para los usuarios de las herramientas Atlassian, generalmente en Jira. Incluso, de esta forma nació nuestra app Projectrak.

Estas apps pueden ser muy valiosas y permitir que los equipos trabajen juntos de forma más fluida, pero también es importante recordar que estas apps también sean compatibles con las herramientas más importantes dentro de tu organización. Un aspecto que nuestro equipo siempre tiene presente.

Crear y añadir esta apps personalizadas permite impulsar la colaboración interna e integrar los flujos de trabajo de distintos equipos; a su vez, reduce la carga de gestión de activos por parte del equipo de TI (lo que ocurre cuando se gestionan demasiadas herramientas de software) y no se sacrifican las necesidades de la organización. Es por eso que dar pasos como este, es importante hacerlos bien y con extremo cuidado e incluso solicitar ayuda externa, en caso de ser necesario.

A medida que tu organización se crece, automatizar diferentes áreas de tu actividad cotidiana te permitirá apoyar a otros compañeros y equipos, e incluso puedes dedicar tu tiempo a innovar, en lugar de ejecutar tareas manuales. Por ejemplo, puedes usar una API que ponga en marcha una compilación a una hora específica del día. Otro ejemplo, podrías crear proyectos basados en las especificaciones de proyectos que ya existen usando una app. En ambos casos, tus equipos pueden seguir utilizando sus productos de una forma que satisfaga los requisitos de tu organización, sin que ello suponga una sobrecarga para tu equipo de IT, y además, añadiendo funcionalidad.

4. Mejora la estrategia de empresa

Tú, como administrador, desempeñas un papel fundamental a la hora de ayudar a otros equipos a construir sus propias estrategias para cumplir los objetivos empresariales generales de tu organización. Estas estrategias incluyen la implementación de prácticas DevOps, ITSM o Metodologías Agile. El objetivo principal de cada una de estas estrategias es realizar entregas de forma rápida y eficiente, sin afectar a la calidad.

Desde el punto de vista de la administración, eres responsable de dar soporte a los productos que permitirán a tus equipos aprovechar estas estrategias en sus actividades diarias, sin embargo, entendemos que te puedas quedar atascado cuando los distintos equipos soliciten trabajar con demasiadas herramientas. He allí la importancia de tener a tu disposición herramientas de software básicos que tengan posibilidad de extensibilidad, tanto como sea posible, y en el caso de Atlassian, las herramientas Data Center pueden llegar a ser flexibles y satisfacer las necesidades de cada equipo.

Para reducir esa brecha entre las capacidades de las herramientas y las necesidades de los equipos, basados en la estrategia de tu organización, las integraciones a través de APIs o apps, son beneficiosas, ya que te permiten ampliar las capacidades de las herramientas, añadir funcionalidad adicional y no abarrotarte de trabajo. Por ejemplo, si eres usuario de Jira Service Management como tu solución principal de gestión de proyectos de TI, y necesitas añadir capacidades de gestión de activos para tus productos, solamente tendrás que acudir al Marketplace de Atlassian, o a algún Atlassian Solution Partner para que te ayude a encontrar la mejor solución, ajustada a tus necesidades para alcanzar una estrategia integral, funcional y eficiente.

Sea cual sea tu necesidad, ya sea que tengas una necesidad específica sobre cualquiera de tus herramientas Atlassian y no esté disponible en el Marketplace de Atlassian, o quizá has visto más de una opción allí y no estás seguro cuál podría ser más rentable a nivel de funcionalidad/precio, es una labor en la que nuestro equipo de especialistas en Atlassian puede ayudarte, solamente debes contactarnos a continuación. 

Si estás buscando más información sobre las soluciones SaaS de Atlassian, recuerda que mensualmente puedes contar con las informaciones que ofrecemos en nuestro podcast sobre Atlassian en español, "Un paseo por las nubes de Atlassian".

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En DEISER tenemos un gran conocimiento sobre el ecosistema Atlassian. Si tienes dudas sobre integraciones, nuestras relaciones con otros Partners de Atlassian tanto dentro de España como fuera, nos ponen en una situación ventajosa que nos permitirá ayudarte a encontrar la funcionalidad del Marketplace de Atlassian que mejor se adapte a ti, tu equipo y tus herramientas.

Si ese no es el caso, nuestro equipo de profesionales estudiará tu caso, para ofrecerte un desarrollo a medida, de ser el caso, o alguna otra solución que se ajuste a tus necesidades y presupuesto. Si esto es lo que buscas, haz clic a continuación.

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