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Estandariza flujos de trabajo en la medida que tu organización crezca

Guillermo Montoya
13-ene-2022 16:04:10

Estandarizar procesos (en este caso, los flujos de trabajo) en la medida que tu empresa crezca, no es una tarea sencilla, sobre todo cuando el equipo de soporte está asistiendo a la empresa en otros proyectos y tareas, e incluso soportando varios productos de software y sus distintas instancias. Trazar una ruta de trabajo en esta labor, sin interrumpir la productividad de los equipos supone un gran reto, por ello, en esta publicación vamos a explicar un enfoque sobre cómo estandarizar los flujos de trabajo en tus herramientas de software empresarial

Una cosa es que el equipo ofrezca soporte a 50 herramientas de software y las personas que las utiliza, pero... ¿Qué pasa cuando cuando el equipo soporta a más de 400 herramientas?

Mantener los distintos flujos de trabajo aislados no es sostenible para nadie dentro de la organización, y a medida que la organización crece, las formas de trabajo que antes funcionaban ahora puede que no, y  una correcta aplicación y estandarización de los flujos permitirá a los equipos colaborar de forma fluida, apoyando a su vez la consecución de los objetivos comerciales de cada equipo.

Durante este proceso te encontrarás que aunque algunos equipos utilicen las herramientas de forma similar, no es sostenible. Imagina la siguiente situación:

Cada equipo ha creado un flujo de trabajo personalizado en distintas instancias, que probablemente hayan sido creadas en zonas geográficas específicas (en el caso de organizaciones distribuidas por el mundo). 
Además, si intentas limpiar los flujos dentro de esas instancias, no será posible, ya que algunos componentes creados para esos flujos de trabajo se utilizan en otros, por lo que corres el riesgo de inutilizar el uso de algunas herramientas y la productividad de los equipos.

Si adicionalmente, estás enfrentando esta situación en un entorno en el que no existe una política de administración establecida, o faltan protocolos o buenas prácticas, estarás frente a una tarea herculeana de superar. Pero no te preocupes, a continuación te presentamos una forma que te lo permita:

¿Cómo enfrentar el cambio en la medida que tu organización crezca?

Para impulsar el cambio es necesario encontrar herramientas de software de empresa que te ofrezcan la suficiente flexibilidad al momento de respaldar las necesidades de los equipos dentro de tu organización, y a su vez puedan utilizarse en toda la organización y sean adaptables a los cambios de la organización en la medida que esta crezca. Desde nuestra perspectiva, las herramientas de Atlassian alojadas en la opción Data Center, puede ayudarte a estandarizar los procesos. En este caso, tus flujos de trabajo:

Conoce una alternativa al Data Center de Atlassian: La opción en la nube para empresas >> 

3 Preguntas que debes responder antes de estandarizar los flujos de trabajo:

  1. ¿Qué herramientas de software debes utilizar?
  2. ¿Cómo alinear los flujos de trabajo?
  3. ¿Cómo implementar flujos de trabajo de forma estándar?

1. ¿Qué herramientas de software debes utilizar?

Hay varias herramientas que satisfacen las necesidades de unos y otros de forma desigual. La clave está en encontrar herramientas que permitan la colaboración entre cada equipo de toda la organización. Para comprender si tus herramientas satisfacen estas necesidades, es importante:

  1. Documentar todas las herramientas de software en tu organización con sus respectivos casos de uso y capacidades.
  2. Identificar las herramientas se adaptan mejor a las necesidades de los equipos y a las comerciales.
  3. Identifica qué herramientas están duplicadas y la cantidad de instancias que están en ejecución de cada una.
  4. Analiza la oportunidad de consolidar las herramientas/instancias.

Esto te ayudará a identificar si tus productos satisfacen todas las necesidades de tu organización, ya que no contar con herramientas de software que se alineen con las necesidades de cada equipo , será necesario continuar brindando soporte de forma personalizada, y si la organización está creciendo se convierten en una gran barrera al momento de romper silos y empoderar a los distintos equipos para que colaboren de forma más ágil.

Tener una pila de herramientas de software que trabajen de forma coordinada creará una experiencia de trabajo positiva de extremo a extremo. Toma estos ejemplos de flujos de trabajo comparables:

2. ¿Cómo alinear los flujos de trabajo?

Para alinear tus flujos de trabajo, debes comprender las necesidades de los distintos equipos. Ellos no están familiarizados con todas las capacidades de las herramientas de software, tu sí.
Para obtener esta información, puedes entrevistar a representantes de cada uno de tus equipos y formular las siguientes preguntas:

  1. ¿Qué herramientas utiliza tu equipo actualmente?
  2. ¿Tu equipo está satisfecho con esas herramientas?
  3. Por favor describe cómo usas cada una de las herramientas.
  4. ¿Cómo te gustaría que fuera tu flujo de trabajo?
  5. ¿Deseas que tus herramientas pudieran hacer más?
  6. ¿Tu herramienta de software funciona como lo necesitas?

Las respuestas a estas preguntas te llevarán a darte cuenta que los flujos de trabajo de cada equipo, en general, será bastante similar. Toma este ejemplo de flujos de trabajo comparables:

Por ejemplo, en el caso de la pila de productos Atlassian, los desarrolladores suelen utilizar Jira Service Management Data Center para realizar un seguimiento de su trabajo de desarrollo a nivel de tareas, y pueden personalizarlo para admitir, además, la tarea de realizar la documentación dentro del flujo de trabajo, vamos a explicar cada situación y cómo alinearla:

El flujo de trabajo de desarrollo: Teresa es desarrolladora y tiene asignada una tarea en Jira Software Data Center para corregir un bug, esta tarea incluye toda la información relevante que necesita para comenzar a trabajar (fecha de vencimiento, sistema operativo y versión afectada), para poder avanzar, debe enviar una solicitud al equipo de soporte (o al equipo de TI) mediante Jira Service Management Data Center, para obtener acceso a una máquina virtual que esté configurada con los requisitos específicos que se enumeraron en la tarea.

Una vez que tenga su máquina virtual, Teresa comenzará a trabajar en la corrección de errores, almacenando todo el código en Bitbucket Data Center, que está integrado con Jira Software (así los Product Managers y otros desarrolladores del equipo tengan visibilidad), y en la medida que avance, Teresa actualizará su ticket con la tarea a través de los estados apropiados hasta cerrarlo.

El flujo de trabajo de documentación: Don es un redactor técnico de contenido que está creando la documentación para la nueva función que Teresa ha creado y se lanzará. Para comenzar a trabajar en el proyecto, se le asignará otro ticket desde Jira Software Data Center, con toda la información necesaria.
Para comenzar a trabajar, Don escribirá el contenido en Confluence Data Center, donde puede hacer referencia a diferentes versiones, e incluso recibir correcciones en tiempo real de otros compañeros hasta finalizar y cerrar el ticket.

Como ves, alcanzar la interconexión entre distintas herramientas de software (los productos Atlassian, en este caso) facilita el trabajo, mejora la comunicación y agiliza el trabajo y la producción del equipo. Además, contar con flujos de trabajo estándar entre las herramientas ayudará al equipo de soporte a respaldar las necesidades de la organización.

3. ¿Cómo implementar flujos de trabajo de forma estándar en las herramientas Atlassian?

Para implementar flujos de trabajo utilizando las herramientas de software del pila de Atlassian te recomendamos seguir los siguientes pasos:

a. Elige las herramientas de software

Una vez con las respuestas de la entrevista anterior recopilada y analizada, ha llegado el momento de la toma de decisiones. Debes elegir qué productos del pila de Atlassian necesitas para satisfacer las necesidades de cada equipo.

b. Define los flujos de trabajo que son necesarios.

Es importante que comiences este proceso con las herramientas que pueden ser más importantes para tu organización, ya que se utilizarán al máximo y cuanto antes. Los pasos consiguientes serán:

Decidir qué flujos de trabajo se adaptarán mejor para cada equipo: por ejemplo, el flujo de trabajo implantado para el proceso de creación de la documentación puede que no sea útil en toda la organización, pero quizá los de los desarrolladores sí.

Adapta los flujos a las necesidades de cada equipo, como los campos personalizados que respalden cualquier necesidad que no esté predeterminado en el flujo.

c. Consolida las instancias de cada herramienta

En este paso tendrás que decidir qué es más efectivo, y cómo se beneficiarán más tanto tus equipos como tu organización: consolidando las instancias o no. En el caso que si lo harás así, será necesario estandarizar la configuración en todas las herramientas.

Para tomar esta decisión de forma más rápida, la respuesta a las siguientes preguntas te ayudará:

  • ¿Son útiles estás instancias?
  • ¿Las instancias están impulsando la integración entre las herramientas?

Es importante revisar, modificar y comunicar cualquier cambio en los permisos y privilegios de los usuarios a sus equipos.

Si eliges consolidar, comprende qué opciones tienes disponibles. Por ejemplo, si creaste una instancia para apoyar a tus equipos distribuidos geográficamente en todo el mundo, ¿tienes una solución que garantice que tus equipos no experimenten problemas de rendimiento? Lo que te llevará a buscar funciones compatibles con redes de distribución de contenido (CDN).

d. Optimización del rendimiento de tu instancia

Es momento de encontrar una forma de limpiar los elementos que no se utilizarán en las distintas instancias para que puedas ofrecer una mejor experiencia de usuario a los miembros de cada equipo y para ofrecer un mejor rendimiento de la instancia.

Las herramientas del pila de Atlassian ofrece funciones como el archivo de proyectos y tickets, o el optimizador de campos personalizados que te ayudarán a cumplir esta labor de forma más eficiente.

Al limpiar los datos que no se utilicen, podrás continuar creando flujos de trabajo que tengan sentido para tu organización, creando mejores prácticas en la administración de usuarios y consolidando las herramientas de software de tu empresa, sin dejar de lado el hecho de que reducirás considerablemente la cantidad de datos que esta información ocupa en el índice, ahorrando costes de infraestructura.

Si estás buscando homogeneizar y estandarizar los procesos y flujos de trabajo dentro de tu empresa, no dudes en contactarnos, nuestra experiencia está basada en las herramientas de Atlassian y marcos Agile, ITSM y DevOps, nos llevarán a ayudarte a evaluar tu situación, aconsejarte y acompañarte en tu proceso de transformación, en caso que así lo necesites. ¡Sigue leyendo!

Contacta a DEISER - Atlassian para estandarizar flujos de trabajo en la medida que tu organización crezca

Estandariza tus flujos de trabajo

Si tu empresa está creciendo y estás teniendo dificultad al momento estandarizar los flujos de trabajo de todas las herramientas de todos tus equipos, no dudes en contactarnos.

Nuestra recomendación dependerá enteramente de tus necesidades y en el entorno con el que estés trabajando y si crees que alguna de las soluciones que te hemos presentado serán útiles, haz clic en el botón a continuación.

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