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Guía de licencias Jira Service Management: Calcula los usuarios

Lara López García
19-sep-2018 16:00:00

¿Estás valorando usar en tu equipo pero no tienes claro por cuántos usuarios debes pagar? En este artículo te aclaramos las dudas más habituales sobre las licencias Jira Service Management, el help desk de Atlassian, para que puedas empezar a usarlo sin pagar más de lo que necesitas.

En el caso de las licencias Jira Service Management suelen aparecer serias dudas a la hora de estimar el número de usuarios:  qué usuarios vas a tener que pagar, incluso para quienes ya hacen uso de otros productos de Atlassian como Jira Software o Confluence, 

3 Aspectos a considerar antes de adquirir licencias de Jira Service Management:

  1. Los clientes no cuentan.
  2. Los administradores de sistema sí cuentan.
  3. Los usuarios de Jira Software no son usuarios de Jira Service Management pero hay excepciones.

Pero antes de responder esta duda tan habitual, es importante aclarar cómo está pensado el licenciamiento en Jira Service Management.

Todo lo que debes saber sobre la evolución de Jira Service Desk a Jira Service Management >>


Una persona no es equivalente a una licencia.

Es muy común pensar en los usuarios como si hubiera una relación 1:1 entre las personas que emplean el producto y la cantidad de licencias que se deben adquirir. Pues bien, el truco está en que, en el mundo de Jira Service Management, esto es impreciso.

Hay que tener en cuenta tres cosas para entender por qué la relación de personas que acceden a Jira Service Management no es igual al número de licencias por las que hay que pagar:


1. Los clientes no cuentan.

A diferencia de otras soluciones ITSM, en Jira Service Management no es necesario pagar para que los clientes puedan reportar incidencias. Si no hacen más que abrir tickets y recibir soporte, su acceso es gratuito, ya sean empleados internos o usuarios finales.


2. Los administradores sí.

El administrador de tu instancia de Jira Service Management consume licencia como cualquier miembro del equipo de atención al cliente. Esto es especialmente importante para calcular el número real de usuarios de pago en equipos pequeños.


3. Los usuarios de Jira Software no son usuarios de Jira Service Management.

A pesar de ser productos de Atlassian y su nombre comience por "Jira" son dos productos diferentes. Incluso cuando convivan en la misma máquina su licenciamiento se calcula por separado, es decir, no comparten usuarios. Si una persona tiene que usar ambos productos, contabilizará como usuario de pago en cada uno de ellos. No obstante existen las siguientes excepciones:

  1. Los usuarios de Jira Software pueden tener permisos para ver las incidencias de Jira Service Management, comentar, e incluso actuar como autorizadores; sin embargo, no pueden consultar los SLAs ni los informes nativos de JSD.
  2. Por su parte, los usuarios de Jira Service Management pueden mencionar a usuarios de Jira Software para involucrarlos en tareas determinadas, sin necesidad de consumir licencias adicionales.


Entonces, ¿qué debo contar como un usuario de Jira Service Management?

Para estimar la cantidad de usuarios de pago de tu Jira Service Management, te recomendamos distinguirlos por usos internos que vayan a hacer. Nosotros los hemos dividido en los tres siguientes:

  1. Gestión y resolución de tickets, incidencias o issues. Todos aquellos usuarios que realicen cualquier gestión de los tickets desde el punto de vista de su resolución. 
  2. Administración y configuración del producto. Los usuarios que configuren y/o administren Jira Service Management cuentan como usuarios de pago pese a no intervenir en la resolución de los tickets.
  3. Análisis e informes. Los usuarios que aunque no realicen ninguna de las tareas anteriores, entren en Jira Service Management para analizar indicadores, consultar SLAs, visualizar información, obtener informes, etc.

Todas aquellas personas incluidas en alguno de los grupos anteriores deberías contabilizarlas como usuarios de pago.

¿Estás comenzando a trabajar con Jira Service Management? Lee esta guía >>

 

Recomendaciones adicionales

Aunque creemos que con lo que te hemos contado hasta aquí ya es suficiente para que seas capaz de calcular el número de usuarios correcto de tu Jira Service Management, queremos hacerte unas últimas recomendaciones para que no se te escape nada:

  1. Equipos pequeños: Si te basta con 3 agentes, estás de suerte: los equipos de este tamaño tienen un precio especial de 10$ anuales en server y 10$ mensuales en cloud. Estas tarifas entran dentro del modelo de filantropía corporativa de Atlassian y son donadas íntegramente a la ONG Room to Read, que las usa para construir bibliotecas y escuelas en países en vías de desarrollo.

  2. Diferencias entre Cloud y Server: ¿Cuál es la dimensión de tu equipo de atención al cliente? Ten en cuenta que en modalidad Cloud a partir de tres agentes pagarás exactamente por cada miembro del equipo, mientras que en Server es por tramos de usuarios: 3, 5, 10, 15, 25 o 50, etcétera. Si quieres tener un número flexible de usuarios sin que eso impacte a tus pagos, es recomendable que vayas a server.

  3. No olvides a nadie: Esto incluye a quienes vayan a trabajar en el proyecto de configuración y despliegue, los directores del servicio y agentes encargados de gestionar las actividades diarias. Y recuerda: Las personas que vayan a administrar el entorno cuentan como usuarios de pago incluso en las licencias de 3 agentes.

  4. Ten en cuenta las vacaciones: Si eliges la modalidad Cloud en pago mensual, recuerda que la gente se va de vacaciones y puedes ajustar el número de usuarios para ahorrarte la suscripción de aquellos que no vayan a hacer uso del producto.

  5. Si tienes un servicio 24/7 o que implique turno y/o guardias, ellos también cuentan como usuarios de pago.


Transforma tu Jira Service Management

 

Guía de Licenciamiento Jira Service Management

Esperamos haber aportado respuestas a vuestras dudas y que éstas os sirvan para calcular mejor vuestra inversión en los productos Atlassian.

 

Pero para estar seguros, queremos facilitaros aún más las cosas cuando llegue el momento de tomar la decisión, por eso ponemos a tu disposición una Guía de Licenciamiento Jira Service Management con la que podrás comprobar de un vistazo las diferencias de licenciamiento y prestaciones entre Jira Service Management, Jira Software y Jira Core. Con nuestra guía podrás tomar la decisión de compra correcta y proporcionar a tu equipo lo que necesita.

Este artículo ha sido escrito por Lara López García y Jaime González-Capitel.

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