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¿Migrar o integrar Confluence y SharePoint Online? La tarea de un administrador de sistemas

Communardo
07-mar-2019 13:06:59

Probablemente te preguntes si integrar Confluence y SharePoint Online, o viceversa es un opción. Como administrador de sistemas, tal vez, estás buscando migrar de un sistema a otro. En este artículo, consideramos la importante cuestión de la migración frente a la integración e introducimos una solución sencilla para integrar Confluence y SharePoint Online.

¿Eres administrador de sistemas y tu organización utiliza Confluence y SharePoint Online? Probablemente ya sabes que estas dos son buenas plataformas... cuando se usan solas.
Cuando se usan juntas, pueden ser un gran dolor de cabeza tanto para los equipos como para los administradores:

  • Los usuarios no saben adónde ir para encontrar información.
  • Los responsables de proyectos pierden mucho tiempo gestionando personas e informaciones a través de los sistemas, y los antiguos problemas de los archivos de correo electrónico, el control de versiones y la información obsoleta interfieren en el trabajo en equipo efectivo.

Confluence y SharePoint Online: Una historia familiar

Los Atlassian Platinum Solution Partners en Alemania, Communardo han trabajado con muchas grandes empresas que utilizan tanto Confluence como SharePoint Online. Típicamente, esto no está planeado. Es algo que sencillamente ocurre. Una historia que puede sonar familiar.

A menudo comienza cuando el equipo de desarrollo de software decide usar wikis de Confluence como complemento de Jira. Dado el bajo costo y la facilidad de uso de Confluence, los equipos individuales son capaces de desplegarla rápida e instantáneamente y cuentan con una herramienta robusta para colaborar y compartir conocimientos. En poco tiempo, Confluence se convierte en una parte indispensable de sus flujos de trabajo. También se convierte en un depósito de grandes cantidades de datos críticos para la empresa.

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Esto se convierte en un problema cuando otras partes de la organización utilizan SharePoint Online. Los equipos de negocios como Ventas y Marketing pueden necesitar acceso a la información de Confluence. Por el contrario, es posible que los equipos técnicos tengan que consultar los calendarios y documentos del proyecto almacenados en SharePoint Online.

Fuera de la caja, Confluence y SharePoint Online no funcionan bien juntos. Esto significa que los usuarios tienen que buscar en múltiples sistemas la información que necesitan. Y lo que es peor, también puede provocar todo tipo de dolores de cabeza e ineficiencias, como la necesidad de publicar datos tanto en Confluence como en SharePoint Online, el envío de archivos por correo electrónico para la colaboración y el uso de otros servicios públicos y privados para compartir archivos.

Toda gran historia tiene un héroe. En este caso, suele ser un administrador desafortunado el que tiene la tarea de salvar la brecha entre Confluence y SharePoint Online, sin molestar a los equipos involucrados.

¿Migrar o Integrar? Esa es la pregunta.

Para cualquier director financiero, este es un problema fácil: "Hay dos sistemas que parecen hacer lo mismo, así que deberíamos migrar a todos a un solo sistema".

Los administradores inteligentes, sin embargo, entienden que no es tan simple. En primer lugar, la migración no es fácil. Incluso con las mejores herramientas de migración, el formateo puede perderse, las tablas se corrompen y páginas y espacios enteros pueden desaparecer. A menos que su equipo tenga mucho tiempo extra en sus manos, lo último que quiere hacer es ser responsable de migrar cientos o miles de páginas a un nuevo sistema.

Y, esa es la parte "fácil". Los administradores experimentados saben que una de las fuerzas más poderosas del universo es la resistencia al cambio. A los usuarios no les gusta tener que renunciar a las herramientas que conocen y adoran por las nuevas que exige la "Corporate". Es por eso que la mayoría de las empresas con las que trabajamos prefieren la integración a la migración.


Integración de Confluence y SharePoint Online

A pesar de sus similitudes, Confluence y SharePoint Online tienen propósitos diferentes. Confluence ofrece a los equipos una herramienta sencilla pero poderosa para construir wikis y compartir conocimientos fácilmente. SharePoint Online, por otro lado, proporciona un sólido conjunto de capacidades de gestión de documentos, pero requiere una carga administrativa sustancialmente mayor para planificar, construir y mantener los wikis.

El SharePoint Online Connector for Confluence de Communardo fue construido para dar a las empresas lo mejor de ambos mundos. Esta aplicación integra perfectamente Confluence y SharePoint Online, de modo que los equipos pueden colaborar en el mismo contenido utilizando el sistema que prefieran.

Con el SharePoint Online Connector, sólo se necesitan un par de clics para incrustar listas de SharePoint, documentos y más directamente en las páginas de la wiki de Confluence. Los archivos de Office 365 se pueden incrustar como una vista previa dentro de las páginas wiki. Ahora, los usuarios pueden abrir fácilmente un archivo dentro de Confluence, realizar cambios y guardarlos: el archivo de SharePoint Online se actualiza al instante. Esto evita los dolores de cabeza de descargar y recargar archivos, o enviarlos por correo electrónico de un lado a otro.SharePoint Online Connector para Confluence es una app disponible en el marketplace de AtlassianIncrusta documentos como enlace o con vista previa. Ábrelos en pantalla completa y aprovecha las opciones del menú contextual. 

Del mismo modo, los equipos de SharePoint pueden integrar fácilmente páginas wiki de Confluence, entradas de blog y listas de blogs directamente en SharePoint Online. Esto es particularmente útil para mantener a la gerencia y a los equipos de negocios actualizados sobre los últimos desarrollos de productos.La vista de Confluence en Sharepoint Online, app disponible en el marketplace de AtlassianIncrusta una página de Confluence, un blog o un post o busca en el espacio.

Colaborar es fácil con el SharePoint Online Connector for Confluence. La sincronización es bidireccional y comparte instantáneamente comentarios y ediciones entre las dos plataformas. Ahora los equipos de ambas plataformas pueden intercambiar fácilmente información y comentarios desde la comodidad de su sistema favorito.El home del conector SharePoint Online y Confluence Puedes ver la página de Confluence integrada perfectamente en SharePoint.

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