BACK TO DEISER.COM

EN | ES

Menu

Business Intelligence: Informes personalizados en Jira con eazyBI

eazyBI
14-mar-2019 8:57:41

La información de valor para la inteligencia de negocios (business intelligence) sobre el rendimiento de los proyectos está en Jira y los datos históricos que allí se almacenan: los cuellos de botella, así como patrones, tendencias y anomalías. Una mina de oro, y aquí te comentaremos cómo obtener lo mejor de esta información.

Jira, es un producto para gestionar el ciclo de vida de las aplicaciones, un sitio donde hay una información de valor para la inteligencia de negocio, desde la toma de requisitos y la planificación al trabajo operativo: seguimiento de incidencias y tareas, y gestión de proyectos. Una ventaja escondida que aporta el uso de Jira como sistema de gestión de la información es la acumulación de datos históricos.

Esta información se puede aprovechar para:

  • Mejorar la planificación, la ejecución y los forecasts.
  • Reducir el margen de error en las estimaciones y una pobre asignación de recursos.
  • Evitar que ocurran errores graves (o, al menos, evitar que se repitan).
  • Identificar tendencias, amenazas y oportunidades.
  • Mantener informados a los equipos, favoreciendo su productividad, la responsabilidad y la rendición de cuentas (lo que los anglos llaman accountability).
  • Optmizar y mejorar workflows, procesos y procedimientos.
  • Tomar decisiones acertadas, bien informadas y respaldadas por datos.
Por desgracia, toda esta información existe, pero no está al alcance de la mano.

Los informes nativos en Jira

Tanto Jira como un buen número de las apps para Jira llevan ciertos informes de serie, a partir de los cuales los usuarios pueden tener una visión general, de tendencias y, en ocasiones, también de rendimiento.

En Jira se pueden crear de 8 a 10 gráficos, cada uno de los cuales cuenta con ciertas opciones de configuración.

El gráfico Creado vs. Resuelto permite ver los issues creados y solucionados a lo largo de un eje temporal. Las opciones de configuración son escasas: se puede escoger el período de tiempo y representar issues individuales o de forma acumulada.
Informes nativos en Jira: creado vs resuelto  Informes nativos en Jira: creado vs resuelto (1)  Informes nativos en Jira: creado vs resuelto (1)

Informes de creación, resolución y tiempo medio de vida

También hay algunos gráficos que muestran cuánto tiempo hace desde que se crearon las issues, cuánto tiempo se tarda en resolverlas, y cuál es la edad media de todas las issues en un proyecto. Como en el caso anterior, las opciones de configuración están muy limitadas.

Informes de creación en Jira  Informe de tiempo de vida en Jira  Informe de resolución en Jira

Otros gráficos

Por fin, hay otros informes sencillos como el de Issues creadas recientemente, el gráfico circular, o el gráfico de Sprint Burndown.

Grafico nativo de jira recientemente creado y resuelto  Gráfico de tarta nativo de Jira  Jira native Chart Sprint Burndown

Todos estos gráficos tienen una configuración muy básica. Por lo general, es posible mostrar un proyecto o filtro, seleccionar el período de tiempo y agrupar por intervalo (día, semana, mes, trimestre o año).

Estos informes pueden ser suficientes para tener una visión general cotidiana de un solo proyecto.

Desgraciadamente, a esta capacidad out-of-the-box en seguida se le ven las costuras como herramienta de gestión de proyectos y de negocio.

Por ejemplo, no te servirá si quieres tener datos sobre cualquiera de estos aspectos:

  • Edad media de los issues por tipo, prioridad, o por ambos factores
  • Tiempo de permanencia de los issues en cada estado
  • Issues creados y resueltos por persona responsable, tipo o prioridad
  • Historia de los estatus de los issues no resueltos
  • Gráficas de Burndown o Burnup por projecto o responsable.

Soluciones alternativas de reporting

Hay básicamente tres alternativas para conseguir informes más personalizados:

  1. Exportar tus datos como CSV o XLSX para analizar los datos en hojas de cálculo
  2. Usar la API REST de Jira para exportar datos a una herramienta externa
  3. Usar una solución integrada en Jira que esté disponible en el Marketplace de Atlassian

1. Visualización en hoja de cálculo

Como todos estamos muy acostumbrados a trabajar con Excel, esta primera opción puede parecer una gran idea. Las hojas de cálculos son estupendas para crear visualizaciones rápidas y sencillas, pero no funcionan bien si tienes muchos datos, necesitas actualizarlos frecuentemente, o quieres compartirlos:

  • El tamaño de una hoja de cálculo es limitado y los archivos grandes se ralentizan
  • Al compartir el archivo, el documento se queda desfasado en cuanto se realizan cambios en el original
  • Pueden existir distintas versiones del mismo archivo con datos diferentes
  • La consolidación de datos, el filtrado y la normalización llevan mucho tiempo
  • Las hojas de cálculo favorecen la aparición de errores y la manipulación de los datos.
  • Crear series de informes con datos longitudinales lleva tiempo
  • Las visualizaciones de los informes a menudo son inconsistentes, produciendo malentendidos
  • Los datos envejecen: necesitas volver a empezar para recuperar datos recientes para tus informes y decisiones.

2. Usar una herramienta externa para analizar datos

Jira proporciona a los usuarios una interfaz de API REST que permite exportar datos desde Jira a una herramienta externa de análisis y visualización de datos.

De algún modo, se parece a la exportación de datos con archivos, aunque con importantes ventajas:

  • La toma de datos se puede automatizar
  • La consolidación, el filtrado y la normalización de datos también se puede automatizar con una configuración inicial
  • Una vez creados, los informes no tienen que ser creados de nuevo
  • Las visualizaciones son consistentes
  • Hay menos errores y es más complicado manipular los datos

Sin embargo, no deja de haber retos para explotar la API REST:

  • Hay que modelar las medidas y las dimensiones que se quiera capturar. Jira tiene una estructura de datos compleja, por lo que la creación y la actualización de esquemas de importación de datos puede ser compleja y larga
  • Las actualizaciones obligarán a realizar la importación de nuevo. Esto puede llevar horas o días, suponiendo una fuerte carga adicional para la base de datos de Jira y comprometiendo su rendimiento.
  • No todos los campos personalizados de Jira están disponibles a través de la API
  • Muchas herramientas de visualización de datos necesitan de una aplicación de escritorio que puede no estar disponible en la nube ni a través de un navegador web.
  • Además, otras tantas herramientas utilizan esquemas de relación de base de datos estándar que no están pensados para explorar datos en tiempo real. La carga de los informes puede ser lenta.
  • No se pueden incluir los informes como gadgets en los dashboards de Jira ni en páginas de Confluence.

3. Apps de informes integradas en Jira

Las apps de informes para Jira disponibles en el Marketplace de Atlassian tienen la gran ventaja de estar diseñadas para funcionar con los datos de Jira y de estar integradas dentro de la propia herramienta. Existen muchos ejemplos y plantillas de informes predefinidos. Hay varias apps populares en el Marketplace, cada una de ellas con sus propias fortalezas y habilidades.

Veamos las más populares:

  1. Arsenale Dataplane.
  2. All-In-One Reports for Jira.
  3. eazyBI for Jira.

Arsenale Dataplane cuenta con un paquete impresionante de informes predefinidos y configurables, aportando a los usuarios muchas opciones distintas para realizar informes. La herramienta es muy fácil de usar, más flexible que los informes de Jira y con muchas más opciones. Los informes siempre están actualizados: cualquier cambio en Jira se refleja al instante.

Las pegas:

  • Los informes y las opciones de configuración están predefinidas y tienen un límite
  • Arsenale Dataplane no permite que realices tus propios cálculos
  • La herramienta se conecta directamente a la base de datos de Jira. Sin embargo, la base de datos de Jira no está optimizada para entregar datos rápidamente ni para permitir agregaciones de datos, por lo que los informes pueden ralentizarse. Además, la carga de informes más voluminosos puede repercutir sobre el rendimiento de la instancia.
  • Las funciones de gráfico interactivo son limitadas
  • No se pueden importar datos desde archivos, SQL, u otras fuentes de datos.

All-In-One Reports for Jira

All-In-One Reports for Jira es una herramienta más flexible que la anterior. Está diseñada para construir informes personalizados basados en las medidas y dimensiones de Jira. Sin embargo, también tiene limitaciones a tener en cuenta.

Principales desventajas:

  • Interfaz de usuario más compleja. Para construir informes es necesario entender de tablas dinámicas, medidas y dimensiones
  • Los informes con dimensiones anidadas solo están disponibles como matrices. Todos los demás gráficos solamente soportan una dimensión por fila/columna
  • No es posible pasar de un modo de visualización a otro una vez se ha creado el informe: para ello hace falta crear un informe nuevo.
  • No soporta cálculos personalizados
  • No soporta la importación de datos externos a Jira

eazyBI for Jira

eazyBI for Jira nació como una herramienta de visualización y análisis de datos generalista, para más tarde integrarse en Jira. Ese es el motivo por el cual es extremadamente flexible y adaptable: se pueden crear informes con datos de varios proyectos, así como dashboards con los KPIs que realmente te sirvan o informes de estado de proyecto indicando exactamente quién está trabajando en qué, cuándo, dónde y por qué.

eazyBI soporta tanto campos estándar y personalizados de Jira como datos de otras apps de test management, gestión del tiempo o gestión de activos. Además, se pueden añadir y combinar datos de fuentes externas como bases de datos SQL, API REST, CSV, Excel y otras fuentes de datos. Es posible crear un número ilimitado de informes con cálculos a medida realizados con el editor.

Principales desventajas:

  • eazyBI almacena los datos de Jira en una base de datos externa para crear una estructura de bases de datos optimizada para la recuperación rápida de datos y la exploración de los mismos en tiempo real.
  • Aunque el setup de la importación básica es bastante inmediato, la importación avanzada de datos puede abrumar a usuarios no experimentados, ya que tiene opciones para optimizar el rendimiento y para que la importación llegue a una granularidad muy fina
  • La interfaz para construir los informes es relativamente sencilla, pero es necesario entender de tablas dinámicas, medidas y dimensiones
  • Los cálculos personalizados se realizan en MDX (MultiDimensional eXpressions)
  • La carga de informes basados en conjuntos de datos grandes y con muchos cálculos a medida puede comprometer el rendimiento de Jira si eazyBI está incluido en el proceso de Jira. Para reducir el impacto se puede hacer que eazyBI vaya un un proceso hijo.

Los informes valen mil palabras

El cerebro humano procesa las imágenes mucho más rápido que el texto, permitiendo que todo el cuerpo reaccione a los estímulos. ¿Por qué no aprovechar este poder para comunicar información valiosa y útil sobre el rendimiento de tu equipo, tus proyectos o tu negocio?

Aquí hay algunos ejemplos de informes útiles que se pueden crear con eazyBI:

Informes de issues creados vs resueltos

Este es uno de los informes básicos. En él se ve cuántos nuevos issues han aparecido y cuántos se han resuelto en un periodo de tiempo determinado (día, semana, mes, trimestre o año). El informe también muestra el número total de issues abiertos y cuánto tiempo suele pasar hasta resolverlos.

Informes de issues creados vs resueltos en Jira con eazyBI app disponible en el marketplace de Atlassian
Puedes conseguir datos parecidos con los informes nativos de Jira, pero no en un único gráfico: te harán falta 2 o 3 gráficos para ver la misma información que, además, se reduciría a un solo proyecto.

En eazyBI puedes ver toda esta información explotada sobre el universo de todos los datos de tu instancia o filtrar por proyecto, tipo de issue, prioridad, responsable, o cualquier otra dimensión o combinación.
Informes de eazyBI para Jira: Creados vs resueltos

eazyBI charts in Jira: Story points balance by sprints


Puntos de historia por sprint

Este es un informe muy útil para equipos ágiles. El “balance de puntos de historia por sprint” subraya la precisión de la planificación y el rendimiento del equipo en cada sprint. Hace falta realizar cálculos a medida y la visualización es algo compleja, pero lo bueno es que está disponible como plantilla para los usuarios de eazyBI.

Cada iteración cuenta con dos columnas frente a frente, con los estados de apertura y cierre de los puntos de historia. Es como una hoja de balance de entrada y salida por cada sprint.

  • La columna izquierda muestra puntos de historia comprometidos, modificados o añadidos en una columna apilada. Esos son todos los puntos de historia añadidos al sprint.
  • La columna derecha muestra el número de puntos de historia completados, no completados y eliminados.
  • La línea de la velocidad media en los últimos cinco sprints indica, precisamente, cuál es la media de finalización para que ajustes tu planificación para futuros sprints.

Informes de eazyBI para Jira: Puntos de historia por sprint

Informe de mejora del avance

El informe de mejora del avance permite crear jerarquías para luego utilizar datos en los informes. Por ejemplo, puede mostrarte el total de horas estimadas y las horas dedicadas realmente en una línea temporal con las fechas de los sprints. Además, el informe también muestra la línea ideal de burn-up y la línea actual de predicción del programa.Reporte en eazyBI para Jira Informe de mejora del avance

Estos informes de avance se pueden construir a partir de distintos datos de partida: tiempo, puntos de historia, etc.
Informe de eazyBI app para Jira disponible en el Marketplace Atlassian: Informe de mejora del avance

Historia de los estados de issue no resueltos

El informe de issues no resueltos por estatus muestra dos realidades de tu proyecto:

  • La evolución del total de issues no resueltos: ¿Estás creando más issues de los que se resuelven?
  • La distribución de los issues no resueltos en distintos estados transitorios

Informes de eazyBI para Jira: Reporte en Jira histórico de issues no resueltos

Como ves, la mayor parte de los issues no resueltos en cada período son nuevos (“Open”), seguidos por los issues en triaje.

A partir de esta información se puede indagar en ciertos estados donde se acumulan los issues para intentar mejorar el workflow.

Es importante mencionar que estos informes son interactivos: se puede hacer click para conseguir más detalles en distintas dimensiones, explorar los datos y poner en contexto cualquier dato.
eazyBI reportes para Jira: Historia de los estados de issues no resueltos

Test ejecutados vs. Fallos encontrados

Este informe sobre el rendimiento de las pruebas ofrece una vista general de las actividades de testing, como los tests creados, ejecutados, o que devolvieron errores. Usa esta información para validar los resultados de tus tests e identificar problemas en tu software.Reportes de eazyBI para Jira: Test ejecutados vs. Fallos encontrados

Vista general de los activos de Insight

Insight es la herramienta de gestión de activos más importante en el Marketplace de Atlassian. Con Insight puedes gestionar cualquier cosa: desde hardware, sotware, pasando por empleados o cualquier otra entidad que quieras clasificar como activo.eazyBI e Insight, reportes para Jira: Vista general de los activos de Insight

eazyBI apoya el uso de Insight con análisis y visualizaciones. Por ejemplo, podrías crear un informe con objetos de Insight y activos, mostrando un objeto (un teléfono, el ordenador, una pantalla) el dueño, cuándo se adquirió, cuándo caduca la garantía, y el estado actual del activo.

O puedes analizar el coste de los activos por propietario, departamento, o tipo. ¡Lo que quieras!

Todos estos informes no hacen más que rascar la superficie de las posibilidades que ofrece eazyBI. Hay muchos más ejemplos. Por ejemplo, consulta otros informes para Jira Software e informes para Jira Service Desk en las cuentas de demo de eazyBI.

Comments (3)

Subscribe by Email