5 Consejos que todo administrador de Jira novato debe saber

Rubén Navarro
03-feb-2022 10:07:10

Al momento de gestionar instancias de Jira Data Center existe una serie de factores que se deben considerar y tener bajo control para garantizar un funcionamiento correcto y sustentable de la herramienta en el tiempo. Es por ello que hemos recopilado un listado de buenas practicas que los administradores de Jira, en especial los más novatos, encontrarán valioso al momento de trabajar con instancias Data Center.

Jira puede resultar abrumante, sobre todo si eres nuevo trabajando con ella y no tienes mucho conocimiento sobre lo que puedes y no puedes hacer, sin dejar de lado la inmensidad de los conceptos básicos de Jira. Es una herramienta que en definitiva permite hacer mucho y deja la carta blanca para permitir utilizar el método que mejor se adapte a ti y a la forma de trabajar de tu equipo

5 Consejos al implantar Jira Software >>

Una de las grandes ventajas que ofrece esta herramienta, es la de alcanzar el mismo resultado a través de más de una vía, y por eso, basados en nuestra experiencia como consultores dedicados 100% a Atlassian, decidimos recopilar una serie de consejos que todo administrador de Jira Data Center debe saber a nivel funcional, sin meternos en la parte de administración del sistema.

5 Consejos para administradores de Jira Data Center

Estos consejos, van más allá de los conceptos básicos de Jira, y te ayudarán, sobre todo, a los administradores de Jira con menos experiencia trabajando con instancias Data Center, ya que permite identificar a grandes rasgos, aquellas situaciones en las que se deben crear "Custom Fields", cómo reutilizar "items" como issue types, custom fields y worflows, cómo estandarizar las nomenclaturas de nuestros ítems/esquemas, y algunos consejos generales sobre el archivado. Vamos a ello:

1. Crea los campos personalizados con cabeza

A medida que nuestra instancia crece y se extiende hacia otras áreas, la necesidad de nuevos campos personalizados suele ser imperativa, sin embargo, tener demasiados campos personalizados puede saturar nuestra instancia, para establecer un criterio racional en ciertas situación, te damos algunos parámetros:

  •    Crear campos personalizados siempre y cuando los campos de sistema no sean apropiados, intenta crearlos lo mas genérico posibles para que puedan ser reutilizados por otros, no crees campos con un nombre personalizado del tipo: Opciones de XYZ y utilizar un campo personalizado llamado Opciones.

  •    Contextualizar los campos personalizados, gracias a los contextos un mismo campo puede disponer de distinta configuración, por ejemplo, un campo de tipo "Select List" podría contener unos valores para un proyecto y otros totalmente diferentes para otro. Además, tener contexto en nuestros campos personalizados mejorara el rendimiento de nuestro Jira.

  •    No dupliques nombres de campos personalizados, esto puede causar problemas cuando realicemos búsquedas JQL o desarrollemos algún tipo de script.

  •    Audita los campos personalizados, a partir de la versión 8.16.x, se incorporó en la vista de los campos personalizados dos columnas:
    1. Last value update: muestra la última fecha en la que se utilizo el campo.
    2. Issues: Muestra el volumen de issues que están utilizando el campo.

Gracias a estas dos últimas opciones podemos identificar campos que no están siendo utilizados y tomar las medidas necesarias.

Aquí vemos los valores de ultima actualización y numero de issues en los que se utiliza un campo personalizado. Aquí vemos los valores de la última actualización y numero de issues Jira en las que se utiliza un campo personalizado.

Descubre una nueva forma de auditar tus proyectos en Jira >> 

2. Establece una nomenclatura clara y útil para nuestros ítems

En Jira podemos contar con múltiples esquemas, pantallas, flujos de trabajo, etc. y es fácil crear un pequeño caos dentro de nuestra instancia, para intentar mitigarlo y que la administración sea mas llevadera y clara os recomendamos establecer algunas reglas de nomenclatura.

La primera pregunta que debemos hacernos es si ¿el objeto se va a utilizar en un único proyecto o se va se compartir con otros proyectos?

Para la primera opción os recomendamos que empiecen por la clave del proyecto y luego describamos el tipo de objeto.

Por ejemplo, imaginemos que contamos con un proyecto llamado Marketing con la clave MKT, en el que tendremos un flujo de trabajo y un esquema de pantallas por defecto para todos los tipos de "Issue" exceptuando para las "Task", podríamos utilizar algo así:

Esquema de tipos de issue

Esquema de flujos de trabajo 

Flujos de trabajo

  • MKT – Issue Type Scheme
  • MKT – Workflow Scheme
  • MKT – Default Workflow
  • MKT – Task Workflow
Esquema de pantallas por tipo de issue

Esquema de pantallas

Pantallas 

  • MKT – Issue Type Screen Scheme
  • MKT – Default Screen Scheme
  • MKT – Task Screen Scheme
  • MKT – Default Create Screen
  • MKT – Default Edit Screen
  • MKT – Default View Screen
  • MKT – Task Create Screen
  • MKT – Task Edit Screen
  • MKT – Task View Screen

 

Para la segunda opción supongamos que contamos con dos opciones para realizar nuestros proyectos de desarrollo, estas dos configuraciones se comparten con múltiples proyectos utilizando plantillas como veremos en el punto número 3.

En este caso no utilizaremos la clave del proyecto como el sufijo dentro de todas nuestras opciones de configuración ya que cada estos están siendo utilizado por múltiples proyectos.

Lo que podríamos hacer es utilizar para todos nuestros proyectos de este tipo añadir el sufijo “DEV”, a continuación, el tipo de proyecto y finalizando con la descripción del objeto.

Por ejemplo, para el esquema de tipos de "Issue" podríamos utilizar:

Proyectos tipo A

Proyectos tipo B

  • DEV – SCRUM – Issue type Scheme
  • DEV – XP – Issue type Scheme

 

Con esto al navegar por nuestras opciones en la administración de Jira lo veremos de una forma mas clara y organizada, ya que lo organiza por orden alfabético.

3. Obtén el máximo de las plantillas de proyectos

Si bien Jira trae consigo una serie de proyectos tipo, en muchas ocasiones estos proyectos pueden no adaptarse a nuestras necesidades, para suplir esto, podemos generar nuestros propios proyectos “plantilla”.

Como todos sabemos el producto de Atlassian agradece compartir las distintas opciones de configuración existentes dentro de un proyecto (esquemas, tipos de issue, plantillas, etc..). En resumen, podemos generar un conjunto de diferentes configuraciones para crear distintos tipos de proyectos y así suplir las necesites de los diferentes equipos o procesos de nuestra organización.

Para crear un proyecto en base a una plantilla, deberemos realizar la siguientes acciones:

  1. Selecciona Projects > Create project
    ¿Cómo crear un proyecto en Jira en base a una plantilla de proyecto?

  2. En la parte inferior tendremos la opción: "Create with shared configuration"
    Crear un proyecto en Jira con una configuración compartida

  3. Seleccionamos el proyecto "Template" o plantilla.
    Selecciona el proyecto llamado "template" o plantilla.

  4. Asignamos un nombre, clave y líder al nuevo proyecto.
    Asignar detalles a un proyecto Jira creado a partir de una plantilla.

  5. Pulsamos "Submit".

Como en Jira siempre existen distintas formas para lograr el mismo objetivo, otra forma de mantener organizado tu catálogo de proyectos, podría ser mediante el uso de apps de Marketplace de Atlassian.

4. Archiva las issues para mantener limpia tu instancia

Otro consejo que te podría resultar útil, es sobre el archivado de "Issues". En el caso de tener un gran volumen de "Issues" en nuestra instancia de Jira y tengamos la necesidad de conservarlas para auditarlas en un futuro, existe una funcionalidad de Jira que nos puede ser de mucha utilidad en estas situaciones. Pero primero ten cuenta:

¿Qué implica que una Issue este archivada?

  •    Las "Issues" se eliminarán del índice, por lo que el rendimiento en líneas generales mejorara.
  •    Las "Issues" archivadas serán de lectura y no podrán modificarse.
  •    Solo podrán visualizarlas los usuarios con los permisos especificados.
  •    No aparecerán en las búsquedas JQL, ni en el portal de clientes (en el caso en que estés utilizando Jira Service Management).
  •    Solo podrán ser exportadas por los Jira System Admins.

¿Cómo archivo las issues en Jira?

Para archivar una issue, simplemente dirígete a tu "Issue", pulsa More > Archive.
¿Cómo archivar issues en Jira?

Si por el contrario, necesitas archivar múltiples "Issues" y no quieres ir seleccionando una a una, puedes utilizar los cambios masivos. Para ello:

  1. Dirígete a Issues > Search for issues.
    ¿Cómo archivar varias issues en Jira al mismo tiempo?

  2. Realiza la consulta JQL que más te convenga.
    Realiza una consulta JQL para encontrar las issues que deseas archivar

  3. Pulsaremos en Tools > Bulk Change.
    Realiza un cambio masivo en tus issues de Jira para archivarlas.

  4. Seleccionaremos las Issues que queremos archivar.
    Selecciona todas las issues que deseas archivar con una sola acción a través de los cambios masivos de Jira

  5. Seleccionaremos la opción "Archive Issues".
    Archiva las issues de Jira de forma masiva

  6. Seguiremos el asistente y confirmaremos el archivado.
    Confirma el archivado de múltiples issues de Jira con los cambios masivos

¿Qué Issues se deben de archivar?

  1. Aquellas "Issues" que no se estén utilizando en ningún informe, ya que al no encontrarse en el índice no aparecerán en los gadgets de Jira.
  2. Las "Issues" que no se actualizan o están cerradas desde hace un determinado tiempo, por ejemplo, más de dos años.

5. La importancia del campo resolución

En este apartado os queremos contar la importancia del campo resolución  ("Resolution") en Jira, ya que en muchas ocasiones se cree erróneamente que una "Issue" ha sido cerrada dependiendo del estado en el que se encuentre y en la gran mayoría de los casos cuando tengamos una "Issue" en estado “Done” o “Closed” será así, pero internamente para Jira, una "Issue" ha acabado con su ciclo de vida cuando el campo "Resolution" tiene valor.

Una mala practica sería tener una "Issue" en el estado "Closed" sin valor en el campo "Resolution", para comprobar si en alguno de nuestros flujos de trabajo esta sucediendo esto, podemos realizar una búsqueda JQL que nos mostrara todas las "Issues" con esta problemática. Por ejemplo:

Status = Closed and resolution is empty

Para solucionar este problema, lo primero que tendremos que hacer es corregir el flujo de trabajo, ya sea añadiendo una pantalla en el que solicite el campo "Resolution" al pasar al estado final o incluyendo una "Post-Function" en la transición que lleva al estado final, por ejemplo "Update Issue Field"

Incluye el campo Resolution en un flujo de trabajo a través de una post-function

También tendremos que tener en cuenta que si una "Issue" se puede reabrir, habrá que limpiar el valor de ese campo, para ello os recomendamos crear una "Post-Function" en esa transición. Para ello podemos volver a utilizar la "Post-Function": "Update Issue Field".

Seleccionando en campo Resolution y dándole el valor de None:

Añadir el campo Resolution Done dentro de un flujo de trabajo a través de una postfunction dentro de una transición

Con esto tendremos listos nuestros flujos de trabajo y en las futuras "Issues" no tendremos este problema, pero... ¿Qué pasa con los tickets que ya se crearon y están cerrados?

Existen varias opciones:

Si contamos con la app ScriptRunner, que cuenta con “Built-In Script” denominado "Bulk Fix Resolution" que nos permitirá dar valor a este campo en base a un filtro JQL que hayamos guardado:

Pero si por el contrario no contamos con esta app podremos realizar la siguiente operación:

  1. Localizaremos el "Workflow" del tipo de "Issues" afectado, para modificarlo.
  2. Pulsaremos en "Add Transition", el asistente para crear la transición.
    1. From status: "Any status"
    2. To status: "Itselft"
    3. Name: "FixResolution"

¿Cómo añadir el campo Resolution a las issues ya cerradas?

Ahora tendremos que añadir las "Post-function" ("Update Issue Field") a la transición que creamos antes, asignando al campo "Resolution" el valor que queramos.

Adicionalmente os recomendamos añadir una condición para que solo los administradores puedan ejecutar esta transición y que un usuario no pueda ejecutar por error dicha transición.

Cuando tengamos creada la transición será el momento de ejecutarla. Si tenemos múltiples "Issues" afectadas, podremos hacer un “Bulk change”. Para ello:

  1. Nos dirigiremos en el menú superior a Issues > Search for issues.
  2. Realizaremos la búsqueda JQL pertinente, por ejemplo: issuetype = task and Status = Closed and resolution is empty.
  3. Con los resultados en pantalla, pulsaremos en  la esquina superior derecha Tools > Bulk Change.
  4. Seguiremos en el asistente y en el apartado que nos solicite seleccionar la operación utilizaremos: "Transition Issues" y seleccionaremos la transición que acabamos de generar, que en este caso ha sido "FixResolution.
  5. Cuando finalice el proceso todas nuestras "Issues" tendrán el valor en el campo "Resolution".

IMPORTANTE: La fecha de resolución se actualiza automáticamente en las "Issues" de Jira cuando estableces una resolución, por lo que el valor será el momento en el que se ejecute el correctivo.

 

Como has podido ver, existe una gran cantidad de situaciones en las que te has de enfrentar al trabajar con Jira, y ante la incertidumbre, es mejor tener a mano la mejor posible solución. Esperamos que estos consejos para intancias Jira Data Center te resulten útiles, así mismo, si estás buscando más información sobre la exportación de "Issues", más consejos al momento de implantar Jira, diferencias entre los boards, o cambios de fecha específicos, no dudes en pasar por nuestro blog que encontrarás más aún. De momento, si necesitas más ayuda, contáctanos a continuación:

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