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¿Cómo gestionar proyectos con Jira? 5 Cosas que necesitas saber

DEISER
21-mar-2019 13:24:12

Gestionar proyectos con Jira es un reto, genera dudas y necesidades, por eso te ofrecemos cinco sencillos consejos basados en nuestra experiencia implementando la herramienta y que debes tener en cuenta al momento de trabajar con la herramienta de Atlassian: ¿Quieres aprender a usar Jira? ¿Quieres saber cómo usar Jira? Estos sencillos consejos te serán muy útiles.

Jira al igual que el resto de herramientas de Atlassian se están imponiendo como un estándar dentro de los equipos de tecnología de muchísimas empresas. Y para las organizaciones que antes no han utilizado Jira, gestionar proyectos allí puede suponer un reto, generar ciertas dudas y necesidades. Por eso decidimos exponer cinco aspectos que debes tener en cuenta al momento de comenzar a trabajar con Jira implementando tus conocimientos en la gestión de proyectos

¿Cómo gestionar proyectos con Jira? ¿Qué debes tener en cuenta?

  1. Jira no es una herramienta de gestión de proyectos.
  2. Los proyectos en Jira no son proyectos.
  3. La Comunidad de Atlassian y las apps del Atlassian Marketplace te ayudarán.
  4. Establece procesos sencillos.
  5. ¿Adivina qué no es Jira? 

Cada uno de estos consejos son producto de nuestros aprendizajes, los hemos obtenido tras más de 15 años implantando Jira, como Atlassian Platinum Solution Partners Enterprise en España y en el resto del mundo, así que vamos a ellos:

¿Necesitas gestionar proyectos o hacer seguimiento de proyectos en Jira? >>

1. Jira no es una herramienta de gestión de proyectos

Estarás pensando que empezamos bien… pero es fundamental gestionar correctamente las expectativas: las tuyas, las de tu equipo y las de tus jefes.

Sí, puedes gestionar proyectos con Jira, más la herramienta NO es una herramienta diseñada para Project Managers. No cumple con prácticamente nada de lo que dicta el PMBOK: ni ruta crítica, ni WBS, ni gestión de riesgos... Si lo que verdaderamente estás buscando es una herramienta que te permita planificar proyectos complejos con muchas fases, mucha documentación y muchos hitos, será mejor que te conformes con MS Project o alguna otra de las miles de herramientas para gestionar proyectos que existen ahora mismo en el mercado y si se adapten a tus necesidades.

Si los proyectos que quieres gestionar no tienen requisitos metodológicos, es posible que Jira sea la herramienta que se adapte a tus necesidades.

Si tienes dudas, siempre puedes pedirnos que te hagamos una demo personalizada de Jira para valuar si se adapta a tus necesidades.

2. Los proyectos en Jira no son proyectos

Jira nació como una herramienta de gestión de incidencias y por eso se concentra en un nivel bajo, de trabajo diario más que de gestión. Es verdad que en Jira hay proyectos, pero esos proyectos son poco más que contenedores de incidencias (o issues) con un tema común. Por eso, debes tener en cuenta lo siguiente:

¿Qué elementos rigen los proyectos en Jira?

  •    Contienen las reglas sobre cómo se gestionan las incidencias.
  •    Permiten especificar permisos y roles.
  •    Están vinculados a un equipo determinado.

¿Qué elementos de los proyectos de Jira hay que tener en cuenta?

  •     No tienen inicio ni fin.
  •     No permiten guardar información básica, como por ejemplo el cliente, el presupuesto o la sede correspondiente de la empresa.
  •     No permiten realizar informes a nivel de proyecto, más allá de los informes nativos que muestran cómo están evolucionando las issues.

3. Las apps del Atlassian Marketplace son tus amigas y la comunidad también

Ahora llegan las buenas noticias: los proyectos de Jira se pueden mejorar. Y a juzgar por los datos del Marketplace, hay muchas posibilidades (más de 1000 en la categoría de Project Management).

Marketplace de Atlassian donde puedes encontrar 498 apps dedicadas a la gestión de proyectos.

Ahora tu problema será el de elegir correctamente las funcionalidades que necesitas cubrir. Te presentamos algunas sugerencias:

  •     ¿Necesitas realizar un seguimiento detallado de tus proyectos? Projectrak te permite crear campos personalizados, realizar acciones masivas, reportes personalizados y más.
  •     ¿Quieres un Gantt? Nada más fácil: en el Marketplace hay varias opciones. La más popular de ellas es BigGantt, de SoftwarePlant.
  •     ¿Necesitas crear informes a medida? No te lo pienses, eazyBI es el rey
  •     ¿La gestión de recursos es tu punto débil? ¡Utiliza las herramientas de Tempo!

Otro recurso que muchas veces se subestima es la Comunidad de Atlassian: un punto de encuentro mundial de usuarios, proveedores de apps y de servicios Atlassian, y de los mismos trabajadores de Atlassian. Generalmente es en inglés, pero hay un grupo en español, y uno que otro correspondiente a un país en específico, como es el de México. La comunidad es ideal para que interactúes con otros y resuelvas tus dudas sobre la gestión de proyectos con Jira, y cualquier otro aspecto. Y desde luego, ¡también nos puedes contactar!

4. Establece procesos sencillos

Los workflows de Jira soportan cualquier tipo de proceso, pero es recomendable que los procesos sean sencillos para que la herramienta no necesite un mantenimiento constante. Especialmente, si tu equipo tiene unas dimensiones reducidas.

Hagas lo que hagas, es recomendable que no intentes utilizar las apps del Marketplace para construir un Jira Frankenstein que camine como si fuera MS Project. Encuentra el equilibrio entre lo que echas de menos en Jira y sus virtudes: la sencillez, la colaboración y la visibilidad de los detalles de más bajo nivel.

5. Jira no es una herramienta de gestión de proyectos

Sí, somos reiterativos con este mensaje pero debes tener en cuenta que hagas lo que hagas, recuerda que Jira está pensado para hacer seguimiento de tareas y si gestionas proyectos, lo tienes que adaptar a su manera para que en realidad puedas obtener lo mejor de la herramienta, de lo contrario, te llevarás más de un disgusto.

Y si te sientes abrumado por todas las funcionalidades de esta gran herramienta o si acaso tienes dudas sobre la opción Data Center, o Cloud, y no sabes qué es más adecuado para ti, no dudes en contactarnos, con gusto te ayudaremos para que obtengas lo mejor de la herramienta.

Blog inspirado en la publicación "5 Consejos al implantar Jira Software" original del Head of Products de DEISER, Leo Díaz.

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Conoce las posibilidades que ofrece integrar Projectrak dentro de tu Jira: podrás crear campos de proyecto de acuerdo a la información que necesites seguir, podrás realizar reportes en tiempo real sobre tus proyectos, podrás automatizar acciones basadas en acciones de issues y mucho más.

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