¿Qué es el seguimiento de proyectos? ¿Cómo hacer seguimiento de proyectos? ¿Puedo utilizar Jira para hacer seguimiento de proyectos? Ésta tarea genera beneficios mientras se realice de forma adecuada y aquí te mostramos una buena práctica, y aunque exista la creencia que para obtener óptimos resultados se debe seguir una metodología generalmente inherente a algunas profesiones. En esta publicación te contamos todo lo que sabemos sobre el tema.
El seguimiento de proyectos es un tema muy amplio en el cual inciden varios temas; y no es lo mismo que la Gestión de proyectos, a pesar que sea parte de éste proceso, por ello definiremos qué es el "seguimiento de proyectos", qué podemos alcanzar con esta actividad y cómo puedes lograrlo con éxito con herramientas de software de empresa como Jira y Projectrak (antes Profields).
Es un concepto muy amplio, dependiendo desde donde se mire (necesidades, capacidad, tareas, factores internos/externos...), en este caso, el seguimiento de proyectos es la capacidad que tienen las personas que conforman una organización de identificar en qué estado se encuentran sus proyectos, cómo éstos van evolucionando en el tiempo, y la capacidad de determinar si éstos corren el riesgo de finalizar o no, e incluso, la capacidad de determinar si un proyecto puede suponer un problema a nivel económico.
Aspectos sobre los cuáles se hace el seguimiento de proyectos:
→ Registro de los datos generales de todo el contexto que rodea un proyecto.
→ Los atributos económicos.
→ Las tareas completadas (o por completar).
→ La capacidad de los recursos implicados en el proyecto.
→ El seguimiento de los riesgos actuales y los que posiblemente se puedan enfrentar.
→ Y muchos más...
Hay muchas formas y aspectos de un proyecto sobre los cuales realizar un seguimiento, sin embargo, es recomendable centralizar toda la información del proyecto, esto permitirá que la colaboración sea más sencilla; tener la información esparcida en más de una plataforma puede causar faltas de comunicación o fallos en el seguimiento de proyectos.
Imagina el caos que puede generar tener la información de un proyecto esparcida entre una agenda, un spreadsheet, Trello y más... parece que el seguimiento de proyecto en ese caos será poco efectivo.
Generalmente son los Gestores de Proyecto, Responsables de Producto y Product Owners, algunas de las profesiones que se dedican de lleno a hacer el seguimiento de proyectos que desde el punto de vista de Jira equivaldrían a los "Project Lead", o cualquier persona interesada en seguir las actualizaciones de un proyecto en la herramienta.
Si trabajas o conoces Jira, sabes que una de las ventajas que ofrece, además de hacer un seguimiento de tareas, es la oportunidad de añadir soluciones y funcionalidades extra, presentes en el Atlassian Marketplace, que suplen las necesidades que cada equipo pueda echar en falta, y permitirá personalizar la instancia de Jira deseada.
Dependiendo de la necesidad que tengan tus proyectos y la capacidad de tu equipo y/u organización, es importante evaluar qué soluciones presentes en el Marketplace de Atlassian pueden ayudarte con esta tarea.
Todos los proyectos, por distintos que sean (y lo son), comparten características generales sobre las que el responsable e interesados deben estar informados, en este caso, dividimos estas necesidades en dos aspectos generales que están ausentes en Jira en su versión nativa:
Si la necesidad que se busca suplir es la de seguir de progreso de un proyecto, éste puede medirse en términos económicos, tareas cerradas, recursos utilizados, tiempo estimado de tareas vs tiempo realizado; todo depende de los KPIs de importancia para cada organización.
En este caso apps como eazyBI, Tempo, BigPicture, y algunas de las funcionalidades de Projectrak como la Vista de Releases, el gadget de Timesheets, los Script Fields son parte de la solución que buscas.
Conoce todas las funcionalidades de Projectrak para hacer seguimiento de proyectos en Jira >>
Si la necesidad se basa en mantener al día a responsables de proyecto, interesados, managers, etc., sobre el estado y/o situación del proyecto, el contexto del proyecto, los cambios que se han producido a lo largo del tiempo, el progreso del proyecto y el equipo asignado, la solución adecuada es Projectrak for Jira.
Una vez decidido que Jira es la herramienta de software de empresa que suple las necesidades del equipo, y se ha identificado a qué aspectos de un proyecto se desea hacer seguimiento en los que Projectrak actúe de forma eficiente, te presentamos un vídeo con la presentación que hice en nuestro evento, el Deiser Enterprise Day 2020 en su primera edición online, donde explico estos beneficios al momento de monitorear y hacer seguimiento de tus proyectos en Jira con Projectrak, y luego mencionamos algunos beneficios obtenidos del uso de la app:
Da igual si practicas metodologías ágiles o si trabajas con un método o metodología más tradicional. Realizar un seguimiento de proyectos en Jira con Projectrak va más allá del método ya que no pone el foco en el cómo; pone el foco en la colaboración de encargados y equipos a través de los datos de proyectos, de forma que podamos dar respuesta a:
→ ¿En qué estado está mi proyecto?
→ ¿Cuánto fue la última actualización de tareas?
→ ¿Cuál es el objetivo de negocio?
Los campos de proyecto de Projectrak te permiten personalizar y rehusar las propiedades de proyecto, además los puedes convertir en "layouts", para que te sirvan de plantilla para próximos proyectos.
Projectrak permite incrementar y mejorar la colaboración entre las personas involucradas en los proyectos de Jira. Los equipos que trabajan en la herramienta suelen asignar tareas de manera individual y colaborar a nivel de Issue, Projectrak ofrece la posibilidad de colaborar a nivel de proyecto. De esta forma los usuarios podrán mantener la información de sus proyectos y los interesados mantenerse al día a través de notificaciones.
Mantén actualizada a todas las personas involucradas en un proyecto (o las personas que necesiten estar informadas al respecto) al automatizar el envío de emails con notificaciones cada vez que se realice un cambio en un proyecto.
La app para Jira propicia la transparencia en el desarrollo del proyecto de cara a cada una de las personas implicadas. Accede a toda la información de los proyectos en un mismo sitio, de una forma muy visual y con muy pocos clics, lo que es una ganancia gracias a las distintas vistas disponibles desde el Project Navigator (Vista de Releases o Vista de Lista) o la ficha del proyecto que ofrece Jira.
Además, estas características muestran los cambios históricos que se han hecho en el proyecto, quién los realizó y cuándo, la opción "History" del proyecto permite hacer un seguimiento exhaustivo de los cambios tal como puedes observar en el ejemplo:
Esta característica de Projectrak permite ver de forma rápida qué cambios se han hecho en los proyectos de Jira, cuándo y quién.
Si durante el desarrollo del proyecto alguna vez te preguntaste lo siguiente:
→ ¿Se han consumido más horas de las previstas?
→ ¿El proyecto va avanzando por debajo de lo previsto?
Projectrak permite realizar una estimación de las horas del proyecto y compararlo con el Σ de horas imputadas (Σ Time Spent) del proyecto. No obstante, esta información es posible compartirla a través desde Projectrak como un gadget adicional a tu tablero de Jira como el que ves a continuación:
La toma de decisiones debe hacerse basada en información veraz y en tiempo real, acción que es posible obtener con Projectrak (antes Profields), esta app para Jira centraliza toda la información del proyecto en un único sitio y es actualizada directamente por cada uno de los participantes del proyecto, reflejando el estado real de sus tareas en Jira.
Gracias a esta característica la toma de decisiones se llevará a cabo en la medida que haga falta, será mucho más veloz y precisa porque se ha eliminado cualquier tipo de brecha entre los involucrados en el desarrollo del proyecto.
Con el informe estadístico de proyectos de dos dimensiones de Projectrak es más sencillo responder preguntas como ¿Deberíamos reforzar al equipo de soporte a Opsgenie 24/7?
El seguimiento de los hitos de un proyecto puede ser una tarea difícil. Con Projectrak y la Vista de Releases esta información se centraliza en un solo sitio: una línea de tiempo donde se visualizan las entregas previstas y las entregas pasadas, de esta forma es posible comprobar si se han realizado entregas a tiempo o si se están haciendo fuera de plazo previsto. A continuación tienes un ejemplo:
Completar el progreso, incluye el cierre de un proyecto, una actividad que con el paso del tiempo será un proceso que será más rutinario gracias a las siguientes características:
→ Es posible hacer cambios en masa cuando se desee cambiar los integrantes de proyecto y/o borrarlos, en caso de reutilizar el proyecto.
→ Notificar de forma automática a los usuarios implicados en el proyecto que éste se ha cerrado, además de otras opciones de automatización que se pueden alcanzar a integrar Projectrak con Automation for Jira.
El seguimiento de proyectos en Jira puede ser labor propia de un Gestor de Proyectos o simplemente de un Administrador de Jira que tenga esta responsabilidad, o desee tener un mayor control de los proyectos de la instancia que administre.
En cualquier caso, a pesar de cualquier metodología y/o rol, los beneficios son los mismos. Al hacer un seguimiento de proyectos con Projectrak finalmente podrás abandonar la información duplicada en tus hojas de Excel, o la información esparcida a través de distintas plataformas de software causando desinformación y confusión en el equipo.
Ha llegado el momento de fomentar el trabajo en equipo en los proyectos, de generar un sentido de colaboración y responsabilidad mayor de parte de los colaboradores del equipo ya que es el trabajo del seguimiento de proyectos no es una tarea que recae solamente en los responsables.
Si quieres conocer todas las ventajas que ofrece Projectrak en materia del seguimiento de proyectos en Jira, además de las posibilidades de integración con otras apps, te invitamos a visitar la página del producto.
Si ya eres usuario de Projectrak (antes Profields) o estás haciendo uso de la app te recomendamos que descargues la guía que te ofrecemos a continuación para que des tus primeros pasos, firmes, con la app.