¿Cómo exportar datos de proyecto de Jira Cloud a Microsoft Power BI?

Existe una variedad de razones por las que una empresa puede utilizar diferentes tipos de software entre sus equipos y, a pesar de que el propio Jira ofrece soluciones para crear informes, Microsoft Power BI es uno de los más usados para este fin, por eso, te mostraremos cómo exportar proyectos y sus datos de Jira Cloud a Power BI, solo debes seguir los pasos que describimos.

Microsoft Power BI es una herramienta que ayuda a diferentes equipos a tomar decisiones basadas en informes, y si bien Jira tiene una oferta similar con los gadgets, cuadros de mando y algunas apps de Jira disponibles en el Marketplace de Atlassian, es cierto que no es suficiente para algunos equipos al momento de generar informes de proyectos.

Si, es cierto que Jira ofrece distintas formas de exportar sus contenidos a nivel de issues, pero ¿Qué ocurre cuando quieres ir más allá y exportar la información de tus proyectos a otra herramienta de software? A continuación te explicamos lo que ofrece esta nueva solución; te vamos a mostrar cómo integrando las apps Microsoft Power BI Connector for Jira Cloud creada por DOIT-BI, y Projectrak, te permite exportar proyectos de Jira a Power BI (puedes exportar los campos de proyecto creados con Projectrak), e incluso, ir más allá al momento de generar informes de seguimiento de proyectos en Jira. Veamos cómo funciona esta integración:

¿Por qué llevar los datos de proyecto de Projectrak a Power BI?

Tal vez en tu empresa se necesite hacer más visible el trabajo que tus compañeros hacen en Jira, o quizá los ejecutivos que usan Power BI quieran ver los costes incurridos en los distintos proyectos, o el tiempo invertido en ellos; en fin, sea cual sea el caso, aquí te mostramos cuatro razones de porqué podría ser interesante tener datos de proyectos de Jira en Microsoft Power BI:

1. La integración de Projectrak y Microsoft Power BI Connector for Jira Cloud te permite crear informes visuales en Power BI de una forma muy sencilla, con un tiempo mínimo invertido estructurando la información. 
2. Utiliza los datos de tus proyectos almacenados en Jira Cloud con Projectrak para crear informes en Power BI sobre aspectos específicos del proyecto e información cruzada entre tus distintos proyectos.
   
   
3. ¡Ahorra tiempo! Con Microsoft Power BI Connector for Jira Cloud, la información que exportes de Projectrak estará lista de inmediato para generar informes. No necesitarás realizar cambios adicionales.
   
   
4. Si necesitas buscar datos muy específicos sobre ciertos proyectos, e incluirlos en tus informes, puedes usar los filtros PQL que Microsoft Power BI Connector for Jira trae integrados.

En el siguiente ejemplo te mostraremos cómo exportar los datos de los proyectos almacenados en Projectrak, desde Jira Cloud a Power BI y cómo obtener gráficos en Power BI que muestren costes, presupuestos e información general de tus proyectos:

Prepara la información del proyecto en Jira con Projectrak

Para crear informes sólidos en Power BI basados en la información de Jira Cloud, primero es necesario organizar y canalizar la información de tus proyectos con Projectrak. Para ello, te mostraremos una forma para configurar los datos en Projectrak:

¿Cómo configurar los datos de proyectos en Projectrak?

Como vamos a crear un gráfico que contenga información financiera sobre tus proyectos en Jira, necesitaremos crear los siguientes campos personalizados:

1. Un campo personalizado de tipo Número ("Number") llamado "Presupuesto del proyecto" ("Project Budget").
2. Un campo personalizado de tipo Número llamado "Coste estimado del proyecto" ("Estimated project cost").
3. Un Campo llamado "Estimación original" (Para crear este campo, necesitaremos utilizar la fórmula que calcula la "Estimación Original" ("Original Estimate") de todas las issues contenidas en el proyecto).
4. Otro campo llamado "Estimación restante" (esta vez necesitaremos la fórmula para calcular la "Estimación restante" ("Remaining Estimate") de todas las issues contenidas en el proyecto).
5. Un campo que llamaremos "Tiempo invertido" (creado con la fórmula que calcula el "Tiempo invertido" ("Time Spent") de todas las issues contenidas en el proyecto).
6. Y un campo de tipo lista de selección múltiple llamado "Tecnología", allí detallaremos en los valores, el tipo de tecnologías utilizadas en el proyecto.

En este artículo puedes ver las fórmulas, parte del informe "Project Time Sheet Report".

Para organizar esta información, vamos a utilizar los Layouts de Projectrak que llamaremos "Informe de ejemplo," y lo asociamos a los campos de proyecto personalizados que hemos creamos antes:

Estos son los campos de proyecto recomendados para hacer seguimiento de proyectos en Jira Cloud >>

Prepara el Microsoft Power BI Connector para conectarlo con Projectrak

Una vez configurado Projectrak, es el momento de configurar Microsoft Power BI Connector, así podremos exportar los datos del proyecto de Jira a Power BI, el proceso lleva pocos pasos:

1. Activa Projectrak desde el panel de configuración de exportaciones globales en Microsoft Power BI Connector, como se muestra en la siguiente imagen, asegúrate que permiso de exportación esté activo (cuando cambia de gris a verde):
   
2. A continuación, se mostrará una ventana emergente con las instrucciones para activar Projectrak.
   
   
3. Ahora sólo será necesario generar una API Key ID y una API Key:
   
   
   
   
4. Pulsa el botón de confirmación para asegurarte de que ambas apps estén conectadas correctamente.

¿Cómo usar los datos de proyecto de Projectrak en Microsoft Power BI?

Después de activar los permisos de exportación de los campos de proyecto de Projectrak dentro de Power BI Connector for Jira Cloud, Projectrak ahora estará disponible en el menú de la izquierda. Entre allí para crear el conector y verifica que los campos del proyecto que queremos exportar a Microsoft Power BI estén allí.

Para este ejemplo, usaremos los campos que hemos creado antes dentro de Projectrak:

•    Desde la tabla Proyectos, en la pestaña Jira Core: "Key" y "Name".
•    Desde la tabla Projectrak, en la pestaña Projectrak: "Status", "Priority," "Project Budget," "Estimated Project Cost," "Technology," "Remaining Estimate," "Time Spent," y "Original Estimate."

Una vez configurado, es hora de crear los informes en Power BI. Esta vez, te mostraremos qué elementos usamos para crear los gráficos basados en la información de proyecto desde Jira Cloud.

Informe de proyecto 1: Coste del proyecto por estado

Para este informe, usamos dos visualizaciones:

•    Utilizamos un tipo de gráfico de columnas agrupadas ("Clustered Column") para representar la información como un gráfico de barras.
•    Y una tabla para describir los diferentes estados del proyecto

Informe de proyecto 2: Prioridad del proyecto por estado

Aquí usamos las siguientes visualizaciones:

•    El gráfico de columnas agrupadas representa un gráfico de tipo de barras.
•    La tabla describe los diferentes estados y prioridades del proyecto.
•    El tipo de gráfico de donut para mostrar la prioridad por estado.

Informe de proyecto 3: Informe de hoja de tiempo del proyecto

Para este informe, hemos utilizado las siguientes visualizaciones:

•    Un tipo de gráfico de columnas agrupadas para representar un gráfico de barras.
•    Una tabla para describir el seguimiento de tiempos de nuestro interés.

Estos son sólo ejemplos que muestran lo que se puede lograr en Miscrosoft Power BI al integrar Projectrak y Microsoft Power BI Connector for Jira Cloud; es una solución factible para obtener los datos de tus proyectos de Jira para crear informes visuales en Power BI.

¿Necesitas tener este tipo de informes en Jira? Comprueba cómo conseguirlos >>

Con Microsoft Power BI Connector for Jira Cloud, es posible estructurar la información del proyecto desde Projectrak y traducirla en una amplia gama de atractivos informes de proyectos en Microsoft Power BI. Ambas soluciones están disponibles en Marketplace de Atlassian.

Este blog es una colaboración junto a Ofelia del equipo DOIT-BI y el equipo de DEISER.