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Structure, la pieza que hace falta para escalar Jira

ALM Works
06-jun-2019 9:50:00

Descubre cómo Archimedes Exhibitions ha escalado sus proyectos con Structure para Jira, gestionando desde el área creativa hasta el trabajo de ingeniería: robótica, inteligencia artificial, logística y traslado han encontrado su apoyo en Jira y Structure. Acompáñanos en esta publicación donde conocerás los detalles sobre cómo ha sido este proceso.

¿Cómo acerca la ciencia al mundo Structure?

Aprende cómo Archimedes Exhibitions ha escalado Jira con Structure de ALM Works

Archimedes Exhibitions es una “ventanilla única” de experiencias innovadoras. Desde espacios de marca de alta tecnología a instalaciones interactivas, su producción creativa viaja desde su sede en Berlín, abarca todo el mundo y llega a millones de personas.

Por ejemplo, el túnel de la ciencia Max Planck ha recorrido el mundo desde el año 2000. Archimedes también construyó a Félix el robot (en la foto), un robot emocionalmente inteligente desarrollado por un equipo de 20 personas en tan sólo 3 meses. Y en una ocasión incluso montaron una exposición cuyo planteamiento consistía en el envío de 12 vagones de ferrocarril desde Alemania a India, donde fue visto por 7 millones de personas. (Casi nada).

En otras palabras: nos encontramos ante una gestión de proyectos de muy altos vuelos.

Integrantes del equipo de Archimedes trabajando en el proyecto Elixier.Integrantes del equipo de Archimedes trabajando en el proyecto Elixier.

¿Aún más impresionante? Todo el ciclo de vida del proyecto se realiza internamente. Tanto los aspectos creativos como el trabajo de ingeniería, desde la fabricación hasta la implementación. Su equipo de 50 personas puede aumentar rápidamente a 100 personas dependiendo de las necesidades del proyecto. Y corren con todo, desde la planificación hasta la contratación de la instalación, en la suite Atlassian.

Pero no siempre fue así. Durante años, todo lo que tenían para ayudarles a gestionar el caos eran hilos de correo electrónico sin control y hojas de cálculo anticuadas. Eran conscientes de que necesitaban un nuevo enfoque que pudiera seguir el ritmo de cambio y proporcionar los datos críticos que les faltaban.

Los desafíos de gestión de proyectos de Arquímedes

Con varios equipos multi-funcionales de trabajo en un máximo de 50 proyectos a la vez, la nueva herramienta debía hacer frente a muchos desafíos críticos por resolver.

  •     Seguimiento de costes laborales. El 60% del presupuesto del proyecto de Arquímedes se dedica a recursos humanos. Por eso, era imprescindible un seguimiento preciso con informes de calidad y universales. Toda la imputación de horas debía estar en la nueva herramienta.
  •     Gestión de materiales a proveedores. ¿Y el 40% restante? Pues materiales. Con más de 500 compras por proyecto, era obligatorio contar con un proceso de compras que funcionase como la seda. Y, por supuesto, con un control de gastos igualmente impecable.
  •     Proceso de aprobación. Las compras grandes necesitaban aprobación. Y para evitar retrasos en el proyecto, tenía que ser para tontos.
  •     Informes completos. El control de materiales y de horas hombre no serviría de nada sin informes visuales y personalizables. Los requisitos incluían informes flexibles por proyecto, por componente del proyecto, y del portafolio de proyectos.

En pocas palabras, su objetivo era trabajar con los datos del proyecto en vivo, lo que lleva a una mayor transparencia y a previsiones más exactas. Una tarea difícil para un equipo tan complejo y multifuncional.

La solución = Jira Software + Structure

Arquímedes no podría haber considerado la suite Atlassian para la gestión de proyectos a gran escala si su equipo de software hubiese logrado ya grandes resultados con Jira. Se dieron cuenta de que Jira podía ser mucho más que una herramienta de desarrollo de software: con algunas apps clave como Structure, de ALM Works, Jira se volvía en una herramienta capaz de abarcar mucho más en horizontal (más equipos y áreas de trabajo) y en vertical (más escala).

Structure se convirtió rápidamente en un componente de misión crítica de la implementación de Jira de Archimedes. Como resultado, miles de issues se organizaron de forma cristalina: las vistas personalizadas se podían crear, compartir y editar en un abrir y cerrar de ojos.

Ahora el equipo de Archimedes ve Structure como una pieza indispensable de su engranaje.

Dado que prácticamente todos los aspectos de los proyectos se gestionan en Jira, nos encontramos con muchísimas issues y páginas relacionadas que sería imposible manejar sin Structure. Lo que hemos conseguido es que todos los miembros del equipo generen cualquier tipo de vista sobre el proyecto para ver datos muy específicos y bien organizados.

-Stephan Spenling, CTO y Chief Science Officer, Archimedes Exhibitions

Los equipos estaban tan enamorados de su nueva herramienta que se alcanzó una tasa de adopción del 99%. Algo así solamente es posible si el sistema se mapea a la cultura, y no viceversa.

Hoy en día, Archimedes utiliza Structure y la extensión Structure.Gantt de ALM Works para planificar y realizar seguimientos de decenas de miles de actividades en curso hasta 50 grandes proyectos simultáneos. ¡Eso sí que es escalar!

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