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3 Buenas prácticas para integrar Jira y Confluence con Outlook

Yasoon
31-oct-2019 9:08:06

¿Cómo conectar Microsoft Outlook con Jira, Jira Service Desk y/o Confluence? Existen distintas situaciones en las que integrar Outlook con las herramientas Atlassian resulta productivo para el usuario (y para el administrador), por ello en el siguiente artículo se explican tres situaciones clave.

¿A quién le gusta tirarse el día buscando la pestaña correcta? A nadie, ¿cierto? Sabemos que es una tarea completamente innecesaria, por ello, en este artículo vamos a mostrar algunas soluciones para contar con formas de trabajar más sencillas:

Cómo conectar entre sí la aplicación Microsoft Outlook y las de Atlassian: Jira, Jira Service Desk y/o Confluence  

 

1. Gestión de proyectos con equipos de TI en Jira 

Jira es una gran ayuda para que los equipos de TI gestionen su carga de trabajo. De hecho, suele servir como fuente única de información fiable. Sin embargo, muchos equipos siguen utilizando Outlook cada día para comunicarse con clientes y otros stakeholders

La app Outlook Email for Jira ayuda a salvar la brecha entre los entornos de trabajo de Outlook y Jira. Los jefes de proyecto de TI pueden encontrar en Outlook toda la información relevante almacenada en Jira, con enlaces específicos al contenido de los emails o al remitente de los mismos. 

Mantén informado a los involucrados en un proyecto Jira por email >>

Si un cliente llama al jefe de proyecto de forma inesperada, es posible ofrecer toda la información relativa al estado de la incidencia: la tendrá a tan solo un clic. 

Outlook email for Jira, Atlassian Marketplace app

Es sencillo encontrar en Outlook toda la información necesaria que se almacena en Jira

Si el equipo de TI recibe un email con una petición de un cliente, el jefe de proyecto puede crear la issue en Jira desde Outlook, o añadir información a una issue existente sin tener que cambiar de aplicación. 

El jefe de proyecto puede quedarse en Outlook, que al fin y al cabo es su campo de batalla, sin tener que echar al equipo de TI de Jira. 

Cómo crear una issue de Jira desde Microsoft Outlook

La app funciona en cualquier dispositivo móvil sin sacrificar información relevante. 

2. Equipo de TI interno con Jira Service Desk 

Cualquier persona que trabaja en un departamento de TI corporativo ha pasado por esto: Un compañero escribe un email rápido. “La wifi no tira, me echas una mano?” 

Jira Service Desk sería el canal correcto para este tipo de peticiones, pero muchos compañeros lo esquivan con un email. A su vez, el técnico de TI está demasiado ocupado para preocuparse por la wifi, por lo que le pasa la tarea a otro compañero de su equipo copiando y pegando la información del email en Jira Service Desk. 

Outlook Email for Jira simplifica este proceso. El técnico de TI puede crear el ticket de JSD directamente desde Outlook. El usuario sin Wi-Fi ahora puede ver que: 

  • Tendría que haber usado Jira Service Desk (aprendizaje) 
  • La incidencia está siendo tratada y tiene un estatus determinado 
  • Quién está trabando esta incidencia 

El técnico puede tener alguna que otra pregunta para el usuario. ¿Cuál es la Wi-Fi que no le funciona? ¿Está caída la red entera? ¿O es solo su portátil el que no se conecta? La app Outlook Meetings for Jira facilita convocar una llamada desde la issue de Jira o Jira Service Desk 

Como esta app muestra con claridad la disponibilidad del usuario, el técnico de TI puede llamar al usuario inmediatamente o escoger la siguiente hora disponible antes de enviar la convocatoria de reunión de Outlook desde Jira Service Desk. 

Cómo crear reuniones desde Jira o Jira Service Desk en Microsoft Outlook

La app permite desde Jira Service Desk enviar convocatorias de reunión en Outlook.


3. Planificación de agenda en Outlook

Confluence, la herramienta de colaboración de Atlassian, ayuda a muchas empresas en la estructuración de reuniones. Las plantillas de minutas son una de las características más populares de Confluence, y ayuda a dar seguimiento a todos los puntos del orden del día que se discuten en una reunión. 

Pero la mayor parte de las empresas no utilizan Confluence para agendar sus reuniones: sencillamente, envían una convocatoria de reunión por Outlook.  La app Outlook Meetings for Confluence permite planificar tu agenda directamente en tu convocatoria de reunión de Outlook, basándote en una página de Confluence. 

Cómo crear hitos en el calendario de Confluence desde Microsoft Outlook.

Es posible que tú y tu equipo se preparen para las reuniones de forma más fácil. Un hack en pro de la productividad.

Se pueden añadir puntos a discutir, o incluso editarlos colaborativamente con tu equipo. La app también crea un enlace a la página de Confluence

Conectar los productos de Microsoft y Atlassian ayuda a simplificar los flujos de trabajo e incrementa la adopción de Jira y Confluence. Si quieres saber mas sobre las apps de Yasoon, DEISER estará encantado de ayudarte.

Esta publicación de blog ha sido escrita por Anke Viehweger, Business Lead en Yasoon, una empresa de desarrollo de software de Alemania.

Integra Outlook con jira y Confluence

Integra Outlook con Jira y Confluence

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