La imputación de horas (o Time Tracking, en inglés) en Jira Server es importante por distintas razones. Te ofrecemos algunos consejos y mejores prácticas para controlar las horas trabajadas por tu equipo.
Imputar horas en Jira Software es una opción interesante toda vez que se decide llevar un control de la jornada laboral, reducir costes operativos, mejorar la eficiencia de tu plantilla, o incluso mejorar la satisfacción de tus clientes; a continuación indicamos cómo puedes realizarlos en Jira y cuáles son algunos de los consejos y trucos que pueden ayudarte a conseguir que todo el equipo esté a bordo.
Seguro que tu empresa está muy interesada en tomar mejores decisiones de negocio. Controlar los tiempos permite saber de forma concreta y viable dónde se está gastando el tiempo (que se invierte en sprints, proyectos y funciones, etc.). A partir de ahí, gerentes y directivos pueden cuantificar el valor de ese esfuerzo y mejorar de forma muy significativa la capacidad de predicción para proyectos de naturaleza similar.
No olvidemos que tu empresa puede estar facturando tiempo o calculando el tiempo que se dedica a operaciones y es susceptible de ser facturado. Estas funciones dependen de que el tiempo se pueda medir con exactitud.
Si pudiéramos simplificar el valor del seguimiento de tiempos en tres pasos, para mí serían estos:
En esencia, Tempo Timesheets es una solución de seguimiento de tiempos e informes que se integra perfectamente con Jira para ayudar a que equipos y al administrador de Jira a controlar los tiempos, soportando a áreas y procesos tan distintos como contabilidad, gestión de nóminas, facturación o compliance.
Tempo es una de las apps más populares del Atlassian Marketplace, pero también puede obtenerse a través de Deiser. Tempo Timesheets es compatible con Cloud y Data Center.
El reto más recurrente al cual se enfrentan nuestros clientes es conseguir que sus empleados imputen sus horas. En Tempo creemos que esto ocurre, sencillamente, cuando los usuarios no han encontrado un método para medir el tiempo que se ajuste a sus preferencias personales y a su horario. Por eso, voy a repasar distintos métodos para imputar horas en Jira gracias a Tempo Timesheets.
Para acceder a My Work, haz clic en la pestaña de “Tempo” en la parte superior de la pantalla y continúa con el submenú que se cargará a continuación. La imagen de arriba muestra la vista Calendario de My Work. Hay que tener en cuenta que siempre se puede navegar a otras áreas de Jira o de Tempo a través del menú ubicado en la parte superior de la página, y a otras funcionalidades de Tempo a través de los iconos en la parte izquierda de la página. Las tarjetas con marcas de verificación verdes corresponden a tiempo imputado, mientras que las que tienen flechas indican tiempo estimado. A partir de esta página, las demás funcionalidades de Tempo siguen siendo accesibles desde el lado izquierdo de la página (con los iconos), o desde el menú de Tempo en la parte superior de la página.
My Work ofrece un gran resumen visual del avance semana y de las tareas que has planificado para ti mismo. Ponemos énfasis en esta página, ya que es una de las principales puertas de entrada para medir el tiempo con Tempo. A su vez, se descompone en 3 áreas principales.
Quizás uno de los métodos más sencillos consista en ir a la vista de calendario de My Work y pinchar en “Log Time” (imputar tiempo) en la fecha deseada. Este método suele ser atractivo para las personas más visuales. Si además eres de los que disfruta planificando su tiempo, te puede servir como un buen recordatorio en cuanto a la carga de trabajo que queda por hacer para el día.
Cuando se pulsa “Log Time”, aparecerá la ventana de imputación - aquí es donde se envía el tiempo trabajado en un problema. Ten en cuenta que algunos datos de la ventana de imputación pueden tener un aspecto ligeramente diferente debido a la manera en que cada organización configura la toma de datos en Jira.
¿Te has equivocado? No pasa nada: Siempre se puede editar tu tarjeta si has metido una cantidad de tiempo incorrecta, o arrastrar y colocar la tarjeta de calendario hasta otra fecha si la has creado en el día equivocado.
Haz como los profesionales: ¡si te das cuenta de que estás repitiendo la misma tarea a lo largo de toda la semana, puede hacer un seguimiento muy sencillo si duplicas la tarjeta correspondiente del calendario! Siempre podrás editar las tarjetas duplicadas más tarde. Para duplicar, utiliza el acceso directo conn el teclado (En Windows: Ctrl + Shift + clic; en Mac: Cmd + Shift + clic) y arrástralo hasta el día deseado.
El área derecha de My Work cuenta con un panel que incluye una barra de búsqueda para encontrar issues y con pestañas que organizan issues por tipo (basado en búsquedas predefinidas en JQL). Ten en cuenta que las pestañas siempre se pueden editar desde la tuerca de configuración (a la derecha de “issues”). Si no te interesa lo que te permite hacer el panel lateral, puedes minimizarlo con las dos flechas situadas en la parte inferior del panel.
Otra forma sencilla de registrar el tiempo es arrastrar y soltar la issue en el día que le corresponda. Al hacerlo, se abrirá la ventana de imputación. Este método también puede favorecer a los usuarios más visuales. Es muy interesante que si las pestañas estén aptadas a tu forma de trabajar (por ejemplo: si marcas como favoritos tus issues más comunes).
Todas las imágenes anteriores han mostrado la vista del calendario de My Work, pero hay dos formas principales de mostrar esa información. La que hemos utilizado hasta ahora es una vista de lista. La otra es una vista temporal.
Hay muchas formas distintas de visualizar la misma información en My Work. Las ventajas dependen de qué quieres conseguir... o de cómo prefieres trabajar.
La vista temporal de My Work combina una agenda con una herramienta de imputación de horas. Como ofrece más información sobre el paso de los días, puede ser la herramienta adecuada para aquellos usuarios a los que les guste consultar y respetar su agenda. Además, tanto la empresa como el propio usuario pueden aprovechar la información adicional que se ofrece para averiguar dónde y cuándo está poniendo su tiempo y reflexionar sobre cómo mejorar y ser más eficiente.
Como una agenda: la vista temporal de My Work proporciona un desglose por horas. Esta información puede ser usada para entender cuándo hay un conflicto de programación y ayudar a evitar las dobles entradas o, por el contrario, programar trabajo en dos lugares a la vez. El tiempo puede añadirse seleccionando de la hora de inicio y arrastrando la selección hasta el momento final deseado (siempre se puede editar la tarjeta cuando se abre el menú de imputación).
La vista de parte de horas la otra vista “principal” de My Work. Se encuentra en la esquina superior derecha, junto al botón de calendario. A diferencia de la experiencia visual de la vista de calendario, la vista de parte de horas ofrece más granularidad en la información. Como nota al margen, este punto de vista es casi idéntico a los informes de Tempo, la herramienta que aprovecha los datos recogidos para hacer análisis. Pueden seleccionarse diferentes períodos para la vista de parte de horas, y se pueden crear columnas adicionales (tiempo facturable y tiempo planificado).
La vista de horas es una de las pantallas más poderosas en My Work. Su principal beneficio es la profundidad y la riqueza de la información que se puede encontrar sobre uno mismo. La vista se puede organizar por proyectos, clientes, temas, etc. La información proporcionada te ayuda a tener muy rápidamente una visión general de tus esfuerzos pasados y de los esfuerzos planificados para el futuro.
Desde este punto de vista, hay dos métodos para agregar tiempo. El primero de ellos se realiza a través del botón de imputar horas (Log Time), en la esquina superior derecha de la página. El segundo método es hacer clic en la celda o celdas correspondientes al día o período de tiempo deseados y a la issue correspondiente. El uso de este método puede ser una alternativa al método de duplicado que se mencionó anteriormente (los resultados finales son semejantes).
Al final, este punto de vista ofrece una alternativa para la imputación de horas que puede resultar más atractivo para algunos usuarios.
Sabemos que puedes no querer salir de tu página de Jira para acceder a My Work e imputar horas allí. Al final y al cabo, el objetivo es que la herramienta trabaje para ti y no al revés. Aquí hay 3 consejos muy pro que te permitirán imputar horas desde casi cualquier lugar en JIRA:
Tempo tiene la ventaja de contar con una tecla de acceso directo que funciona en cualquier parte de Jira - Sí, eso también incluye la configuración de Jira o las tripas de cualquier issue. La tecla de acceso directo abrirá inmediatamente la ventana de imputación de horas, por lo que este método es el más rápido y quizás el más cómodo de Tempo. Ahora mismo la tecla es “W”, pero podría cambiar en el futuro. También puede estar bien para imputar el tiempo justo después de terminar una tarea o al finalizar la jornada laboral.
Alguna vez habrás utilizado un cronómetro para medir tu tiempo haciendo n repeticiones de algún ejercicio. Tempo hace algo muy similar con el seguimiento del tiempo real: hay un botón de reproducción y pausa y otro de parada, una combinación intuitiva que ayudará a que usuarios nuevos y veteranos adquieran por igual el hábito de medir sus tiempos. Además, el cronómero puede ser muy útil para los que están siempre de aquí para allá, con reuniones, conferencias internacionales y otras interrupciones.
El temporizador también puede activarse desde cualquier rincón de Jira. Al hacerlo, aparecerá en la parte inferior derecha de la página.
Consejo rápido: El tiempo se imputa automáticamente al detener el temporizador. Si se activa el temporizador desde la página de una issue, el tiempo se imputará a esa issue.
Aunque no sea exactamente en cualquier lugar, el hecho de que este método sea accesible desde las páginas de issue y las de proyecto implica que para la mayor parte de los usuarios lo tendrán a mano casi siempre. Le recomendaría este método a cualquiera que tenga las issues abiertas constantemente para que acelere el proceso de imputación.
En el centro de la página de una issue hay una sección de Tempo que permite imputar. Además, el signo “+” en la parte derecha de la pantalla es otro acceso más a la imputación. En realidad, hay 2 más maneras para medir el tiempo en esta imagen. ¿Eres capaz de encontrarlas?
Una forma de ayudar a entrar en el hábito de imputar tiempo es establecer un recordatorio al final de cada jornada laboral. Serás capaz de imputar cuando el recuerdo de lo que has hecho durante el día aun está fresco.
Como un pro: Todos los métodos que he presentado son perfectamente funcionales. Punto. Ahora bien, el método que se adopte estará estrechamente relacionado con la forma de trabajar de cada uno en Jira. ¿Estás siempre intentando llegar a algún lugar y te cuesta imputar más de 15 minutos en tus tareas? Tal vez el temporizador te venga mejor. ¿Eres un enamorado de las teclas de acceso directo? ¡Aprovecha la tecla Tempo! Si eliges el método que más te conviene para imputar, te será más fácil seguir realizando seguimientos de manera sostenida.
Hemos visto diferentes metodologías para capturar el tiempo, cada una de las cuales destaca en casos y situaciones ligeramente diferentes. Ahora veamos qué nos ofrecen los datos.
El poder real de Tempo Timesheets se explota cuando se combina con Tempo Reports.
Ya hemos visto una vista muy similar anteriormente. La mayor diferencia con el parte de horas es que Tempo Reports no está limitado a la información de cada usuario para cada usuario, sinoo que permite que quienes tienen los permisos adecuados accedan a información sobre sus equipos, clientes, temas, etc.
Por ejemplo, podemos ver rápidamente que se han dedicado 291 horas al cliente Soylent Corp y que gran parte de ese tiempo se volcó en “la mejora del modelo con patrones de refuerzo” y “la creación de un segmento de machine learning”. Esta información puede ser usada para predecir mejor nuevos spints, proyectos, etc., además de mejorar la comunicación y la transparencia con el cliente.
Los informes ofrecen información práctica que informa la toma de decisiones para mejorar la eficiencia en todo el proceso.
Tempo Reports es una funcionalidad muy potente a la que se puede acceder directamente desde el menú de Tempo en la parte superior de la página. Se puede escoger entre varias plantillas, y cada una de ellas ofrece algo diferente. Los datos se pueden agrupar y filtrar según el objetivo final que busquemos, también se pueden añadir columnas adicionales si se quiere mayor detalle. Los informes también se pueden guardar y exportar en diferentes formatos (por ejemplo: PDF, CSV, etc.).
Cada vez que llega la hora de medir el tiempo, nos damos cuenta de que ponerlo en práctica es difícil. Puede que sea porque el resultado y los objetivos finales no se comunican adecuadamente al empleado. ¿Por qué están realizando seguimientos? ¿Cuáles son algunos de los objetivos que estamos tratando de lograr? Explicar el razonamiento hará que sea más fácil superar la resistencia inicial.
El tiempo es uno de los pocos recursos en este mundo que nunca vuelve. Hemos visto muchas razones por las que tú y tu organización deberíais estar interesados en maximizar el valor del tiempo hemos demostrado que ni siquiera es necesario alejarse de Jira para controlar los tiempos que dedicamos a trabajar en las tareas que nos importan.
Dicho esto, hay que reconocer que apenas hemos profundizado en Tempo Timesheets. Hay mucho más a lo que se puede sacar partido (equipos, cuentas, permisos, atributos de trabajo, etc.). Para obtener más información, visita la web de Tempo o ponte en contacto directamente con Deiser para que ellos te guíen a través de tu viaje Temporal.