Automatizaciones en Jira: guía práctica para ahorrar tiempo

La automatización en Jira es de las funciones más importantes que debe llevar a cabo un equipo que quiere ahorrar tiempo, recursos y dejar espacio a las personas para enfocarse en el trabajo de alto valor. En esta publicación te mostraremos cómo automatizar distintos aspectos en Jira que están directamente relacionadas con la información de proyectos, repasaremos algunos conceptos básicos, historia, y luego los aspectos técnicos de la configuración para lograr la automatización basada en información de proyectos.

Hace algunos años publicamos un artículo en nuestro blog sobre automatizaciones en Jira. En él, decíamos que «la automatización de proyectos en Jira y otros aspectos siempre ha estado presente, principalmente mediante apps del Marketplace de Atlassian. En especial por la necesidad de eliminar tareas repetitivas, desencadenar acciones en función de distintos criterios y tareas similares».

De esta definición, una parte ya se ha quedado obsoleta. Sigue siendo cierto que las automatizaciones resuelven la necesidad de eliminar tareas repetitivas, pero ya no dependen exclusivamente de apps del Marketplace. Desde que Atlassian se hizo con Automation for Jira, cualquier compañía con licencias en Jira puede llevar a cabo automatizaciones sin salirse de la herramienta.

Antes de definir el concepto en su totalidad, es importante definir cada aspecto básico de Jira:

•    Proyecto. Un proyecto es una serie de tareas que se deben completar para alcanzar un meta en particular, o como lo define el Project Management Institute (PMI) en su PMBOK “Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.
•    Proyecto en Jira. Un proyecto en Jira puede ser cualquier cosa, pero que podemos definirlo como un contenedor que almacena las issues (tareas, incidencias, bugs, etc..) de tus proyectos, servicios, productos, etc. La definición que Atlassian ofrece al respecto es: «una colección de issues... un proyecto de Jira puede configurarse y personalizarse para cumplir con las necesidades de un equipo».
•    Automatización. La automatización son todas aquellas tecnologías, máquinas y procesos que inciden en el ahorro del trabajo humano.
•    Trigger. Elemento de acción que dispara o bloquea una acción consecuente, formando así la automatización.
•    Condición. Variable que, con su acontecimiento, dispara o modifica alguna acción concreta en la automatización.

Siendo consecuentes con las definiciones, podemos afirmar que un proyecto en Jira no es necesariamente un proyecto. Dicho esto, podemos definir en qué consiste la automatización de un proyecto en Jira. La automatización de un proyecto es la acción de delegar en la tecnología (software –Jira-, en nuestro caso) todas las tareas posibles para conseguir los objetivos alrededor de tus proyectos. 

¿Cómo mejorar el seguimiento de proyectos en Jira con automatizaciones?

Hacer un buen seguimiento de proyectos en Jira puede volverse complicado si dependemos solo de actualizaciones manuales. Con múltiples equipos y tareas en movimiento, es fácil perder visibilidad o acabar con información desactualizada. Ahí es donde las automatizaciones marcan la diferencia.

Las automatizaciones en Jira te permiten ejecutar acciones automáticamente cuando se cumple una condición. Desde enviar notificaciones hasta actualizar campos o crear subtareas, eliminan tareas repetitivas y aseguran que la información fluya sin errores. Esto se traduce en menos tiempo corrigiendo cosas y más tiempo centrado en avanzar los proyectos.

Projectrak, una de las principales apps de Deiser, permite llevar a cabo un seguimiento de proyectos basado en campos y propiedades personalizables de proyecto, notificaciones, operaciones masivas y la creación de reportes a simple vista sobre tus proyectos en Jira. Su funcionamiento cobra el doble de sentido gracias a las automatizaciones. Projectrak disponía de una integración con Automation for Jira desde hace varios años.

      Enfrenta tus desafíos de gestión de proyectos con los beneficios de la nube de Atlassian >>

Creando automatizaciones en Jira Cloud paso a paso

Aprender a crear automatizaciones en Jira Cloud es clave para mejorar la eficiencia, reducir errores manuales y mantener la información siempre actualizada en tus proyectos. Aunque suene complejo, el sistema de automatizaciones de Jira es muy intuitivo y no requiere conocimientos técnicos para empezar. Te contamos cómo hacerlo paso a paso.

1. Accede al menú de automatizaciones. Ve al proyecto donde quieres aplicar la automatización. En el menú lateral izquierdo, haz clic en “Project settings” y luego en “Automation”.
2. Crea una nueva regla. Una vez dentro, pulsa el botón “Create rule”. Verás una estructura basada en disparadores, condiciones y acciones.
3. Elige un disparador (Trigger). Elige qué evento iniciará la regla. Puede ser la creación de una issue, un cambio de estado, la modificación de un campo, etc.
4. Define las condiciones (Condition). Puedes filtrar cuándo se debe ejecutar la automatización. Por ejemplo, solo si el tipo de issue es “Bug” o si el campo “Prioridad” es “Alta”.
5. Configura la acción (Action). Define lo que quieres que ocurra. Puedes asignar automáticamente a un responsable, cambiar el estado, enviar una notificación por Slack o actualizar un campo.
6. Guarda y activa la regla. Nombra la automatización, revisa la configuración y haz clic en “Turn it on” para activarla.

      Aprende a automatizar en Jira con nuestra guía exclusiva y casos de éxito reales >>

Además, como consejo adicional, Jira ofrece plantillas preconfiguradas que puedes adaptar a tu caso, ideales si estás empezando. Y si tu instancia tiene múltiples proyectos, puedes aplicar reglas globales desde el Jira Automation Global Admin.

¿Por qué usar automatizaciones en Jira?

Los beneficios son múltiples y pueden marcar la diferencia en equipos que buscan ser más eficientes, precisos y escalables:

•    Ahorro de tiempo: Las automatizaciones eliminan la necesidad de realizar tareas repetitivas de forma manual, como asignar issues, actualizar estados o enviar notificaciones. Esto permite a los equipos centrarse en lo realmente importante: aportar valor, tomar decisiones y avanzar en los objetivos del proyecto.
•    Reducción de errores: Automatizar procesos reduce significativamente el margen de error humano. Al dejar que el sistema se encargue de acciones críticas —como mover un ticket de columna cuando se cumple una condición— se asegura una mayor consistencia y fiabilidad en el flujo de trabajo.
•    Mayor visibilidad y control: Con las automatizaciones puedes establecer reglas que actualicen campos, etiqueten a responsables o envíen alertas automáticamente. Esto facilita el seguimiento del estado de las tareas, mejora la comunicación entre equipos y garantiza que nada importante pase desapercibido.
•    Escalabilidad: A medida que los equipos y proyectos crecen, mantener los procesos alineados se vuelve más complejo. La automatización permite estandarizar flujos de trabajo, lo que facilita la coordinación entre equipos y asegura que las mejores prácticas se apliquen de forma uniforme, incluso en entornos en expansión.

Consejos para automatizar bien en Jira Cloud

Automatizar en Jira puede transformar tu forma de trabajar, pero hacerlo bien es clave para evitar frustraciones o caos innecesario. Aquí van algunos consejos prácticos:

•    Empieza por lo sencillo: En lugar de intentar automatizar todo de golpe, identifica primero las tareas más repetitivas —como enviar notificaciones o cambiar el estado de un issue— y empieza por ahí. Verás beneficios rápidos sin complicaciones.
•    Pon nombres claros a tus reglas: A medida que acumules automatizaciones, tener una nomenclatura coherente y descriptiva te ahorrará tiempo y evitará confusiones. Usa nombres que expliquen claramente qué hace cada regla.
•    Documenta tus automatizaciones: Aunque parezca obvio hoy, dentro de unos meses podrías no recordar por qué creaste una regla concreta. Una breve descripción o documentación puede marcar la diferencia.
•    Haz pruebas antes de aplicar: Si puedes, utiliza un entorno de pruebas o experimenta en proyectos internos. Así evitarás impactos no deseados en los equipos reales.
•    Piensa en el usuario final: No toda automatización es buena. Asegúrate de que las reglas aportan valor, no solo ruido. Un exceso de notificaciones o acciones automáticas puede saturar y generar rechazo.

Una buena automatización es la que pasa desapercibida... porque funciona sin que nadie tenga que pensar en ella.

Automatizaciones en Jira con IA: cómo Atlassian Rovo puede ayudarte aún más

En los últimos meses, Atlassian ha apostado fuerte por la inteligencia artificial, y su integración más potente hasta ahora se llama Atlassian Rovo. Esta nueva capa de IA no solo te ayuda a buscar información entre todas tus herramientas conectadas (Jira, Confluence, Slack, etc.), sino que también puede detectar patrones, proponer acciones y automatizar tareas con base en lo que aprende de tu forma de trabajar.

¿Y qué tiene que ver esto con la automatización?

Mucho. Porque mientras que las automatizaciones clásicas se basan en reglas definidas, Rovo añade una capa proactiva e inteligente que puede:

•    Sugerir automatizaciones basadas en tu comportamiento o en el de tu equipo.
•    Resumir reuniones o tickets complejos y generar acciones automáticas a partir de ellos.
•    Detectar incoherencias o bloqueos en tus proyectos y proponerte soluciones.

      Descubre cómo Atlassian Rovo puede ampliar las capacidades de entrega de tu equipo >>

Gracias a Atlassian Rovo podrás crear tus reglas de automatización en Jira sirviéndote únicamente del lenguaje natural.

Además, cuando lo combinas con apps como Projectrak, la IA puede tener en cuenta el contexto del proyecto para hacer recomendaciones más precisas o ayudarte a entender por qué ciertos proyectos avanzan más que otros.

La automatización en Jira Cloud no solo mejora la eficiencia, también transforma la forma en que los equipos colaboran y gestionan su trabajo. Eso sí, como has visto, automatizar con sentido requiere estrategia, conocimiento y algo de prueba y error. En Deiser llevamos años ayudando a equipos a sacar el máximo partido de Jira y otras herramientas Atlassian, así que si necesitas una mano para optimizar tus automatizaciones o explorar nuevas posibilidades, estamos aquí para ayudarte. Y si quieres estar al día de todos los cambios que vienen en Atlassian Cloud, te invitamos a descargar nuestro resumen gratuito con las últimas novedades y tendencias. ¡No te lo pierdas!