Siempre resulta difícil medir de manera rápida, o por lo menos a corto plazo, la rentabilidad de una inversión. Y sobre todo cuando esta inversión consiste en acudir a un evento como el Summit de Atlassian.

Esta vez estábamos obligados. Jugábamos en casa, en Barcelona. Llevamos asistiendo al Summit de Atlassian como patrocinadores desde 2012, cuando Daniel y yo nos liamos la manta a la cabeza y empezamos a contar Workload y un recién estrenado Profields for JIRA (atentos al próximo Summit de San Jose, si estáis interesados en Profields).

La cuestión es… ¿Cuánto nos ha costado? Al menos de manera directa….

¡Pues mucho…..! ¡O poco….! Depende de cómo se mire. Pero, comencemos a sumar….

Patrocinio Gold: 18.500 Euros

Este patrocinio es el ‘tercero’ en importancia: Un Diamond (Draw.io), dos Platinum (Tempo y K25t) y unos 20 Gold (éramos casi 80 las empresas con algún tipo de booth o stand). Un stand grande, con dos pantallas, con posibilidad de albergar a seis o siete personas que interaccionasen con los clientes. El diseño fue obra del equipo de Marketing, con Dani a la cabeza, ‘el cerebro diseñador de DEISER’. El premio gordo se lo llevó SEIBERT MEDIA (draw.io) primer patrocinador Diamond en la historia de los Summit de Atlassian, con 75.000 Euros.

En realidad el coste de este patrocinio es más alto, 25.000 euros. Pero durante las semanas previas a este Summit alcanzamos un acuerdo con SEIBERT MEDIA para ceder parte del stand de modo que pudieran explicar a los clientes españoles toda la plataforma Linchpin que comercializan. Esto nos permitió financiar un 25% de ese coste real, por lo que la cantidad definitiva fue de 18.500 euros.

AMO (Additional Marketing Opportunities): 18.000 Euros

Esta categoría se refiere a acciones adicionales al stand y a la presencia de marca en la Expo-Hall.
Nosotros quisimos tener mayor protagonismo y contratamos una charla denominada Theater Session (15 minutos, una especie de lightning talk en el área donde están los stands con un espacio con capacidad para unas 50 personas. Lo que se paga es el derecho a usar esa área y a promocionarlo. Por supuesto toda la elaboración y esfuerzo de coordinación y preparación es adicional (coste indirecto). Simplemente los derechos para disfrutar de este espacio, costaron 8.000 Euros.

Además, contratamos los derechos para poner en la silla de los asistentes una especie de regalo en una de las dos charlas más importantes del Summit. Esta asignación se produce por orden de llegada. Nosotros fuimos segundos y nos tocó el ShipIT, casi el cierre de la conferencia. Teníamos que elaborar 1.500 ítems, por si acaso, para cubrir todos los asientos. La parte buena de esta historia es que si se diseñan bien, los que sobren, los puedes reutilizar.

En nuestro caso diseñamos unas gafas de realidad virtual decorada con toda la imagen corporativa de DEISER y diseñamos una app para poder ver con las gafas y usando los móviles, una película de nuestra oficina, de nuestro equipo y los audios de nuestros add-ons. El coste de elaboración de ese merchandising corre a cargo de DEISER y lo pondremos en partida aparte, pero los derechos para poder colocar uno de estos elementos en cada una de las 1.500 sillas del ShipIT costaron 10.000 euros.

Merchandising AMO (Gafas VR y App): 10.000 Euros

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Como he mencionado, la parte positiva: es una inversión que había que hacer, y con las gafas sobrantes (unas 600) podemos cubrir los compromisos futuros (ya sabéis, si queréis unas, lo único que hay que hacer es acudir a los eventos donde estemos, je, je, je).

Merchandising adicional: Camisetas y Folletos: 1.500 Euros

alt Para este evento hemos diseñado hasta tres modelos de camiseta diferentes:

  • Para una fiesta que organizamos con otros partners y vendors en día anterior al Summit, el 1 de mayo.
  • Para el propio Summit, los días 2 y 3 de mayo.
  • Una edición especial para el 4 de mayo (May The Fourth) que conmemora el día de Star Wars y coincidía con el 40 aniversario del estreno de la película.

De estas camisetas se hicieron unas 150 (sumando todos los modelos).

También se solicitaron los nuevos trípticos de servicio y producto DEISER, 500 de cada tipo, junto con unos expositores para facilitar que la gente los viese y se los llevase. Una inversión tremendamente económica y con un resultado de extraordinaria calidad.

Entradas Summit, Atlascamp, Only-Expo y otros: 6.000 Euros

Este ha sido el primer Summit en Europa y hemos querido que la mayoría de la empresa pudiese estar allí. Además todo el equipo de desarrollo de add-ons del Marketplace ha asistido al Atlascamp.
Aunque el patrocinio Gold nos daba derecho a 4 pases completos para el Summit y otros 4 para el Expo Hall y las keynotes, hay que recordar que llegó a haber 17 personas de DEISER. Esto supuso tener que comprar varios pases completos, otros para que la gente pudiera rotar en la Expo Hall y estar en el stand, y entradas completas del Atlascamp para 6 personas. Una partida nada despreciable pero creemos que fundamental para que gran parte del equipo (servicio y add-ons) viva un evento tan singular como éste. Ojalá podamos seguir haciéndolo durante muchos años.

Desplazamiento, Alojamiento y transporte interno: 7.100 Euros

Era el primer Summit en Europa, y en España, por tanto quisimos que fuese una buena cantidad de personas de DEISER. El jueves 4 de Mayo, nos reunimos en Fira Gran Vía hasta 17 personas (teniendo en cuenta que en la oficina de Madrid solemos llegar como máximo a 25). El 70% de la empresa allí. 17 billetes de AVE de ida y vuelta, tres apartamentos que se poblaban y vaciaban conforme pasaban los días, taxis, Cabifys y comidas, en algunos casos. Una logística complicada que también tenía un coste considerable.

Los apartamentos fueron reservados durante casi una semana puesto que ya desde el domingo 30 de abril tuvimos celebraciones relacionadas con el Summit, como el primer torneo internacional de fútbol/soccer del Summit de Atlassian. SEIBERT MEDIA, Comalatech y DEISER, competimos en un triangular que tuvimos la suerte de ganar, aunque lo importante fue el hecho de celebrar esa competición.

Otros gastos, entrevistas, videos, fotos: 2.500 Euros

Para redondear, añadimos gastos menores fundamentalmente centrados en los costes de envío de material, tanto desde Madrid a los apartamentos, como desde Fira Gran Vía a DEISER. Aunque son una parte muy pequeña no hemos querido dejar de incluirlos para que tengáis una idea completa.

Esta partida, sobre todo, se refiere a la extraordinaria labor de nuestro fotógrafo oficial, Javier Luengo, y la empresa que desde el año pasado nos acompaña para la grabación de las charlas y videos, Yumagic. Además de las extraordinarias fotos de Javi, entrevistas con Brian Rollins, Martin Seibert, Dave Meyer, Gorka Puente, etcétera....

Consolidando partidas, que es gerundio

En definitiva, si sumamos todos los apartados mencionados, y teniendo en cuenta que hacemos un mínimo (pero muy mínimo) redondeo al alza, la inversión DIRECTA de DEISER en este primer European Summit ha sido de 63.600 Euros.

Estas cifras suponen la mayor inversión jamás realizada por DEISER en un evento propio o ajeno. No incluimos las horas de esfuerzo: preparación, gestión, reuniones, etcétera.

Contablemente hablando, esta cantidad se ha repartido en los años fiscales 2016 y 2017 puesto que Atlassian lanzó todo el proceso en Noviembre de 2.016 por lo que ya en Diciembre del año pasado tuvimos que abonar el 40% de toda esta cantidad. Hay que recordar que DEISER contó con unos días de ventaja con respecto a otros patrocinadores al ser ya cliente habitual del Summit desde 2012. Una especie de Early Booking.

¡Y lo repetiremos siempre que podamos!

Probablemente esta sea la gran cuestión. ¿Merece la pena? ¿El ROI es el esperado? Sinceramente creo que a corto plazo no lo sabremos. Pero estamos seguros que desde que empezamos esta aventura en el año 2011 y 2012, la aventura del DEISER del Siglo XXI, somos mucho más robustos como organización hasta el punto que este tipo de inversiones (y sólo es una parte de todo lo que hacemos) lo consideramos ya como parte natural de los presupuestos, algo completamente impensable hace cinco o seis años. Para nosotros, un cambio fundamental en nuestra mentalidad como empresa.

Vemos las cifras de inversión en marketing de Atlassian y observamos que son un 19 o 20% de todos sus gastos. Y proporcionalmente bajos, en comparación con otras empresas. Nos queda aún camino por recorrer pero considerar como algo natural y viable una inversión de tal magnitud para nosotros ya es muy importante.

Cualitativamente hemos ganado mucho… ¡Muchísimo!

Es cierto que a veces el tráfico de personas era bajo puesto que las charlas se impartían en otro piso del edificio, pero a cambio conseguimos muchas cosas. Además sabemos que Atlassian es única aprendiendo y estamos seguros que el próximo Summit de Barcelona, en septiembre de 2018 será mucho mejor que éste. Y ahí estaremos.

Pero es que DEISER ha conseguido muchos logros cualitativos. Hemos tenido una presencia grandísima durante los dos días, hemos dado una charla de altísima calidad gracias a una de las personas de nuestros equipo, Lara, que lleva sólo seis meses con nosotros pero que se desenvuelve como si llevase ya seis años, hemos dejado cerca de 900 gafas de realidad virtual con una app que permite conocernos y escuchar una locución en inglés sobre nuestros add-ons, y nos ha permitido conservar otras 600-700 gafas para el resto de acciones comerciales del año.

Hemos podido consolidar nuestras relaciones comerciales con dos de nuestros mejores clientes, nos hemos conocido mejor, hemos estado conviviendo durante dos días, y nos ha facilitado un acercamiento que jamás hubiéramos conseguido en el ‘business as usual’. Hemos interactuado con decenas de vendors y partners para intercambiar experiencias, conocer mejor sus add-ons, mostrar mejor los nuestros y salir de allí poniendo caras a muchas personas con las que casi nunca habíamos hablado de manera directa.

Durante el Partner Day, en la keynote global que unía el evento y el Atlascamp pudimos comprobar, con orgullo, cómo nos mencionaban como uno de los partners europeos de referencia, junto a los más grandes, además que nuestro logo aparecía casi constantemente como patrocinador del Atlascamp.

En una de las charlas de producto, se habló de Profields Cloud como ejemplo de aplicación de las guías de estilo de Atlassian y nos han sugerido incluso que deberíamos proponer una charla en el Summit puesto que su aplicación a nuestros add-ons server no la habían visto hasta ahora en ningún vendor.

Nos han felicitado por el despliegue, por la cantidad de personas desplazadas, hemos conseguido que nuestra gente disfrute de esa semana, que vuelva con las pilas cargadas, que hayamos podido convivir y conocernos todos un poco más….

¿Cuánto vale todo eso? ¡Seguro que mucho más de lo que hemos invertido! Y por todo ello, y por mucho más, también estaremos en San Jose, en el próximo Summit de este año. Y, claro está, nos veremos otra vez en Barcelona el año que viene, del 4 al 6 de Septiembre de 2018.

Agradecimientos a nuestros clientes y a todo DEISER

¡Gracias a todos por seguirnos, por apoyarnos y por estar siempre tan cerca del equipo de servicio, del equipo de producto, y de todo DEISER!.

Gracias a todo el mundo que nos acompañó, formando parte del equipo en algún momento: Adriana, Lara, Adrián, Álvaro, Carlos Fernández, Carlos Martín, Charlie, Daniel, David García, David González, David Osteso, José, Leo, Luis, Mariano, Pedro, Víctor y un servidor.

Y sobre todo gracias a los que por distintas razones no estuvistéis, porque ya teníais comprometida esa semana, como ha sido el caso de Huwen, o porque DEISER tenía que seguir en funcionamiento esos días y vosotros lo hicistéis posible: Gema, Marta, Silvia, Marcos, Teo... el año que viene, si nada lo impide, estaréis en los primeros de la lista para acudir como parte del DEISERTeam.

¡Gracias, Equipo! ¡Nos vemos en de nuevo en Barcelona, en Septiembre de 2018!

P.S. Hace unos meses, tras el DEISERday de Madrid, una persona a través de twitter (@Elemento115MC), nos emplazó a contar lo que habíamos invertido en dicho evento. Yo me comprometí a hacerlo; aunque lo escribí, nunca se publicó. Espero saldar aquella cuenta pendiente, con este otro ejercicio, similar al anterior, como ejemplo de inversión en un evento de carácter internacional.