La primera versión de JIRA Portfolio fue lanzada oficialmente en Noviembre de 2014 (en modalidad Server, a principios de 2015 estuvo disponible en Cloud y Data Center). Fue el anuncio estrella del Summit celebrado en San José ese año, ya que venía a cubrir una de las carencias de JIRA: el poder tener una visión global de alto nivel de múltiples proyectos y equipos, permitiendo obtener una planificación y un roadmap global de todas las iniciativas y proyectos de una compañía u organización. Además permitía gestionar múltiples equipos y sus habilidades para detectar y evitar cuellos de botella y asegurarse de que la gente esté asignada a los proyectos adecuados y con disponibilidad cuando se les necesite. También permitía tomar decisiones y repriorizar de forma rápida mediante escenarios "que pasa sí" viendo el impacto de los mismos en esa planificación y roadmap globales.

Como todos los productos de Atlassian, ha ido evolucionando de forma incremental según las necesidades y demanda de los clientes (actualmente lo utilizan más de 4.000). Atendiendo a ese feedback Atlassian se ha dado cuenta de que los usuarios están muy contentos con las capacidades de planificación, generación automática de roadmaps y de la vista de alto nivel de múltiples proyectos, pero no tanto con el gran trabajo que hay que realizar para configurar los planes, el poder mantenerlos actualizados y como consecuencia la falta de sicronización entre la planificación hecha en Portfolio y la realidad posterior en los proyectos JIRA. La mayoría de peticiones de mejora y votos de los usuarios en https://jira.atlassian.com/projects/JPO/issues/ eran sobre integración entre Portfolio y JIRA.

Portfolio for JIRA 2.0

Con el cambio de JIRA 7 el nombre comercial de Portfolio cambió a Portfolio for JIRA y en el reciente AtlasCamp 2016 celebrado en Barcelona fue anunciada la versión 2.0, oficialmente lanzada el pasado día 7 de junio. Portfolio for JIRA 2.0 se redefine complentamente permitiendo un nuevo modelo de integración con JIRA, haciendo convivir un entorno seguro para la planificación, que permite "jugar" con números y con escenarios "que pasa sí", con datos siempre actualizados para poder tener visibilidad y reporting real.

La limitada y tediosa sincronización entre JIRA y Portfolio 1.0 desaparece dando paso a una forma mucho más completa y directa, permitiendo:

  1. Cargar la información en Portfolio dinámicamente de tableros, proyectos o filtros de JIRA y manteniéndose actualizada frente a cambios posteriores en JIRA. Los cambios en JIRA se ven reflejados automáticamente en Portfolio, no hay que hacer "commit" de forma explícita, JIRA es el "maestro" de la información.

  2. Realizar cambios en Portfolio y hacer commit de los mismos en JIRA cuando estemos seguros o deshacerlos si no queremos que pasen a formar parte de los proyectos JIRA.

Los principales cambios en Portfolio 2.0 son:

  • Carga dinámica y siempre actualizada de issues de múltiples fuentes: proyectos, tableros y/o filtros. Incluyendo jerarquía configurable (múltiples niveles), enlaces y dependencias y sprints con las historias respetando la priorización de las mismas que hizo el usuario ("priority rank").

  • Las releases reflejan la realidad de los proyectos JIRA pudiendo mostrar el Portfolio de forma global o estructurado por proyectos, permitiendo releases que involucren a varios de ellos y estando actualizadas en todo momento cuando haya cambios en JIRA.

  • Gestión mejorada de los equipos permitiendo: equipos específicos para un plan o equipos compartidos en varios planes, reutilizar la definición de equipos entre planes e incluso tener equipos sin definir sus miembros.

  • Reporting siempre real y con datos actualizados sin tener que hacer sincronizaciones manuales como en la anterior versión de Portfolio.

Esta versión 2.0 actualmente está disponible para Cloud y Server (JIRA 6.3+ y JIRA Agile 6.7.12+ o JIRA Software 7.x). En ella los planes por defecto y recomendados son los "live plans", que son los que permiten las funcionalidades anteriormente mencionadas. El anterior modelo de planes sigue existiendo pero los planes recomendados y por defecto son estos "live plans". Recomendamos comenzar de cero los planes y no intentar hacer migración de los hechos con el modelo clásico ya que los cambios son muy grandes.

A día de hoy los "live plans" cuentan con el 80% de las funcionalidades disponibles, las funcionalidades que faltan por implementar a corto plazo son:

  • Etapas de las tareas y habilidades de los miembros de los equipos (stages & skills).
  • Gestión de dependencias dentro de Portfolio.
  • Gestión de sprints.
  • Reporting de varios planes de forma conjunta.
  • Estado de los planes.
  • Líneas base.

Como resumen, los puntos clave de Portfolio 2.0 for JIRA son:

  • Reducción de las horas necesarias para mantener sincronizados los planes y la realidad de los proyectos, permitiendo tener visibilidad global en tiempo real del estado de los proyectos y la carga de trabajo y capacidad de los equipos.

  • Integración total y directa con JIRA que permite una planificación intuitiva y automatizada basada en un potente algoritmo que tiene en cuenta la prioridad de las tareas, sus dependencias, las habilidades de los miembros de los equipos, su disponibilidad, calendario laboral, etc.

  • Gestión de Portfolio cada vez más completa orientada a un modelo ágil que le permite competir con otras herramientas PPM más antiguas y complejas.

Enlaces de interés

  1. Atlassian website: https://www.atlassian.com/software/jira/portfolio
  2. Demo: https://www.atlassian.com/software/jira/portfolio/demo
  3. Documentation: https://confluence.atlassian.com/display/JIRAPortfolioCloud/Discovering+Portfolio+for+JIRA
  4. Portfolio Pioneers LinkedIn Group: https://www.linkedin.com/groups/7018171
  5. Portfolio and SAFE customer blog: http://blogs.atlassian.com/2016/05/agile-roadmap-planning-done-right-with-jira-software-and-portfolio-for-jira/